ADMIN ASSISTANT SQRIBE - Tenders Global

ADMIN ASSISTANT SQRIBE

Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO)

tendersglobal.net

Location: Bissau, Guinea-Bissau

Company: Plan International

The Organisation

 

Plan International is an independent development and humanitarian organisation that advances children’s rights and equality for girls.

 

We believe in the power and potential of every child. But this is often suppressed by poverty, violence, exclusion and discrimination. And it’s girls who are most affected.

 

Working together with children, young people, our supporters and partners, we strive for a just world, tackling the root causes of the challenges facing girls and all vulnerable children.

 

We support children’s rights from birth until they reach adulthood. And we enable children to prepare for – and respond to – crises and adversity. We drive changes in practice and policy at local, national and global levels using our reach, experience and knowledge.

 

We have been building powerful partnerships for children for over 85 years, and are now active in more than 75 countries.

TERMO DE REFERENCIA DO POSTO

Posição Assistente Administrativo do

 

Projeto de Educação Segura, de Qualidade, Resiliente e baseada na Inclusão (SQRIBE)

Departmento Administração
Reporta ao : Coodenador do Projeto SQRIBE 
Supervisão Direta Prestar Assistência Administrativa ao Projeto de Educação segura, de qualidade, resiliente e baseada na inclusão (SQRIBE)
Localização Bissau Required travels 30%
Data indicativa Fevereiro 2023 Grau C2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CONTEXTO

 

Trabalhando em 50 países em desenvolvimento em toda África, Ásia e Américas, o Plan international  visa alcançar o maior número possível de crianças, particularmente aqueles que são excluídos ou marginalizados com programas de alta qualidade que oferecem benefícios duradouros, aumentando sua renda, trabalhando em parceria com outros e Operando efetivamente.

O departamento de Administração do Escritório de País na África Ocidental da Plan International  possuem unidades de Administração e logistica que têm como objetivo de  assegurar apoio administrativo e logistico ao projeto.

O objetivo do projeto é garantir crianças e jovens vulneráveis e marginalizados de 9 a 15 anos (inclui os últimos 2 anos do ensino fundamental e do ensino fundamental, com atenção para crianças fora da escola, meninas e CcD – observando a interseção de idade, gênero e outros fatores de vulnerabilidade) realizam seus direitos de acesso e benefício de uma educação segura, de qualidade, resiliente e baseada na inclusão.

 

DIMENSÕES DO POSTO

  • Gerir o processo administrativos e apoio logistico do projeto;
  • Assegurar uma boa gestão de ativos fixos do projeto (registar o equipamento num ficheiro Excel antes de distribuição e registar os materiais de staff demissionário ou demitido);
  • Garantir a boa gestão de inventário dos produtos adquiridos no âmbito do projeto;
  • Assegurar a supervisão de organização e utilização e reporting da frota do Projeto;
  • Assegurar o apoio logístico à organização e gestão do Projeto;
  • Garantir a limpeza mensal de PO e PR no Sistema e Assegurar a incorporação de priorização de género e todas as políticas de Plan em todos os processos de procurement e Gerir os processos de compras (assegurar o pagamento atempado das faturas);
  • Garantir a gestão de armazéns e alinhar aos padrões internacionais;
  • Substituir o coordenador nas tarefas que for indigitados em caso de ausência;
  • Velar pela manutenção de ativos fixos do projeto;
  • Responsável pelo pagamento dos parceiros e pelas comunidades;
  • Preparar as requisições e os pedidos de pagamentos para as atividades do projeto
  • Preparar os planos de pagamentos aos parceiros do projeto
  • Apoiar o coordenar na Realizacao das despesas inerente as atividades do projeto

 

RESPONSABILIDADES TÍPICAS

  • Fazer prospeção do mercado interno através de consultas com fornecedores de bens e serviços
  • Organizar e manter actualizado os ficheiros de bens e serviços;
  • Organizar e registar todos os pedidos de compra e bens e serviços vindo de diferentes parceiros;
  • Preparar e apresentar ao supervisor relatório de custo de reparações e manutenção de viaturas, motorizadas e outros;
  • Controlar o abastecimento e consumo de combustíveis e lubrificantes da viatura, motorizadas etc;
  • Preparar e apresentar ao supervisor relatório mensal das requisições recebidas, feitas e por fazer, materiais remetidos aos projectos e o estado de stock dos artigos adquiridos;
  • Arquivar as actas das reuniões e os contratos de prestação de serviços das empresas e singulares;
  • Fazer seguimento do trabalho de reparação e manutenção de viaturas, motorizadas e gerador
  • Efectuar pagamentos nas comunidades e apoiar na distribuição dos materiais em caso de necessidade
  • Apoiar o coordenador do projeto na gestão e controle financeiro do projeto
  • Executar outras tarefas que lhe forem incumbidas pelo supervisor,
  • Fazer seguimento de orçamento planificado fora e dentro do sistema SAP, elaboração e modificação dos POs,
  • Efetuar os pagamentos aos parceiros de implementação do projeto,
  • Apoiar o coordenador na elaboração dos relatórios técnicos e financeiros

