CONTEXTE :

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire luttant contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d’aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030. Chaque jour, le PAM travaille pour s’assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

Pour appuyer le secrétariat de la Représentation, le bureau du PAM au Burkina Faso recherche un (e) Assistant(e).

Les titulaires des emplois concernés doivent assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses activités d’aide à la gestion nécessitant d’eux qu’ils interprètent dans une certaine mesure les orientations et pratiques standards à leur disposition. Toutes et tous doivent pouvoir recommander des lignes d’action à leurs collègues à divers échelons et peuvent assigner des tâches à des collègues moins expérimentés.

OBJECTIFS :

Le/la candidat (e) retenu (e) effectuera un large éventail de tâches et d’activités d’aide à la gestion dans un domaine d’activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services. Sous la supervision directe de la/du Business Support Assistant de la Représentation, l’Assistant(e) apportera un appui bureautique, administratif et logistique à la mise en œuvre des activités de la Représentation et travailles en étroite collaboration avec les Directeurs Adjoints ainsi qu’avec tout le personnel du bureau.

RESPONSABILITES CLES :

1. Recevoir les visiteurs et s’assurer qu’ils sont rapidement orientés vers la personne concernée.
2. Répondre aux sollicitations d’ordre général adressées à la Représentation de la part du Siège, du Bureau Regional et des autres agences, en liaison avec les autres agents du bureau selon les besoins.
3. Organiser les réunions, les rendez-vous du/des superviseur(s), et préparer les dossiers pertinents, y compris la préparation des voyages en relation étroite avec les services administratifs et financiers. Il/Elle organise des réunions pour les bailleurs (protocole et logistique, préparation de l’agenda et tout autre documentation…).
4. Rechercher et fournir les informations nécessaires pour la préparation de rapports, de « réunion préparatoire », etc., en collaboration avec l’Assistant(e) de la Représentation ;
5. Rédiger des textes et des correspondances de routine (lettres, notes verbales…) ainsi que des comptes rendus de réunions et d’audiences ;
6. Assurer la gestion du courrier ;
7. Assurer le classement régulier et systématique de tous les documents et optimiser l’accès aux informations des classeurs physiques et en ligne ;
8. Préparer divers documents en collaboration avec l’Unité de Relations Externes ;
9. Assurer le fonctionnement du Secrétariat de la Représentation en l’absence de la Business Support Assistant ;
10. Assurer toute autre tâche requise par la Représentation.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK: COMPORTEMENTS ATTENDUS (The WFP Leadership Framework tendersglobal.net WFPgo)

EXPÉRIENCE SOUHAITÉE :

• Avoir au minimum 5 ans d’expérience appropriée du secteur public ou privé. Une experience dans le Système des Nations Unies sera un atout.
• Avoir une experience dans le domaine du secrétariat de direction ou de la gestion de l’administration est un atout.

AUTRES APTITUDES :

• Connaissance des méthodes et des pratiques en matière de gestion d’un secrétariat de direction acquise grâce à une formation et une expérience techniques pertinentes.
• Capacité à développer et maintenir des relations avec un éventail de personnes afin de fournir un service de soutien de haute qualité.
• Capacité à effectuer une analyse base de données et à résoudre de manière indépendante les problèmes nécessitant une attention particulière.
• Capacité à surveiller et enregistrer les transactions financières.
• Bonnes aptitudes de communication requises pour donner et recevoir de l’information et travailler avec une variété d’individus.
• Capacité à maintenir la confidentialité.

NIVEAU D’ÉTUDES MINIMAL REQUIS :