Assistant de projet - administration et logistique - Tenders Global

Assistant de projet – administration et logistique

UNIDO

tendersglobal.net

LE CONTEXTE ORGANISATIONNEL

L’Organisation des Nations Unies pour le développement industriel (ONUDI) est l’agence spécialiséedes Nations Unies qui promeut le développement industriel pour la réduction de la pauvreté, lamondialisation inclusive et la durabilité environnementale. La mission de l’ONUDI, telle que décritedans la Déclaration de Lima adoptée à la quinzième session de la Conférence générale de l’ONUDIen 2013 ainsi que dans la Déclaration d’Abou Dhabi adoptée à la dix-huitième session de laConférence générale de l’ONUDI en 2019, est de promouvoir et d’accélérer l’inclusion et ladurabilité développement industriel (ISID) dans les États membres. La pertinence de l’ISID en tantqu’approche intégrée des trois piliers du développement durable est reconnue par le Programme dedéveloppement durable à l’horizon 2030 et les objectifs de développement durable (ODD)connexes, qui encadreront les efforts des Nations Unies et des pays en faveur du développementdurable. Le mandat de l’ONUDI est pleinement reconnu dans l’ODD-9, qui appelle à « construiredes infrastructures résilientes, promouvoir une industrialisation inclusive et durable et favoriserl’innovation ». La pertinence de l’ISID s’applique cependant dans une plus ou moins grande mesureà tous les ODD. En conséquence, l’orientation programmatique de l’Organisation est structurée enquatre priorités stratégiques : Créer une prospérité partagée ; Faire progresser la compétitivitééconomique ; Sauvegarder l’environnement ; et Renforcement des connaissances et desinstitutions. Chacun de ces domaines d’activité programmatiques contient un certain nombre de programmesindividuels, qui sont mis en oeuvre de manière holistique pour obtenir des résultats et des impactsefficaces grâce aux quatre fonctions habilitantes de l’ONUDI : (i) coopération technique ; (ii) desfonctions d’analyse et de recherche et des services consultatifs sur les politiques ; (iii) les fonctionset normes normatives et les activités liées à la qualité ; et (iv) la convocation et les partenariatspour le transfert de connaissances, la mise en réseau et la coopération industrielle. Ces fonctionsessentielles sont exercées dans les départements/bureaux de son siège, ses bureaux régionaux,ses pôles et ses bureaux de pays.

La Direction du numérique, de la technologie et de l’agrobusiness (DTA), dirigée par un directeur principal, coordonne et intègre la quatrième révolution industrielle dans ses activités de coopération technique, stratégiques et normatives visant à favoriser le développement inclusif et durable à l’ère de l’industrie 4.0. La Direction crée de nouveaux produits de coopération technique innovants dans le domaine du commerce, de l’investissement, de l’innovation technologique et de l’agrobusiness. La Direction comprend le Département du numérique, de la technologie et de l’innovation (DTI) et le Département de l’agrobusiness (AGR).

Le Département de l’agrobusiness (DTA/AGR) fournit une gamme de services de coopération technique pour aider les pays en développement à ajouter de la valeur à la production de leur secteur agricole et à créer des opportunités d’emploi dans les activités non agricoles pour les communautés rurales, contribuant ainsi à une sécurité alimentaire accrue et une réduction durable de la pauvreté. Le Département soutien le développement de corridors agro-industriels dans les pays en développement en collaboration avec les institutions financières internationales.

La Division de l’entrepreneuriat rural, de la création d’emplois et de la sécurité humaine (DTA/AGR/ RJH) fournit des services de coopération technique visant à améliorer les moyens de subsistance des communautés rurales grâce à des activités productives. L’accent est mis sur les activités commerciales au sein des populations socialement et économiquement marginalisées, notamment les femmes et les jeunes, dans les secteurs agricole et non agricole, y compris les industries créatives. Les capacités humaines entrepreneuriales et techniques sont renforcées et associées à des opportunités de production de produits commercialisables neufs et améliorés. Les connaissances et la technologie introduites dans les communautés rurales correspondent aux capacités d’absorption et d’innovation des segments pauvres et vulnérables de la société rurale.

Selon les besoins, la Division travaille en étroite coopération avec les autres départements, divisions techniques et entités organisationnelles compétents de l’ONUDI.