 

 

Supervisão direta da posição:

  • Não applicate

 

Habilidades, comportamento e experiência necessários para atingir os objetivos da função:

Knowledge

  • Respeitar a politica de Salvaguarda da Plan (CPP) e o Código de Conduta da Plan em todas as actividades relacionadas com a sua função.
  • Disseminar a politica de Selvaguarda no departamento, na organização ou na comunidade a que esta afecta.
  • Denunciar todos os casos ou suspeitas de abuso na criança de que tomar conhecimento
  • Demonstrar conhecimentos e a compreensão dos direitos de criança

Skills

  • Capaz de trabalhar em ambiente complexo e ambígua
  • Grande capacidade de trabalhar em equipa
  • Capacidade de planificar e organizar
  • Capacidade para gerir múltiplas tarefas simultaneamente;
  • Conhecimento de informática na óptica de utilizador;
  • Habilidade para lidar com os fornecedores;
  • Ser sensível às questões culturais e de género
  • Ter no mínimo licenciatura em administração e contabilidades
  • Ter pelo menos 3 anos de experiência de trabalho em funções semelhantes;
  • Formação em secretariado, economia, contabilidade e administração.
  • Falar e escrever o Português correctamente. Conhecimento da língua Inglesa ou Francesa é uma vantagem

Behaviours

  • Comunicar num estilo que inspira confiança e profissionalismo e reforça credibilidade com supervisor e comunidades
  • Ser flexível e comprometido com o serviço cliente.
  • Promover inovações e aprendizagem.
  • Demonstração de total transparência na gestão de processos de aquisição e disposição;
  • Promover cultura de alta performance
  • Capacidade de liderança e desenvolver outros.

 

PRINCIPAIS RESULTADOS FINAIS DA POSIÇÃO

 

  • Capacitar os parceiros sobre os procedimentos administrativos e financeiros de Projeto SQRIBE,
  • Preparar o plano anual de passação de mercado de SQRIBE
  • Preparar o Request For Quotation(RFQ) do projeto SQRIBE
  • Apoiar a realização das tarefas de SAP DATA CLEANSING de projeto, CO e PIIA.
  • Fazer seguimento da viatura de projeto no TRACPOINT
  • Fornecer as informações de consumo mensal de combustível e manutenção da viatura do projeto no TRACPOINT
  • Apoiar no seguimento de atividades dos parceiros do propjeto quando for necessário
  • Apoiar no  levantamento das necessidades nas escolas do projeto

 

 

REQUISITOS:

 

Os problemas a serem tratados podem envolver o trabalho entre funções e departamentos dentro da Plan, é preciso a existência de habilidades em negociações, escuta, análise e pensamento criativo para resolver tais desafios.

 

  • Licenciatura em Economia, gestão, administração, Contabilidade e áreas afins;
  • Mínimo de 2 anos de experiência de trabalho comprovado na area de administração e logistica;
  • Experiência na concepção e aplicação de instrumentos de investigação social, tanto quantitativos como qualitativos;
  • Experiência comprovada em passação de mercados e processos de compras,
  • A utilização de ferramentas como SAP, PMERL ou outras similares é valiosa;
  • Experiência demonstrada em  administração e logistica de projectos financeados por doadores externos e no sector das ONG;
  • Domínio de aplicação prática de abordagens de desenvolvimento participativo, ferramentas de administração e logistica;
  • Capacidade de realizar tarefas complexas, trabalhar de forma independente e tomar iniciativas;
  • Boa experiência na capacitação de pessoal e parceiros em questões de administração e logistica;
  • Capacidade de redacção de relatórios na língua portuguesa e de documentação de informação relevante;
  • Boa comunicação e conhecimentos informáticos.

 

RELAÇÕES DE COMUNICAÇÃO E TRABALHO

 

  • Contato de alto nível,
  • interno: a equipa do projeto de nivel CO, coordenador do projeto  e os outros membros do departamento de administração e logistica e a equipa de operações da PIIA Bafata
  • Externo: DREs, Parceiros do projeto, Ministerio de Educação GEPASE, INDE, IGE.
  • Contato de nível médio: os assessores técnicos com base em CO;
  • Contato de baixo nível: CMT.

