Recrutement d’un (e) Chargé (e) de l’Administration, NOB, Dakar, Senegal, #00128466 Poste Temporaire (364 jours)

Sous la supervision directe de la Spécialiste de l’Administration et Finances, le titulaire du poste va appuyer l’Unité dans ses tâches quotidiennes et assurera également des tâches spécifiques.

UNICEF travaille dans certains endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n’abandonnons jamais.

Depuis 75 ans, l’UNICEF est une force imparable de changement dans la vie des enfants. Qu’il s’agisse de secours à court terme ou de programmes de développement à long terme, nous travaillons sans relâche pour sauver la vie des enfants, protéger leurs droits et assurer leur avenir.

Au Sénégal, les dernières années ont été un parcours exceptionnel pour l’UNICEF. Le pays a réalisé des progrès significatifs dans la promotion des droits des enfants et des femmes.

Aujourd’hui, les enfants sénégalais ont plus de chance que jamais d’atteindre leur cinquième anniversaire. Les décès d’enfants ont considérablement diminué au cours des dernières décennies, une victoire pour les enfants et les femmes. Pouvoir aller à l’école est désormais une réalité pour beaucoup plus d’enfants.

L’UNICEF et ses partenaires ont mené des efforts intensifs de plaidoyer dans le pays, qui ont abouti à des progrès substantiels en matière de législation, de politiques, de stratégies et de programmation nationale.

Pour chaque enfant de l’espoir

1. Contexte et justification

Ce poste intègrera les fonctions de services communs de WCARO et du bureau de pays du Sénégal, qui ont le rôle de partenaire stratégique assurant des opérations efficients et efficaces, conformément aux bonnes pratiques de gestion, aux priorités et aux objectifs du bureau visant à obtenir des résultats pour les enfants. Le déménagement des 28 agences du Système des Nations Unies étant prévu au 2eme trimestre de 2024, le titulaire de ce poste jouera un rôle essentiel dans l’appui avec les préparatifs de la relocalisation a Diamniadio.

2. Objet de la mission

En tant que point focal des services administratifs du bureau, le titulaire est responsable de la fourniture de services de soutien administratif efficaces et efficients, en fournissant des conseils pour les opérations des services administratifs et la gestion du personnel administratif. Le titulaire s’assure que les opérations et les services administratifs du bureau sont conformes à la politique, aux procédures, aux règles et règlements administratifs de l’organisation.

Sous la supervision directe de la Spécialiste de l’Administration et Finances, le titulaire du poste va appuyer l’Unité dans ses tâches quotidiennes et assurera également des tâches spécifiques.

Dans l’exécution de ses tâches, Il/ Elle veillera notamment à ce que les délais soient respectés et que les règles et procédures internes de l’Organisation soient suivies.

 Comment pouvez-vous faire la différence pour UNICEF Sénégal?

3. Principales activités et résultats

Le/la titulaire travaillera sur les objectifs spécifiques ci-dessous :

1. Politique, procédures et stratégies :

En tant que point focal fonctionnel, le titulaire du poste sera responsable de l’application correcte et cohérente des politiques et procédures dans les fonctions administratives assignées en fournissant des conseils et apportera un soutien au bureau de pays, bureau régional et au bureau de zones.

• Contribue à la planification stratégique et au suivi des questions administratives au niveau du bureau et bureau de zone. Fournit une contribution pratique à la mise en oeuvre des directives administratives, en étroite coordination avec le chef du bureau, le personnel opérationnel/le superviseur.

• Soutient le superviseur et le chef du bureau et informe le personnel des politiques administratives, des règles de procédures et de la réglementation. Met en oeuvre l’application et l’interprétation appropriées

des règles administratives, des réglementations, des politiques et des procédures. Informe et aide le personnel arrivant et partant sur les procédures et exigences administratives de base.

• Fait des recommandations spécifiques sur l’amélioration des systèmes et des contrôles internes, la planification, la restructuration et la résolution des questions sensibles, en tenant compte des conditions qui prévalent dans la localité.

