Asociado de Recursos Materiales - Tenders Global

Asociado de Recursos Materiales

UNDP - United Nations Development Programme

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Background

 
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

 
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

 

El PNUD es una organización para el desarrollo que, basada en el conocimiento experto y la práctica efectiva, se

orienta a generar soluciones a los países que buscan alcanzar sus propias metas de desarrollo y lograr los objetivos

compartidos y comprometidos con la comunidad internacional, incluidos los Objetivos de Desarrollo Sostenible

(ODS). El PNUD está presente en unos 170 países y territorios, las iniciativas tienen la perspectiva global necesaria para ofrecer alternativas de acción adaptadas efectivamente a las prioridades de cada contexto local.

En México, el PNUD trabaja con los tres poderes del Estado y con todos los sectores de la sociedad para contribuir a que los países superen las crisis ambientales, económicas y sociales e impulsen el crecimiento sostenido que mejore la calidad de vida de todas y todos.

 

El PNUD ha colaborado con México durante más de 50 años. El primer Acuerdo suscrito como Fondo Especial, se

firmó el 23 de febrero de 1961. En reconocimiento a los importantes avances de México como país de renta media

el PNUD reafirma su interés de crear asociaciones estratégicas con las principales economías emergentes en

búsqueda de sinergias entre su trabajo y nuestra misión y mandato.

Como país de renta media, México desempeña un papel dual como receptor y oferente de cooperación

internacional.

 

El PNUD hace frente a los retos que implican las asimetrías en el desarrollo nacional y maximiza el potencial del país como un socio internacional para el desarrollo, mediante las sinergias entre los programas ejecutados globalmente y su implementación a nivel nacional.

 

El PNUD en México contempla entre sus objetivos el administrar los recursos humanos y ejecutar los

procedimientos y lineamientos establecidos en las normativas y políticas del PNUD. En este contexto, el PNUD

requiere de la contratación de un Asociado de Recursos Materiales cuyo objetivo es el de apoyar a la ejecución e

implementación de las actividades administrativas correspondientes al área de trabajo. Bajo la guía y supervisión de la Asociada de Recursos Humanos apoya en el seguimiento a solicitudes de los proyectos y agencias a los que damos servicio, lo que garantiza una alta calidad, precisión y consistencia en el trabajo. El/La Asociado de Recursos Materiales promueve un enfoque orientado al cliente que es consistente con las reglas y regulaciones del PNUD.

 

El Asociado de Recursos Materiales supervisa a los empleados administrativos y a los conductores, según sea necesario, orientando a los colegas subalternos sobre cuestiones relacionadas con la coordinación de viajes y trabajando en estrecha colaboración con el personal de Operaciones, Programas y Proyectos de la Oficina de Operaciones y con el personal de otros organismos de las Naciones Unidas para intercambiar información y garantizar una prestación de servicios coherente.

También se encarga de coordinar y administrar los viajes y la logística, y apoya administrativo en cuestiones relacionadas con los locales comunes cuando es necesario.

 

 

 

Alcance del Trabajo 

 

1. Aplicación de estrategias operativas 

2. Apoyo administrativo eficaz en materia de viajes 

3. Apoyo a la gestión de suministros y activos 

4. Apoyo al control administrativo y financiero 

5. Apoyo a los servicios comunes 

6. Apoyo a los procesos empresariales del módulo de viajes 

7. Apoyo a la creación y el intercambio de conocimientos 

 

1) Garantiza la aplicación de estrategias operativas centradas en la consecución de los siguientes 

resultados:

• Plena conformidad de las actividades administrativas con las normas, reglamentos, políticas y estrategias de las Naciones Unidas y el PNUD. 

• Aportación de datos para los procesos operativos administrativos de la oficina en el país y aplicación de los procedimientos operativos normalizados (POE) internos. 

 

2) Garantiza un apoyo administrativo eficaz en materia de viajes, centrándose en la consecución de los siguientes resultados:

 

• Organización y coordinación de envíos y despacho de aduanas. 

• Coordinación de los preparativos de viaje. Desempeñar una función de comprador en el sistema para la preparación de órdenes de compra para viajes y otros gastos administrativos. 

 

 

• Organización de los procesos de adquisición relacionados con los viajes, incluida la preparación 

de los documentos de solicitud de ofertas, de ofertas informáticas o de solicitud de propuestas, 

la recepción de presupuestos, ofertas o propuestas y su evaluación preliminar. Preparación de órdenes de compra. 

• Apoyo a la organización de talleres, conferencias y retiros. 

• Coordinación de las AVD, agencias de viajes y otras encuestas administrativas, encuestas para la 

organización de servicios comunes. 

• Apoyo en cuestiones de protocolo, registro de personal, coordinación con las autoridades locales en materia de espacio y otras cuestiones administrativas. 

• Coordinación de los servicios de transporte, mantenimiento periódico de los vehículos y seguros. 