Le contexte du Projet :

Le projet « Appui à la formation et à l’emploi qualifié dans le secteur des engins lourds de la République démocratique du Congo » émane d’un partenariat noué entre les gouvernements de la République démocratique du Congo (RDC) et de la Suède, le groupe Volvo, Epiroc et l’ONUDI. Celui-ci vise à faciliter l’accès des congolais, en particulier des jeunes hommes et femmes, à des postes qualifiés dans le secteur des engins lourds et des véhicules commerciaux.

Cette intervention a été conçue afin d’améliorer la pertinence et la qualité du système de l’enseignement technique et de la formation professionnelle et pour renforcer les compétences et l’employabilité des jeunes congolais et des professionnels issus des secteurs concernés. À cette fin, le projet fournira un appui à deux centres de formation professionnelle dans l’optique de proposer des formations conformes aux besoins du marché du travail.

De plus amples informations sur ce projet sont disponibles à l’adresse suivante : https ://open.unido.org/projects/CD/projects/210117.

RESPONSABILITÉS FONCTIONNELLES

Sous la supervision du responsable de projet et du conseiller technique principal (CTP), l’assistant de projet – administration et logistique – travaillera en étroite collaboration avec l’équipe du projet dans les régions cibles, le bureau national de l’ONUDI à Kinshasa et les services concernés de l’ONUDI au Siège de l’Organisation, afin d’entreprendre les tâches suivantes:

Fonctions principales

Soutien administratif et logistique

  • Fournir une assistance globale à l’équipe du projet dans la planification, la coordination et la mise en œuvre des activités.
  • Contribuer à l’organisation et la logistique des réunions nécessaires à la mise en œuvre du projet (invitations, logistique, feuilles de présence, matériel et documentation nécessaires) ainsi que des sessions de formation et autres activités techniques (ex : voyages d’études), notamment en initiant les procédures correspondantes dans le système administratif interne (SAP) en collaboration avec l’assistant de projet basé au Siège.
  • Assurer l’organisation des missions du personnel du projet en RDC et à l’étranger, dont la préparation des demandes de visa, la nécessaire coordination avec les autorités compétentes, et la délivrance des autorisations de voyage sur SAP en collaboration avec l’assistant de projet vasé au Siège.
  • Guider l’équipe du projet en matière de procédures d’achat et de paiement, d’autorisations financières et d’organisation de missions officielles.
  • Maintenir à jour la liste des contacts de l’équipe du projet basé en RDC, des contreparties et partenaires du projet, et des fournisseurs de biens et services locaux, identifiés dans le cadre de la mise en œuvre du projet.
  • Fournir un appui dans le cadre des procédures de recrutement d’experts nationaux en coordination avec l’équipe du projet, dont la collecte des documents nécessaires et la création de dossiers pour chaque candidat.
  • Rédiger des courriers dans un style, format et niveau de langue correspondant aux standards de l’ONUDI en la matière ; veiller à la transmission de ces courriers et effectuer un suivi avec les parties prenantes du projet.
  • Répertorier, classer et archiver l’ensemble des courriers et documents officiels du projet (formats papier et électronique) en suivant une nomenclature précise et définie en amont.
  • Veiller au bon fonctionnement des équipements et matériels de bureau et effectuer un inventaire régulier et documenté des équipements acquis par le projet ou transmis à l’ONUDI par ses partenaires.
  • Toute autre tâche jugée nécessaire par la mise en œuvre du projet.

Résultats concrets /mesurables

Appui efficace et régulier à la mise en œuvre du projet

Gestion financière et comptable

  • Effectuer et suivre, en étroite collaboration avec le CTP et l’assistant de projet basé au Siège, les procédures d’achat de biens et services dans le cadre du projet :

– Identification de fournisseurs/prestataires

– Demandes de devis

– Constitution de dossiers administratifs et préparation de bons de commande et/ou lancement de procédures d’appel d’offres

– Suivi des procédures de paiement selon les modalités définies au moment de l’établissement du contrat, coordination avec les fournisseurs/prestataires, le bureau de l’ONUDI à Kinshasa et les services financiers au Siège de l’Organisation.