 

VALORES DA PLAN INTERNATIONAL NA PRÁTICA

 

Somos abertos e responsáveis

 

  • Pratico e promovo uma cultura de abertura e transparência dentro da minha equipe e além, incluindo os nossos patrocinadores e doadores.
  • Eu responsabilizo a mim e a outros a alcançar os mais altos padrões de integridade, especialmente no uso dos nossos recursos.
  • Eu sou responsável por garantir que sejamos uma organização segura para todas as crianças, meninas e jovens.
  • Eu sou consistente e justo na maneira como eu trato outras pessoas.
  • Eu espero que eu e os outros estejamos abertos sobre erros e aprendamos com eles.

Procuramos um impacto duradouro

  • Eu articulo um propósito claro para o pessoal e defino altas expectativas para o nosso trabalho e seu impacto.
  • Eu crio um clima de melhoria contínua, aberto ao desafio e novas ideias.
  • Eu focalizo os recursos para impulsionar a mudança na prática e na política ao nível local, nacional e global, para maximizar o nosso impacto a longo prazo, respondendo rapidamente às necessidades de mudança, novas prioridades ou crises.
  • Eu uso evidências de dentro e fora da organização para entender as causas das questões, informar decisões e avaliar a eficácia.

Trabalhamos bem juntos

  • Procuro resultados construtivos nas discussões. Eu desafio suposições mas escuto os outros e estou disposto a compromisso quando é benéfico para o progresso.
  • Eu construo relacionamentos construtivos em toda a Plan International para apoiar nossos objetivos compartilhados.
  • Eu desenvolvo relacionamentos de confiança e “win-win” com financiadores, parceiros e comunidades, criando soluções em conjunto para cumprir nossos objetivos e apoiar outros na realização deles.
  • Eu engajo-me e trabalho bem com outros fora da organização para construir um mundo melhor para as meninas e todas as crianças.

 

Somos inclusivos e empoderadores

 

  • Eu promovo ativamente a diversidade, a igualdade de género e a inclusão, dentro e fora da Plan International.
  • Escuto com humildade aos outros e apoio aqueles com quem trabalho para participar das decisões, assumir mais responsabilidades e desenvolver o seu potencial.
  • Eu encorajo um clima que empodera as crianças e jovens como agentes de mudança em suas próprias vidas.
  • Eu não vou tolerar qualquer forma de bullying, assédio ou discriminação no local de trabalho.

 

ANTI-RACISMO E EQUIDADE

Plan International está empenhada no anti-racismo, inclusão, género e igualdade, tentando construir um ambiente de trabalho mais solidário para todos. Para este fim, as candidaturas de mulheres e grupos marginalizados são fortemente encorajadas.

AMBIENTE DE TRABALHO

 

Normal ambiente de escritório e terreno com 30% de viagens extensas em áreas do programa e viagens internacionais ocasionais.

 

Tipo of contrato:

 

Contrato por prazo determinado de 60 meses. O salário é baseado no orçamento disponível e no grau

 

Location: Bissau/Bafata, Guine-Bissau

Type of Contract: Local

Reports to: Head of Programmes 

Grade: C2

Closing Date:20 / 01 /2023

 

Equality, diversity and inclusion is at the very heart of everything that Plan International stands for.

 

We want Plan International to reflect the diversity of the communities we work with, offering equal opportunities to everyone regardless of age, disability, gender reassignment, marriage and civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex or sexual orientation.

 

Plan International is based on a culture of inclusivity and we strive to create a workplace environment that ensures every team, in every office, in every country, is rich in diverse people, thoughts, and ideas.

 

We foster an organisational culture that embraces our commitment to racial justice, gender equality, girls’ rights and inclusion.

 

Plan International believes that in a world where children face so many threats of harm, it is our duty to ensure that we, as an organisation, do everything we can to keep children safe. This means that we have particular responsibilities to children that we come into contact with and we must not contribute in any way to harming or placing children at risk.

 

A range of pre-employment checks will be undertaken in conformity with Plan International’s Safeguarding Children and Young People policy. Plan International also participates in the Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme. In line with this scheme we will request information from applicants previous employers about any findings of sexual exploitation, sexual abuse and/or sexual harassment during employment, or incidents under investigation when the applicant left employment. By submitting an application, the job applicant confirms their understanding of these recruitment procedures.

Please note that Plan International will never send unsolicited emails requesting payment from candidates. 


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To help us track our recruitment effort, please indicate in your cover/motivation letter where (tendersglobal.net) you saw this internship posting.

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