• Tient le superviseur au courant des problèmes potentiels, identifie et recommande des solutions. Prépare des rapports sur les questions administratives, selon les besoins.

• Fournit un soutien et des services administratifs au bureau pays/régional et bureau de zone, y compris la préparation et le financement des contrats de service, la préparation des réunions pour toutes les fournitures administratives et des conseils sur les procédures administratives.

• Entreprend des missions sur le terrain pour examiner les dispositions administratives et formule des recommandations appropriées, le cas échéant. Soutient dans le suivi des voyages/missions des chauffeurs et les rapports y afférents.

2. Gestion Budgétaire :

• Surveille le budget en étroite coordination avec le superviseur pour garantir que les objectifs stipulés au début de l’année sont atteints pour le bon fonctionnement du bureau, y compris les sous bureaux (zones).

• Recommande et prépare des estimations concernant les besoins des locaux et du bâtiment, les besoins en fournitures et en équipement à des fins de préparation du budget. Aide les bureaux de zone à établir et à maintenir des services administratifs. Prépare, suit et contrôle le budget administratif.

3. Soutien et services administratifs

• Entreprend la fourniture et l’amélioration des services de soutien administratif et de la gestion du bureau, y compris la gestion de l’espace, les services de transport, l’utilisation et l’entretien des véhicules, l’équipement, les arrangements de conférence et de voyage, la reproduction de documents, les communications, les services de courrier et de livraison, les achats locaux et le paiement des factures.

• Chargée de la réception/certification des factures pour soumission aux finances pour paiement.

• Assure la fourniture rapide et rentable des services de bureau de base, y compris la gestion de l’espace, les équipements et la sécurité, afin d’améliorer la sécurité et la productivité du personnel.

• Soutient les approches de l’équipe de gestion des opérations inter-agence (OMT) pour améliorer les services communs de l’ONU afin d’atteindre l’efficience et l’efficacité.

• Aide à négocier et à administrer les questions relatives aux locaux de bureaux, aux services publics (eau, électricité, etc.) et aux services avec les fournisseurs et les agences.

• S’assure que toutes les requêtes administratives sont envoyées sur la plateforme Service Gateway (OASIS) et traitées dans les délais.

• Appui avec la coordination pour le déménagement du bureau a la Maison Commune a Diamniadio

4. Gestion des biens et immobilisations

• En charge de la gestion immobilière des fournitures administratives, du matériel de bureau et des véhicules, la mise à jour de l’inventaire des articles, en tant que membre ex-officio (secrétaire) du comité PSB (Property Survey Board). Aide avec les soumissions des requêtes PSB et préparation des minutes des réunions PSB. Assure le suivi des recommandations des réunions PSB dans les délais.

• Surveille et supervise l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S’assure que les prestations et l’entretien des locaux sont conformes aux normes organisationnelles.

5. Gestion et contrôle des Contrats

• Veille à ce que toutes les transactions administratives et les arrangements contractuels soient conformes aux politiques, procédures, règles et réglementations applicables.

• Participe à l’examen des dispositions contractuelles liées au soutien administratif (c’est-à-dire courriers, entretien des locaux, soutien administratif auxiliaire, entretien des véhicules, entretien d’équipements, etc.) pour garantir que les termes et conditions de tous les contrats sont respectés par les fournisseurs. Propose au superviseur tout changement qui pourrait être nécessaire.

• Surveille les paiements par rapport aux obligations contractuelles en appuyant avec le suivi de la création d’engagements de fonds (funds commitment) et bon de commande (PO) tout en s’assurant qu’il y ait assez de fonds disponibles pour le paiement des factures.

• Supervise la liaison avec les prestataires pour le paiement des prestations à faible valeur (<$10,000) par carte bancaire avec TPE ou en ligne et s’assure de la mise à jour la liste des prestataires qui acceptent cette méthode de paiement

6. Formation et développement du personnel

Collabore au développement d’activités de formation pour assurer une performance efficace en gestion des services administratifs. Met en oeuvre des activités efficaces de programme d’apprentissage et de développement du personnel pour le renforcement des capacités. Aide à organiser des sessions pour le renforcement des compétences du personnel, ainsi que pour l’apprentissage et le développement du personnel.