• Tramitación de facturas de recuperación de costes en el sistema por los servicios de viaje prestados 

por el PNUD a otras Agencias. 

• Suministro de información al personal sobre los viajes, incluidos los derechos, el itinerario y la 

reserva de hoteles. 

• Gestiones para la habilitación de seguridad cuando sea necesario. 

• Tramitar las autorizaciones de viaje y las solicitudes de reembolso de gastos de viaje de acuerdo

con los derechos de viaje del personal, los consultores, las Naciones Unidas y los visitantes,

garantizando que la organización del viaje sigue las normas de las Naciones Unidas sobre la ruta

más directa y los precios más competitivos.

• Gestionar las reservas de hotel para los funcionarios visitantes de la ONU/PNUD. 

• Tramitar las solicitudes de visado para todos los viajeros de la ONU, así como las solicitudes de 

permiso de residencia y tarjeta de identificación diplomática para el personal internacional. 

• Organización de la recogida en el aeropuerto de funcionarios de alto nivel y apoyo a la agilización de los trámites aduaneros y de inmigración, según sea necesario. 

• Tramitación de la solicitud y renovación del UNLP para el personal de la ONU, tramitación de las 

declaraciones del IVA, placas diplomáticas para vehículos oficiales. 

• Preparación de correspondencia rutinaria, memorandos e informes de conformidad con los 

procedimientos operativos normalizados. 

• Conciliación de las liquidaciones a pagar por la Unidad de Finanzas. 

• Apoyar el proceso de negocio del Módulo de Viajes y Gastos en el sistema 

• Apoyar la inclusión de viajeros en el módulo de Viajes y Gastos. Trabajar con OIST para la aplicación coherente del proceso de negocio y las políticas pertinentes en el módulo de Viajes y Gastos; 

• Generar informes periódicos sobre informes de viajes y gastos. 

• Investigación y recuperación de datos estadísticos de fuentes internas y externas; preparación 

de gráficos, tablas e informes estadísticos. 

• Tramitación de órdenes de compra para viajes en el sistema. Garantiza la disponibilidad de presupuesto de acuerdo con el COA. 

 

3) Garantiza el apoyo a una gestión adecuada de los suministros y los activos, centrándose en la consecución de los siguientes resultados: 

 

• Apoyo en la coordinación de la gestión de activos en la CO, preparación oportuna y presentación 

de informes periódicos de inventario.

 

• Recepción, inspección y verificación de todos los equipos, muebles y suministros recibidos y programación de las entregas a los usuarios. 

 

• Etiquetado de todos los muebles/equipos a su recepción del proveedor. Actualización del registro del inventario de bienes no fungibles y seguimiento del movimiento de los muebles. 

• Introducción en el sistema de toda la información necesaria para la gestión de activos; 

• “Capitalización” de los elementos apropiados de acuerdo con las políticas del PNUD que rigen las clases de activos, las vidas útiles estimadas y los elementos de costo. 

• Utilización del módulo de gestión de activos del sistema, de acuerdo con los perfiles CAP y NONCAP, para capitalizar los activos de gestión en el balance del PNUD con el fin de activar la depreciación; y para “gastar” la partida, de acuerdo con las políticas y procedimientos del PNUD para cumplir con las IPSAS. 

• Apoyo a la dirección en la enajenación de activos físicos. Preparación de la documentación para su presentación al PAC; seguimiento de la solicitud y enlace con la unidad solicitante y mantenimiento para la acción de enajenación e introducción en el sistema de todos los detalles necesarios para registrar las enajenaciones. 

• Apoyo al ejercicio anual de verificación del inventario físico comprobando la exactitud de los registros y la ubicación de los bienes. 

• Preparación de los informes de inventario necesarios. 

• Apoyo para preservar el equipo de seguridad asignado al CO. 

• Mantenimiento del sistema de archivo garantizando la custodia de los materiales confidenciales. 

• Extracción de datos de diversas fuentes. 

• Investigación y recuperación de datos estadísticos de fuentes internas y externas; preparación de gráficos, tablas e informes estadísticos. 

• Seguimiento de los plazos, compromisos adquiridos, acciones emprendidas y coordinación de la recogida y presentación de los informes al jefe de unidad. 

• Coordinación del suministro de material de oficina fiable y de calidad a través del Asistente de Registro y Digitalización. 

 

4) Presta apoyo para un control administrativo, financiero y de viajes eficaz en la oficina, centrándose en la consecución de los siguientes resultados: 

 

• Apoyo en el mantenimiento de registros de control administrativo, como compromisos y gastos. 

• Gestionar y controlar el pago de las suscripciones a periódicos, revistas, sistema de servicio de televisión y teléfono móvil del personal asignado. 

• Confirmación de la disponibilidad de fondos antes de su revisión por el supervisor; creación de la información de establecimiento del proveedor en el sistema. 

• Apoyo como “respaldo” a la gestión de los seguros del edificio. 

