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Assistant Administratif Voyage

UNDP - United Nations Development Programme

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Background

 
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

 
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

 
Job Purpose and Organizational Context
 
Sous la supervision de l’Associé à d’administration, l’assistant(e) de voyage fournit des services liés aux voyages dans un grand bureau national en veillant à la qualité et à la précision du travail afin d’obtenir des services de voyage optimaux. Il/elle analyse et interprète les règles et les lignes directrices relatives aux voyages et aux droits et apporte des solutions à un large éventail de questions complexes liées aux voyages.  Il surveille de près les dépenses de voyage et les coûts internes et veille à ce que la facturation, le règlement et le recouvrement des coûts se fassent en temps voulu et avec précision.  L’assistant chargé des voyages favorise une approche collaborative, axée sur le client, la qualité et les résultats dans la prestation des services de voyage
 
Duties and Responsibilities

1- Veiller à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles axées sur l’obtention des résultats suivants

  • Respect total des règles et règlements, des politiques et des stratégies de l’ONU/PNUD en matière de gestion des voyages.
  • Assurer la mise en œuvre de mesures d’économie par la négociation avec le prestataire de services de voyage, l’organisation de l’itinéraire le plus économique et l’itinéraire approprié

2.) Soutenir les processus de gestion des voyages pour les projets CO, NEX/DEX et à la demande d’autres agences en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

  • Traitement des bons de commande pour les voyages dans QUANTUM. S’assurer de la disponibilité du budget.
  • Traitement des factures de recouvrement des coûts dans QUANTUM pour les services de voyage fournis par le PNUD à d’autres agences.
  • Suivi avec l’agent de voyage sous contrat pour assurer la fourniture d’un service professionnel de haute qualité et le prix le plus compétitif.
  • Fourniture d’informations au personnel sur les voyages, y compris les droits, les itinéraires et les réservations d’hôtel.
  • Appui pour l’établissement de security clearance lorsque cela est nécessaire.
  • Traitement des autorisations et des demandes de remboursement de frais de voyage conformément aux droits du personnel, des consultants, des Nations unies et des visiteurs, en veillant à ce que l’organisation du voyage respecte les règles des Nations unies en matière d’itinéraire le plus direct et de prix les plus compétitifs.
  • Réservations d’hôtel pour les fonctionnaires de l’ONU/PNUD en visite.
  • Suivi des demandes de visas pour tous les voyageurs de l’ONU, ainsi que des demandes de permis de séjour et de carte d’identification diplomatique pour le personnel international.
  • Organisation de l’accueil à l’aéroport des fonctionnaires de haut niveau et appui à l’accélération des procédures de douane et d’immigration, le cas échéant.
  • Suivi de la demande et du renouvellement de l’UNLP pour le personnel de l’ONU.
  • Préparation de la correspondance de routine, des télécopies, des mémorandums et des rapports conformément aux procédures opérationnelles standard du CO.
  • Rapprochement des règlements à payer par l’unité des finances.
     

3.) Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie d’approvisionnement en se concentrant sur l’obtention des résultats suivants :

  • Collecte et suivi de la situation du marché dans le domaine des services de voyage. Appui pour la réalisation d’enquêtes/appels d’offres pour les services de voyage.
  • Réalisation d’une enquête DSA ; enquête et collecte des prix des hôtels les plus compétitifs et de la qualité des services hôteliers ; soumission d’un rapport au siège et distribution de la liste des hôtels à toutes les agences des Nations unies.
  • Appui pour la collecte d’information, en rapport au LTA pour les services de voyage et d’hôtellerie au nom des agences des Nations unies.

4.) Soutenir les processus de gestion de patrimoine

  • Collecte/classement des pièces justificatives relatives aux acquisitions de patrimoine
  • Suivi de nouvelles acquisitions de patrimoine dans le système QUANTUM et ISR
  • Gestion de base de données pour les patrimoines (moins de USD 5 000)
  • Suivi des mouvements et transferts de patrimoine,
  • Appui à la certification des rapports d’inventaire du patrimoine.

5.) Soutenir le développement et le partage des connaissances au sein du CO en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

  • Participation à la formation du personnel du programme, des opérations et des projets en matière d’achats et de voyages, gestion de patrimoine.
  • Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

 

Competencies
  • Connaissance de la gestion des voyages au sein d’une institution international.
  • Connaissance du système de passation de marchés, 
  • Expérience de l’utilisation de systèmes de gestion basés sur le web,
  • Expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) 
  • Parfaite maitrise du français. La connaissance de l’Anglais est un atout.
Required Skills and Experience
 
Education:
  • Un Diplôme de Licence en logistique, Administration, Finance ou tout autre domaine y affairant ou un Diplôme de fin d’études secondaire (baccalauréat) avec 5 années d’expériences pertinente sera considéré.
  • Une formation spécialisée dans le domaine des achats et des voyages est souhaitable.
Experience:
  • Pour les détenteurs de baccalauréat, avoir au moins Cinq (5) ans d’expérience pertinente dans les domaines de l’administration, de finance, ou des services de voyages, 
  • Deux ans d’expérience minimum pour les candidats ayant une licence.
Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.

 
Disclaimer

 

 
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. 

 
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

 
Applicant information about UNDP rosters

 
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

 
Non-discrimination

 
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.  

 
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.

 
Scam warning

 
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

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