7. Partenariat, coordination et collaboration

Au besoin, sous la direction du superviseur, collabore avec d’autres agences, les autorités locales et les partenaires de mise en oeuvre sur les questions administratives, y compris l’échange et l’harmonisation d’informations.

8. Autres tâches :

Effectue toutes autres tâches et responsabilités assignées selon les besoins.

3. Lieu de travail

Le poste est basé au Sénégal au Bureau Pays de Dakar.

4. Supervision, rétroaction et rapports

Le titulaire du poste sera sous la supervision directe de la Spécialiste de l’Administration et Finances. Il/Elle coordonnera des réunions de l’unité et rendra compte régulièrement de l’avancement du plan de travail de la section. Le/la titulaire travaillera en étroite collaboration quotidienne avec le reste de la section Administrative, les Services Communs et le Représentant Adjoint Operations.

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous  devrez justifier des qualifications suivantes :

5. Qualifications clés et compétences requises

Formation et expérience de travail

– Un diplôme universitaire dans le domaine de la Gestion Administrative des Entreprises, de la Comptabilité, des Finances, ou tout autre domaine similaire.

– Deux années d’expérience professionnelle pertinente avec une expérience professionnelle nationale et/ou internationale dans la gestion de bureau, l’administration, les finances, la comptabilité, les TIC, les ressources humaines, l’approvisionnement ou toute autre fonction pertinente.

– Avoir une maîtrise du français, et une bonne connaissance de la langue Anglaise L’assimilation d’une ou des langues locales serait un atout.

Pour chaque enfant, vous devrez démontrer les :

Valeurs de l’UNICEF

Valeurs de l’UNICEF

• Bienveillance

• Respect

• Intégrité

• Confiance

• Responsabilité

• Durabilité

Compétences de base

• Etablir et entretenir des partenariats (2)

• Cultiver la conscience de soi et démontrer le sens de l’éthique (2)

• Innover et épouser le changement (2)

• S’atteler à obtenir des résultats tangibles (2)

• Gérer l’ambiguïté et la complexité (2)

• Penser et agir de manière stratégique (2)

• Travailler de façon collaborative (2)

• Accompagner, diriger et encadrer le personnel (1)

Compétences fonctionnelles

• Capacité d’analyse (1)

• Planification & Organisation (2)

• Appliquer l’expertise technique (2)

• Suivi des instructions et des procédures (2)

Compétences additionnelles

• Expérience de l’utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres outils de bureau de l’UNICEF.
• Capacité à appliquer de manière cohérente les politiques, procédures et bonnes pratiques pertinentes dans le travail quotidien. Être pro-actif, disponible, orienté service client pour résoudre les requêtes des Staffs.
• Capacité à développer et à maintenir des relations de travail efficaces avec les fournisseurs et les collègues et à obtenir l’aide et la coopération des autres dans un effort d’équipe.
• Aptitude à travailler avec efficience, établir des priorités et à planifier son propre travail.
• Capacité d’apprentissage rapide afin de pouvoir utiliser les modules appropries dans le système SAP de l’UNICEF.

NB: UNICEF s’engage à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de son personnel, et encourage tous les candidats sans distinction de sexe, de religion et d’origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l’organisation.

Nous offrons une large gamme d’avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses d’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L’UNICEF encourage fortement l’utilisation d’arrangements de travail flexibles.

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard toute conduite jugée incompatible avec son mandat et avec les normes de conduite des fonctionnaires des Nations Unies, notamment l’abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents et devra adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et de l’historique de carrière. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer cette vérification.

Les recrutements à l’UNICEF sont soumis à une autorisation médicale. Ils peuvent également être soumises à des exigences d’inoculation (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l’UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur gouvernement avant de prendre une affectation avec l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de nomination, sans compensation, si une autorisation médicale n’est pas obtenue, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.

L’UNICEF et d’autres agences des Nations Unies déménageront dans la nouvelle Maison des Nations Unies, actuellement en construction à Diamniadio, à 30 kilomètres du centre de Dakar.