Administrative Assistant / Assistant(e) Administratif

SCOPE OF WORK

USAID Madagascar HARENA Activity

Position Title: Administrative Assistant

Period of Performance: 2024 – 2029 (End of Project)

Place of Performance: Antananarivo, Madagascar

BACKGROUND

The five-year (2024-2029) USAID Madagascar HARENA Activity will use a multisectoral systems approach to reduce threats to biodiversity and forests, improve conservation, and build resilience to climate change; develop sustainable, economic opportunities for the poor; and improve environmental governance. Working across local economic and social systems, the Activity will address the root causes of poverty and food insecurity that drive communities in Madagascar to rely on areas of high biodiversity for their basic needs. To do so, the Activity will work through three key areas of interventions: 1) natural resource and protected area (PA) management, and biodiversity and forest conservation (nature); 2) improved, climate-resilient livelihoods and private sector engagement for enhanced human wellbeing and socioeconomic outcomes (wealth); and 3) natural resource/PA governance (power). Focused in three geographic zones with high biodiversity value and high land-based climate change mitigation potential, HARENA will implement five strategic approaches to achieve key results:

• Strategic Approach 1: Improve sustainable management of natural resources with a focus on biodiversity, land, forests, and protected areas (PA);
• Strategic Approach 2: Promote sustainable and climate-resilient, market-led diversified agriculture-based livelihoods, including complementary natural resource products (such as tree crops) to improve livelihoods and ecosystems services;
• Strategic Approach 3: Improve national, regional, and local-level governance, advocacy, and anti-corruption efforts around natural resource, land, and water management;
• Strategic Approach 4: Increase local resilience to prepare for and adapt to climate change and other shocks; and
• Strategic Approach 5: Strengthen land use management through spatial planning at the communal level and secure land rights through the effective implementation of the land tenure policy.

POSITION DESCRIPTION

The Administrative Assistant is a key member of the Operations team. He/She will play a pivotal role in coordinating the daily operations of the project, including administration and office management. The individual ensures accurate and complete record-keeping and filing systems based on the project’s Field Operations Manual (FOM), USAID regulations, and contract requirements and limitations. He/She will support travel and logistics for events and for staff members, working with the Finance and Operations Director.

KEY DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Administration

• Assist Finance and Operations Director with organizing and coordinating weekly scheduled program meeting and take meeting notes
• Coordinate and support project external meetings including maintaining calendar, write invitations, arrange transport, and attending the meeting and taking notes if required.
• Maintain project events calendar and update to all staff regularly Regularly update the project events calendar for all staff.
• Maintain important project important contact profiles and infoformationinformation, and ensure the contact list is up to date
• Organize, manage and process all official ATI HARENA correspondence and other project documents
• Makes photocopies of project documents and reports, scan and upload documents as needed.
• Maintain communication with DAI’s home office staff on administrative and operational aspects of the project.
• Assist Chief of Party, Deputy Chief of Party and Finance and Operations Director for their schedules, admin, and operations needs
• Other duties assigned by the COP and Finance and Operations Director.

Office Management

• Manage office inventory and vehicles.
• Assist with management of office space allocations for long-term staff and short-term advisors.
• Assist with management of the security of the office premises, property therein, and the motor pool.
• Organize full-time driver staff and project vehicles and short-term intermittent drivers, as needed, to meet the travel needs of project staff.
• Work with the IT support staff to ensure the efficient operation of the local area network.
• Communicate with landlord on facilities management, improvement, and repair issues.

REPORTING:

The Administrative Assistant will report to the Finance and Operations Director.

QUALIFICATIONS:

• B.A. Degree and 2+ years of progressively responsible administrative experience
• Strong office management and communications skills;
• Experience with USAID policies and regulations is preferred
• Demonstrated ability to work in dynamic environments and achieve development outcomes
• Excellent organizational skills with a willingness to take initiative and be proactive
• Ability to perform high-level duties with a minimum of supervision
• Previous experience with DAI policies, procedures, and systems (TAMIS, etc.) preferred
• An articulate individual who possesses excellent communications and personnel management skills and who can relate to people at all levels of an organization.
• A well organized and self-directed individual with sound technical skills, analytical ability, good judgement, and strong operational focus
• Professional-level oral and written fluency in French; professional-level oral and written fluency in Malagasy also highly preferred. English fluency desired.

ABOUT DAI

DAI is a global development company with corporate offices in the United States, the United Kingdom, EU, Nigeria, Pakistan, and Palestine and project operations worldwide. We tackle fundamental social and economic development problems caused by inefficient markets, ineffective governance, and instability. DAI works on the frontlines of global development. Transforming ideas into action—action into impact. We are committed to shaping a more livable world.