  • Coordination avec les fournisseurs/prestataires afin d’organiser la livraison des marchandises acquises par le projet et/ou la réalisation des services demandés et suivi de la clôture des dossiers en accord avec les règlements administratifs et comptables de l’ONUDI.
  • Assistance au responsable CTP dans le suivi financier, comptable et budgétaire du projet, en étroite collaboration avec le bureau de l’ONUDI à Kinshasa et le personnel concerné au siège de l’Organisation. Cela inclut un appui dans la préparation des révisions budgétaires et dans le cadre du suivi des obligations et du paiement des salaires des membres de l’équipe du projet, le cas échéant.

Résultats concrets /mesurables

Gestion transparente du projet et de ses ressources en accord avec les procédures de l’ONUDI

EXIGENCES MINIMALES DE L’ORGANISATION

Education : Études secondaires supérieures terminées. Un diplôme du premier cycle universitaire (en gestion, administration ou comptabilité) ou un diplôme équivalent dans un domaine en rapport avec le poste, peut être considérée en lieu et place d’une expérience de travail sur une base d’année en année jusqu’à un maximum de quatre ans.

Expérience technique et fonctionnelle :

  • Au moins 6 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative et/ou comptable et financière de projets de développement en RDC ;
  • Expérience préalable au sein d’une structure des Nations Unies, d’une organisation internationale et/ou dans un environnement multiculturel en RDC ;
  • Connaissance avérée des procédures et pratiques administratives et financières propres aux organisations internationales ; une expérience préalable de l’utilisation d’un ERP (ex : SAP) est souhaitable ;
  • Avoir d’excellentes aptitudes dans les domaines suivants : administration, organisation et travaux de secrétariat (rédaction et suivi de courriers etc.) ;
  • Très bonnes capacités de communication à l’écrit comme à l’oral ;
  • Capacité d’initiative et à fonctionner de manière autonome dans la conduite des tâches à mener ;
  • Excellente maitrise de l’outil informatique (internet : e-mail et navigation, Microsoft Office : Word, Excel et PowerPoint).

Langues :

  • Excellent niveau de français (parlé et écrit) ;
  • Anglais (parlé et écrit) considéré comme un atout.

LES VALEURS FONDAMENTALES ET LES COMPETENCES DE L’ONUDI

Les valeurs fondamentales

  • NOUS VIVONS ET AGISSONS AVEC INTÉGRITÉ : travailler honnêtement, ouvertement et avec impartialité.
  • NOUS FAISONS PREUVE DE PROFESSIONNALISME : travailler dur et d’une manière compétente, engagée et responsable.
  • NOUS RESPECTONS LA DIVERSITÉ : travailler ensemble efficacement, de manière respectueuse et inclusive, indépendamment de nos différences de culture et d’opinion.

Les compétences clés

  • NOUS NOUS CONCENTRONS SUR LES PERSONNES : coopérer pour réaliser pleinement notre potentiel – cela est vrai autant pour nos collègues que pour nos clients. L’intelligence émotionnelle et la réceptivité sont des éléments essentiels de notre identité ONUDI.
  • NOUS NOUS CONCENTRONS SUR LES RÉSULTATS ET LES RESPONSABILITÉS : viser à une planification, une organisation et une gestion efficaces et efficientes de notre travail. Nous avons la responsabilité d’atteindre nos résultats et de nous conformer à nos normes de performance. Cette responsabilité ne se limite pas à nos collègues et à nos superviseurs, nous la devons également à ceux que nous servons et qui nous ont confié la tâche de contribuer à construire un monde meilleur, plus sûr et plus sain.
  • NOUS COMMUNIQUONS ET GAGNONS LA CONFIANCE : communiquer efficacement les uns avec les autres et créer un climat de confiance dans lequel nous pouvons exceller à notre travail.
  • NOUS SORTONS DES SENTIERS BATTUS ET NOUS INNOVONS : pour rester pertinents, nous nous améliorons constamment, nous soutenons l’innovation, nous partageons nos connaissances et nos compétences et nous apprenons les uns des autres.

How to apply

https://careers.unido.org/job/Lubumbashi-Assistant-de-projet-administration-et-logistique/848652055/

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (tendersglobal.net) you saw this job posting.

Job Location