1. Objetivo
El Consejo Noruego para refugiados busca para su oficina del Norte de Centro América y México (NCA&M) un Perfil independiente que asegure la ejecución diaria de las funciones administrativas, como son las relacionadas con el funcionamiento de la oficina de país, alojamiento de expatriados y la gestión de viajes, arrendamientos de apartamentos, casas y oficinas, gestión de GH, entre otros procesos administrativos a solicitud.
2. Funciones y Responsabilidades
- Implementar indicadores de gestión para los procesos administrativos en la operación
de NRC. como ser: optimización de recursos, mejora y eficiencia en procesos administrativos, tiempos de entrega, entre otros que se establecerían. - Mantener actualizada la base de datos de proveedores.
- Gestiona los pagos administrativos de oficina, GH, apartamentos Staff internacional (energía, agua, internet, monitoreo de cámaras y alarma, pagos de colegiaturas, consumo de impresoras, etc.) y mantiene un control mensual de los pagos realizados en carpeta de sharepoint
- Coordina con HSS la evaluación de seguridad para infraestructuras como oficinas, bodegas, casas de huéspedes y residencias (de acuerdo con MOISS) con la unidad de seguridad y el responsable del Sistema de Seguridad y Salud en el trabajo.
- Consolida datos para dar seguimiento a los contratos de servicio gestionados a nivel de operación para las oficinas, residencias, y casas de huéspedes, en términos de contratación, mantenimiento, adecuación, seguimiento de cláusulas de los contratos y apoyo en la solución de disputas con los propietarios, con el asesoramiento de los abogados contratados por el NRC para este propósito.
- Coordinar las visitas de personal internacional y asegurar las reservas de hotel, casa de huéspedes, y asegura el transporte con el responsable de flota en la AO
- Preparar paquetes de bienvenida para personal nuevo o en calidad de visitante, de acuerdo con la solicitud recibida.
- Custodia de las llaves de todo el edificio, de residencias, casa de huéspedes
- Lidera las necesidades del mantenimiento del edificio para asegurar un buen funcionamiento.
- Control de inventarios de bodega de suministros de oficina, cocina y limpieza, asegura la existencia y la solicitud de compra de acuerdo con planificación y presupuesto disponible durante el año.
- Manejo de anticipo mensual para la operación administrativa de la oficina
- Compra de boletos aéreos para la operación NCA&M con agencias de viaje locales
y apoya en la búsqueda de agencias locales en cada pais de NCA&M - Asegura que el edificio se encuentre en excelente condición en todas las áreas, llevando controles semanales para prevención y realizar los correctivos necesarios para el buen funcionamiento del edificio.
- Apoya la/el TL de Logística en la coordinación del día a día del equipo de servicios de apoyo, en caso de necesidad.
3. Competencias Profesionales
Estas son las habilidades, conocimientos y experiencias necesarios para un desempeño eficaz:
Requerido:
- Licenciatura en Administración de Empresas, Ingeniería industrial, Ingeniería de Negocios u otra rama afín.
- Mínimo (3) años de experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades de gestión administrativa y logística, gestión gubernamental y negociaciones.
- Experiencia en manejo de inventarios.
- Experiencia en manejo de fondo de caja chica.
- Conocimiento amplio de utilidades ofimáticas MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook).
Deseable:
- Se valora positivamente experiencia de trabajo en cargos similares del contexto de ayuda humanitaria u organismo internacional.
- Conocimiento en temas de exoneraciones de impuestos
- Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y volátiles.
- Conocimiento de las habilidades / perfil propio de liderazgo.
- Conocimiento del idioma inglés.
4. Competencias Comportamentales
- Trabajar con los demás
- Manejar cambios
- Comunicar con impacto y respeto
- Planear y lograr resultados
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Que ofrecemos:
- Un trabajo estimulante y significativo en una organización humanitaria altamente reconocida.
- Contrato nacional indefinido, con salario y paquete de beneficios competitivos.
- Entorno de trabajo flexible en una oficina dinámica.
- Lugar de trabajo: Tegucigalpa, Honduras
- Viajes: 10%
Les motivamos a unirse a nuestra cultura laboral que permite a cada empleado compartir ideas y asumir responsabilidades. Alentamos y damos responsabilidad a todos los empleados en todos los niveles, para ayudar a resolver los problemas complejos que enfrentamos. Tendrá muchas oportunidades de ser escuchado y tomar la iniciativa.
NRC es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y tiene como política la diversidad, la equidad y la inclusión de personal en términos de edad, género, etnia, nacionalidad, capacidad física, entre otros.
A cerca de nosotros:
El Consejo Noruego para Refugiados (NRC por sus siglas en inglés) es una organización no gubernamental internacional, independiente, humanitaria, sin ánimo de lucro, establecida en 1946. Todas las actividades de NRC en América Latina y el Caribe responden a las necesidades y derechos de las personas desplazadas y refugiadas independientemente de su edad, género, condición social, étnica, religiosa o nacionalidad, con un enfoque de acceso a derechos y soluciones duraderas. Las necesidades y derechos de las personas desplazadas y vulnerables continúan en el centro de nuestra respuesta.