DAI and its employees are committed to confronting racism and holding ourselves accountable for positive change within the company and in the communities, cultures, and countries in which we live and work. DAI is committed to attracting and retaining the best employees from all races and backgrounds in our continued effort to become a better development partner.

DAI upholds the highest ethical standards. We are committed to the prevention of sexual exploitation, abuse, and harassment as well as other ethical breaches. All of our positions are therefore subject to stringent vetting and reference checks.

TERMES DE RÉFÉRENCE

USAID HARENA

Titre du Poste : Assistant(e) Administratif

Période d’exécution : 2024 – 2029 (Fin du Projet)

Lieu d’Exécution : Antananarivo, Madagascar

CONTEXTE

Le projet HARENA de l’USAID à Madagascar d’une durée de cinq ans (2024-2029) utilisera une approche systémique et multisectorielle pour réduire les menaces sur la biodiversité et les forêts, améliorer la conservation et renforcer la résilience au changement climatique ; développer des opportunités économiques durables pour les pauvres ; et améliorer la gouvernance environnementale. En travaillant à travers les systèmes économiques et sociaux locaux, l’Activité s’attaquera aux causes profondes de la pauvreté et de l’insécurité alimentaire qui poussent les communautés à Madagascar à dépendre des zones de haute biodiversité pour leurs besoins de base. Pour ce faire, l’Activité agira à travers trois domaines clés d’interventions : 1) gestion des ressources naturelles et des aires protégées (AP), conservation de la biodiversité et des forêts (nature) ; 2) moyens de subsistance améliorés et résilients au climat et engagement du secteur privé pour améliorer le bien-être humain et les résultats socio-économiques (richesse) ; et 3) gouvernance des ressources naturelles et des aires protégées (pouvoir). Ciblée dans trois zones géographiques à haute valeur de biodiversité et à fort potentiel d’atténuation du changement climatique terrestre, HARENA mettra en œuvre cinq approches stratégiques pour atteindre des résultats clés :

• Approche Stratégique 1 : Améliorer la gestion durable des ressources naturelles avec un accent sur la biodiversité, les terres, les forêts et les aires protégées (AP) ;
• Approche Stratégique 2 : Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés basés sur l’agriculture durables et résilients au climat, y compris des produits de ressources naturelles complémentaires (tels que les cultures d’arbres) pour améliorer les moyens de subsistance et les services écosystémiques ;
• Approche Stratégique 3 : Améliorer la gouvernance, le plaidoyer et les efforts anti-corruption au niveau national, régional et local autour de la gestion des ressources naturelles, des terres et de l’eau ;
• Approche Stratégique 4 : Augmenter la résilience locale pour se préparer et s’adapter au changement climatique et à d’autres chocs ; et
• Approche Stratégique 5 : Renforcer la gestion de l’utilisation des terres à travers la planification spatiale au niveau communal et sécuriser les droits fonciers par la mise en œuvre efficace de la politique de tenure foncière.

DESCRIPTION DU POSTE

L’Assistant Administratif est un membre clé de l’équipe des Opérations. Il/Elle jouera un rôle central dans la coordination des opérations quotidiennes du projet, y compris l’administration et la gestion de bureau. L’individu assure la tenue de registres et de systèmes de classement précis et complets basés sur le Manuel des Opérations sur le Terrain (FOM en anglais) du projet, les réglementations de l’USAID, ainsi que les exigences et les limitations du contrat. Il/Elle soutiendra les voyages et la logistique pour les événements et pour les membres du personnel, en collaboration avec le Directeur des Finances et des Opérations.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Administration

• Assister le Directeur des Finances et des Opérations dans l’organisation et la coordination des réunions programmées du programme chaque semaine et prendre des notes de réunion.
• Coordonner et soutenir les réunions externes du projet, y compris la maintenance du calendrier, rédiger les invitations, organiser le transport, et assister à la réunion et prendre des notes si nécessaire.
• Maintenir le calendrier des événements du projet et le mettre à jour régulièrement pour tout le personnel
• Conserver les profils et les informations de contact importants du projet, et s’assurer que la liste de contacts est à jour
• Organiser, gérer, et traiter toute la correspondance officielle de HARENA et d’autres documents du projet
• Faire des photocopies de documents et rapports du projet, scanner et télécharger des documents selon les besoins.
• Maintenir la communication avec le personnel du siège de DAI sur les aspects administratifs et opérationnels du projet.
• Assister le Chef de Partie, le Chef de Partie Adjoint et le Directeur des Finances et des Opérations pour leurs horaires, besoins administratifs et opérationnels
• Autres tâches assignées par le Chef de Partie et le Directeur des Finances et des Opérations.

