Associé(e) administratif (ve)

Depuis l’Accord d’Arusha pour la paix et la réconciliation signé en août 2000, le Burundi a fait des progrès significatifs dans la lutte contre les cycles de conflits violents dans les années 1970-1990 et une crise prolongée en 2015. Après son élection en 2020, le président Evariste Ndayishimiye a conduit le pays vers plus d’ouverture et la vision de pays émergent, et il a renoué les relations avec les partenaires bilatéraux et multilatéraux. Il a aussi mené les efforts diplomatiques visant à repositionner le Burundi en tant que membre clé de la Communauté de l’Afrique de l’Est. Malgré ces changements, le pays demeure confronté à un ensemble de défis structurels et de gouvernance qui exercent des pressions sur les dirigeants et la population croissante. Il s’agit notamment des ralentissements économiques, de l’insécurité régionale, des traumatismes des conflits passés, des inégalités sociales, de la pauvreté, de la rareté des ressources ainsi que de la dégradation de l’environnement.

Le portefeuille du PBF au Burundi s’aligne sur la Stratégie nationale de capitalisation de la paix (PNCP), en mettant l’accent sur des priorités telles que la réintégration communautaire, la cohésion sociale, l’autonomisation des femmes, la résolution des conflits, la guérison des traumatismes, la réconciliation historique, la conservation de l’environnement et la participation inclusive. A ce jour, le PBF a investi un total de 98 millions USD au Burundi et le pays reste éligible à une période de transition de 5 ans (2023-2027) après avoir quitté la Commission de consolidation de la paix de l’ONU en décembre 2022. Le portefeuille PBF est composé de quatre projets actifs au début de l’année 2024. 

Le projet de mécanismes d’appui au PBF (2024-2025) administré par le PNUD met en œuvre des actions clés pour la coordination et la mise en œuvre du portefeuille PBF dans le pays. Dans le contexte du maintien de la paix au Burundi, le projet assure l’action combinée de trois mécanismes d’appui : l’Unité de soutien des Nations Unies, le Comité directeur conjoint (JSC) et la Communauté de Pratique (CdP) du PBF pour faire progresser la coopération en matière de paix conformément aux priorités nationales et aux normes internationales.  

L’Unité de soutien des Nations Unies fournit une assistance multiforme aux capacités techniques de l’équipe de pays des Nations Unies et de ses partenaires nationaux dans la mise en œuvre des projets, le suivi et l’évaluation et le développement. Le Comité directeur conjoint du PBF permet d’orienter stratégiquement le portefeuille et d’établir une collaboration plus étroite avec ses homologues gouvernementaux, tandis que la communauté de pratique du PBF dans le pays renforce l’efficacité des résultats et des pratiques de consolidation de la paix entre pairs au Burundi. Le projet assure également un processus d’intégration de la dimension de genre dans l’ensemble du portefeuille PBF.

Sous la direction et la supervision générales du (de la) Coordonnateur(trice) PBF, l’Associé(e) à l’administratif assure l’administration et l’exécution globale des activités opérationnelles et logistiques interdépendantes de l’Unité de Soutien du PBF et de l’équipe Paix et Développement, en veillant à ce que le travail soit de haute qualité et précis. L’Associé(e) administratif promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats. Il/elle est responsable de la mise en œuvre efficace et transparente du plan de travail annuel et du plan de coûts du Bureau et veille à la prestation efficace d’un large éventail de services administratifs et de ressources humaines conformément aux règles et procédures applicables. 

Il/elle analyse et interprète les règles et règlements administratifs et de gestion du programme et apporte des solutions à un large éventail de questions complexes connexes. Fournir un bref résumé d’un paragraphe des principaux objectifs, des contributions et de l’étendue des responsabilités du poste pour servir d’introduction aux principales fonctions et responsabilités.

   
•   Fournir un appui opérationnel et logistique à la mise en œuvre du projet des mécanismes de soutien du PBF et des initiatives connexes de consolidation de la paix.
•   Assurer une liaison régulière avec les unités des achats et des finances du PNUD
•   Préparer les plans de coûts pour les activités de soutien et les opérations
•   Assurer les achats et les exigences logistiques pour l’Unité de soutien et les activités
•   Fournir un soutien actif dans le suivi des paiements pour les contrats de service
•   Veiller à l’évaluation en temps opportun des services fournis et assurer le suivi du paiement des fournisseurs liés à des activités spécifiques et à des services opérationnels.

2. Fournir un soutien opérationnel à l’Unité de soutien au travail du personnel et aux activités
   
•   Assurer la disponibilité constante des consommables de bureau, du matériel et de l’équipement connexe
•   Conduire les processus d’achat pour les équippements de bureau et de transport
•   Planifier les besoins en personnel et les approvisionnements par ordre de priorité, 
•   S’assurer que le téléphone et l’Internet, et l’équipement informatiques du bureau sont toujours opérationnels et assurer le suivi des réparations 
•   Identifier les besoins de l’organisation en matière d’approvisionnement et les fournisseurs potentiels 
•   Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les questions contractuelles, les problèmes techniques
•   Veiller au bon déroulement des ateliers du projet PBF mécanismes de soutien et conduire les préparations logistiques aux activités
•   Assurer une bonne gestion des relations avec les fournisseurs et des contrats et apporter des solutions amiables aux conflit
•   Assurer la gestion des biens du Bureau et en rendre compte. Procéder à l’inventaire hebdomadaire des consommables de bureau et se réapprovisionner constamment

3. Organiser les déplacements et appuyer le traitement des formalités connexes

   
•   Organiser les déplacements locaux et s’acquitter de toutes les formalités de voyage
•   Organiser les missions de l’Unité de Soutien à l’intérieur du pays
•   Soutenir l’organisation des déplacements du personnel de l’unité de soutien du PBF, des consultants et du QG du PBSO. 
•   Assurer la liaison avec le siège pour les missions internationales du personnel local 
•   S’assurer que les véhicules sont en bon état et opérationnels, assurer une disponibilité constante du carburant ;
•   Traiter les opérations pertinentes par l’intermédiaire de Quantum et d’autres plateformes, le cas échéant.

4. Assurer le suivi et rendre compte de la prestation des services

   
•   Contribuer aux travaux du groupe de l’administration et de la gestion des programmes ainsi qu’à la mise en œuvre des activités du bureau
•   Rendre compte de l’état d’avancement de la gestion du projet et suivre le taux d’exécution du programme et des dépenses associées
•   Établir des rapports à l’intention de son supérieur hiérarchique sur les indicateurs de performance convenus pour une gestion efficace et l’obtention de résultats ;
•   Effectuer des recherches, analyser, vérifier et synthétiser des données et des informations et appuyer l’établissement de rapports sur les partenaires (actuels et potentiels).

5. Fournir un soutien au personnel sur les questions de sécurité et opérations

   
•   En tant que responsable de la sécurité pour le Bureau, assurer la liaison avec le Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies sur les mesures de sécurité et les recommandations spécifiques
•   Assister aux réunions du Département de la sûreté et de la sécurité de l’Organisation des Nations Unies
•   Assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations formulées par le conseiller en sécurité afin de rendre le bureau conforme aux normes MOSS
•   Organiser l’enquête sur la sécurité des résidences du personnel international qui sera effectuée par le Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies.

Le (la) titulaire s’acquitte de toutes autres tâches qui le jugent nécessaire au bon fonctionnement du Bureau et de l’Organisation

Responsabilités de supervision et de gestion: Driver