• Mantenimiento de la integridad de los datos en la base de datos, programa de control; análisis de los resultados e inicio de acciones correctivas cuando sea necesario. 

• Apoyo a la coordinación de los acuerdos de recuperación de costes de locales/servicios comunes. 

• Control adecuado de los justificantes de fondos y actividades. 

• Suministro de información para la auditoría. 

• Revisar las solicitudes de excepciones a la norma aérea de alojamiento y someterlas a consideración y aprobación. 

• Tramitar la solicitud de delegación de autoridad al RR para firmar los documentos de viaje de la ONU. 

• Actuar como coordinador de los Servicios de Viajes, fuera del horario laboral, para apoyar los preparativos de viaje de los altos funcionarios. 

• Proceso de pago de las agencias no pertenecientes al sistema: recepción de las autorizaciones 

financieras, contacto con el proveedor, actualización de la información del proveedor y tramitación de la solicitud de pago. 

• Realizar otras tareas administrativas asignadas por el supervisor. 

• Plan de Compras de la Oficina – Generar y monitorear los planes de compras de la Oficina, de acuerdo con las necesidades identificadas, por ejemplo, papelería de oficina, uniformes, entre otros.

 

5) Apoya la creación y el intercambio de conocimientos en la oficina en el país, centrándose en la consecución de los siguientes resultados: 

 

• Participación en la formación del personal de programas, operaciones y proyectos en materia de viajes y administración. 

• Contribuciones sólidas a redes de conocimiento y comunidades de práctica.

 

Acuerdo Institucional 

 

Bajo la dirección general del Gerente de Operaciones, el Asociado de Recursos Materiales ayuda en la gestión

general de los servicios administrativos, administra y ejecuta los procesos y transacciones de viajes garantizando

una alta calidad y precisión del trabajo. El Asistente de Servicios Generales promueve un enfoque orientado al

cliente, a la calidad y a los resultados

 

 Competencias

 

Esenciales
Lograr Resultados: NIVEL: Nivel 1: Planifica y monitorea el trabajo propio, presta atención a los detalles, entrega trabajo de calidad en los límites establecidos.
Pensar Innovadoramente: NIVEL : Nivel 1: Tiene apertura a ideas creativas/riesgos conocidos, resuelve problemas de manera pragmática, realiza mejoras.
Aprender Continuamente: NIVEL : Nivel 1: Tiene mente abierta y curiosidad, comparte conocimiento, aprende de los errores, pide retroalimentación. 
Adaptarse con Agilidad: NIVEL : Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja la ambigüedad/incertidumbre de manera constructiva, es flexible.
Actuar con Determinación:  NIVEL : Nivel 1: Muestra determinación y compromiso, capaz de responder calmadamente ante la adversidad, confiado.
Participar y Asociarse: NIVEL : Nivel 1: Demuestra compasión/entendimiento hacia los demás, forma relaciones positivas. 
Facilitar la Diversidad y la Inclusión: NIVEL : Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, reconoce los sesgos inconscientes, confronta la discriminación

 

Competencias Transversales y Técnicas 

Área Temática Nombre Definición
Gestión empresarial Trabajar con pruebas y datos • Capacidad para inspeccionar, depurar, transformar y modelar datos con el objetivo de descubrir información útil, fundamentar conclusiones y apoyar la toma de decisiones.
Gestión empresarial Comunicación Capacidad para comunicarse de forma clara, concisa y sin ambigüedades, tanto por escrito como verbalmente; para adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales adecuados
Administración y Operaciones  Política y procedimientos de viajes  Política y Procedimientos de Viajes – Interpreta la política de viajes, el Reglamento del Personal, las circulares administrativas y los reglamentos financieros y las normas sobre asuntos relacionados con los viajes

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Requisitos Académicos Mínimos

• Educación bachillerato 

• Licenciatura enEmpresariales/Administración Pública o Economía, será considerada favorablemente pero no es un requisito.

Años Mínimos de Experiencia Relevante  Mínimo 6 años (con Educación Bachillerato) y 3 años (con Licenciatura) de experiencia en de responsabilidad progresiva en administración, finanzas y/o contratación a nivel nacional o internacional.
Habilidades Requeridas 

• Experiencia demostrada en el uso de ordenadores y programas 

ofimáticos (MS Word, Excel, PowerPoint, etc.). 

• Se requiere experiencia en el manejo de sistemas de gestión 

basados en web. 

• Experiencia en el manejo de sistemas de gestión basados en web 

y ERP financieros será altamente valorada.

Habilidades Deseadas adicionales a las competencias mencionadas en la sección de Competencias
  • Inglés intermedio
  • Conocimiento en la generación de informes periódicos sobre informes de viajes y gastos.
  • Conocimiento de ordenes de compra y bases de datos
  • Orientación al cliente y a los resultados
Lenguaje(s) Requerido(s)

Dominio del español. 

 

Certificados Profesionales  

 

 

Disclaimer

Important applicant information

All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

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