Gestion de Bureau

• Gérer l’inventaire du bureau et les véhicules.
• Aider à la gestion des allocations d’espace de bureau pour le personnel à long terme et les conseillers à court terme.
• Assister à la gestion de la sécurité des locaux du bureau, de la propriété à l’intérieur, et du parc automobile.
• Organiser l’équipe des chauffeurs à court et long terme, ainsi que les véhicules du projet, selon les besoins, pour répondre aux exigences de déplacement du personnel du projet.
• Travailler avec le personnel de soutien informatique pour assurer le fonctionnement efficace du réseau local.
• Communiquer avec les propriétaires sur la gestion des installations, les améliorations et les problèmes de réparation.

RAPPORT

L’Assistant Administratif sera sous la direction du Directeur des Finances et des Opérations.

QUALIFICATIONS

• Licence et plus de 2 ans d’expérience administrative avec des responsabilités croissantes
• Compétences solides en gestion de bureau et en communication ;
• Une expérience des politiques et réglementations de l’USAID est préférée
• Capacité démontrée à travailler dans des environnements dynamiques et à atteindre des résultats de développement
• Excellentes compétences organisationnelles avec une volonté de prendre des initiatives et d’être proactif
• Capacité à effectuer des tâches de haut niveau avec un minimum de supervision
• Une expérience préalable des politiques, procédures et systèmes de DAI (TAMIS, etc.) est préférée
• Un individu éloquent qui possède d’excellentes compétences en communication et en gestion du personnel et qui peut se rapporter aux personnes à tous les niveaux d’une organisation.
• Un individu bien organisé et autonome avec des compétences techniques solides, une capacité d’analyse, un bon jugement et un fort focus opérationnel
• Maîtrise professionnelle de l’oral et de l’écrit en français ; la maîtrise de l’oral et de l’écrit en malgache est également fortement préférée. La maîtrise de l’anglais est souhaitée.

À PROPOS DE DAI :

DAI est une entreprise de développement mondial avec des bureaux corporatifs aux États-Unis, au Royaume-Uni, dans l’UE, au Nigeria, au Pakistan et en Palestine et des opérations de projet dans le monde entier. Nous abordons les problèmes fondamentaux de développement social et économique causés par des marchés inefficaces, une gouvernance inefficace et l’instabilité. DAI travaille en première ligne du développement mondial. Transformer les idées en action—action en impact. Nous sommes engagés à façonner un monde plus vivable.

DAI et ses employés sont engagés à confronter le racisme et à nous tenir responsables du changement positif au sein de l’entreprise et dans les communautés, cultures et pays dans lesquels nous vivons et travaillons. DAI s’engage à attirer et à retenir les meilleurs employés de toutes races et origines dans notre effort continu pour devenir un meilleur partenaire de développement.

DAI respecte les normes éthiques les plus élevées. Nous nous engageons à prévenir l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement ainsi que d’autres violations éthiques. Tous nos postes sont donc soumis à des vérifications et des références rigoureuses.

APPLICATION LINK:

https://fs23.formsite.com/OLJTgx/hvargw6gmz/index

APPLICATION INSTRUCTIONS:

Select the position in which you are interested in applying for, fill out the required information, and upload CV. Please indicate what location you are applying for. Applicants are encouraged to apply as soon as possible as interviews will be conducted soon. Please note, due to the volume of applications that we receive and the urgency to fill-up positions, only shortlisted applicants will receive notification on next steps.

Interested candidates should submit their application no later than May 2, 2024

LIEN POUR POSTULER

https://fs23.formsite.com/OLJTgx/hvargw6gmz/index

INSTRUCTIONS POUR L’APPLICATION

Sélectionnez le poste pour lequel vous souhaitez postuler, remplissez les informations requises et téléchargez votre CV. Veuillez indiquer le lieu pour lequel vous postulez. Les candidats sont encouragés à postuler dès que possible car les entretiens seront menés prochainement. Veuillez noter, en raison du volume des candidatures que nous recevons et de l’urgence de pourvoir les postes, seuls les candidats présélectionnés recevront une notification sur les prochaines étapes.

Les candidats intéressés doivent soumettre leur candidature au plus tard le 2 mai 2024.