Poste Assistant/te Administratif - Tenders Global

Poste Assistant/te Administratif

  • Contract
  • Haiti
  • Posted 3 months ago

Viva Rio

tendersglobal.net

DESCRIPTION DES TÂCHES :

Sous l’autorité hiérarchique du Responsable Administratif et Financier le/la assistant(e)

Administratif(ive) et financier(ière) est en charge de la réalisation des tâches administratives et le suivi des opérations financières et comptables .

Les responsabilités de l’assistant(e) administratif(ive) et financier(ière) couvrent les aspects suivants :

Gestion Administrative

  • Réceptionner et traiter le courrier et autres documents administratifs (lettres, courriers officiels, archivages etc…)
  • Préparer et organiser les différentes réunions : convocation, préparation et envoi des informations préalables, réservation de salles, des hébergements, réception et suivi des participants, en collaboration avec la logistique
  • Rédiger et/ou centraliser les comptes rendus de réunions administratives.
  • Établir en collaboration avec la logistique les kits de mission (ordre de mission, coordonnées de l’hébergement, carnet de route …).
  • Réserver l’hébergement des personnes en mission.
  • Commander des billets d’avion, réservations d’hôtels etc…

Comptabilité

  • Organiser la comptabilité
  • Réception des factures et paiement des fournisseurs.
  • Gestion de la petite caisse du bureau.
  • Établir les inventaires de caisse et les rapprochements bancaires mensuels.
  • Garantir le respect des procédures comptables et financières du bailleur.
  • Contrôler la conformité des pièces comptables réceptionnées.
  • Classer et archiver les pièces comptables.
  • Préparer les documents pour les audits comptables internes et externes.

Gestion budgétaire

  • Participer à la préparation et la production des rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels
  • Participer à la préparation les demandes de fonds pour les besoins du projet en collaboration avec le Responsable Administratif et Financier.

Contrôles Internes

  • Veiller à l’application des procédures de comptabilité et de gestion financière, conformément au guide de l’organisation.
  • Participer au contrôle (ordinaire et inopiné) des caisses, des comptes banque, des factures et autres pièces justificatives.
  • Participer aux audits financiers et assurer que toutes les recommandations d’audit sont mises en application au cours l’année suivante.
  • Être garant du classement adéquat des pièces justificatives pour les besoins des audits annuels et des contrôles des partenaires.

Ressources Humaines

  • Veiller à la conformité et la complétude des contrats en lien avec le Responsable Administratif et Financier.
  • Gérer le calendrier des absences/présences des personnels en lien avec le Responsable Administratif et Financier.
  • Assurer le suivi des fins et renouvellement de contrats en collaboration avec le Responsable Administratif et Financier.

Autres missions :

  • Effectuer toute autre tâche confiée par la hiérarchie.

Profil recherché

Niveau d’étude : Licence en administration, finances, comptabilité et gestion

Expérience professionnelle

Avoir une expérience avérée d’au moins trois ans sur un poste similaire ;

Aptitudes

  • Aptitude à travailler en équipe ;
  • Sensibilité à l’approche interculturelle et inter-agences au niveau national ;
  • Sens de l’organisation, rigueur et capacité de synthèse ; Bon relationnel ;
  • Sens de l’autonomie et des responsabilités ;
  • Français courant obligatoire ; Anglais un atout
  • Excellente maîtrise de Word, Excel, et logiciels comptables.
  • Expérience des projets financés par les agents de Développement serait un atout

How to apply

Les personnes intéressées doivent envoyer les documents cités ci-dessous à [email protected], en indiquant la référence : Poste Assistant/te Administratif

  • CV
  • Lettre de motivation
  • Certificat de bonne vie et mœurs
  • Photocopie des diplômes, certificat et attestations de travail
  • Trois références professionnelles incluant contacts mails et téléphones

La date de clôture pour les dépôts des dossiers de candidature est fixée au 30/11/23
Viva Rio se réserve le droit de modifier cette date si nécessaire. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (tendersglobal.net) you saw this job posting.

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