Project Assistant – NPSA5

Background

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

 

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Le Projet d’Assistance Électoral Tunisie II (PAET II) du PNUD est établit sur la base de l’expérience et du travail réalisés par le projet Soutien au processus électoral en Tunisie (SPELTU) crée en 2011 et le Projet d’Assistance Électoral Tunisie I (PAET I) crée en 2015. Aligné sur les objectifs du Plan stratégique du PNUD et du Plan cadre d’Aide au développement des Nations Unies (UNDAF), du Programme de pays (CPD) du PNUD et du Plan d’Action du Programme de pays (CPAP) du PNUD, les interventions du projet PAET II cherchent à renforcer les processus démocratiques qui contribuent à la consolidation de l’unité nationale tunisienne, en augmentant la participation politique dans les processus électoraux inclusifs et transparents et en consolidant le rôle des médias dans la transition démocratique. 

En conséquence, le document du projet PAET II est élaboré dans le but de fournir des intrants nécessaires pour atteindre les principaux résultats suivants:

1. Renforcement de l’efficience, de la transparence et de l’efficacité de la gestion et de l’administration électorales grâce à l’amélioration des capacités institutionnelles, à la numérisation et aux réformes législatives

2. Renforcement de l’inclusivité du processus électoral grâce à la participation des groupes vulnérables et marginalisés 

3. Rôle efficace des médias audiovisuels et numériques dans le processus électoral 

 

Dans ce contexte, le PNUD à travers le projet PAET II assistera la contrepartie nationale dans l’évaluation, panification et promotion des partenariats en vue de soutenir les élections, le développement des capacités nationales et l’obtention des connaissances à partir des expériences mondiales, assurant qu’un cadre électoral approprié est en place, l’achat des biens et services en cas de besoins, et la communication et le rapportage des résultats aux acteurs nationaux et internationaux ainsi que la société tunisienne au sens le plus large.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe du Conseiller Technique Principal (CTP), l’assistant (e ) du projet fournit un appui dans l’exécution de la gestion logistique et administrative des opérations du projet. L’assistant (e ) du projet travaille en étroite collaboration avec le personnel des différentes composantes du projet, du Service d’appui aux projets, des Opérations.

 

Responsabilités : 

 

Fournir un appui efficace à la gestion du projet, et au suivi: 

• Mettre en œuvre les activités du Projet dont la responsabilité lui a été confiée conformément au plan d’action; 

• Enregistrer des données dans Quantum liées à la mise en œuvre et au suivi des activités ;

• Appuyer l’équipe du Projet dans le suivi et production de différents rapports ;

• Élaborer des documents d’information, des mémoires et des présentations liées aux activités du Projet ; 

• Fournir les informations et le soutien aux missions d’audit ; 

• Réaliser toutes autres activités pouvant permettre l’atteinte des résultats du Projet. 

 

Fournir un appui logistique à l’organisation des activités et événements du projet en se concentrant sur les résultats suivants:

• Créer les réquisitions sur Quantum en relation avec le Plan de Travail Annuel (PTA) et en assurer le suivi auprès des services concernés ; 

• Organiser et suivre les missions sur le module « Travel Expenses » de Quantum, 

• Aider le personnel de différentes composantes du projet dans la préparation des notes logistiques des évènements du projet ; 

• Aider le personnel des différentes composantes du projet dans toutes les questions administratives 

• Appuyer la préparation des missions : les réservations de billets, les paiements des frais de subsistance, les autorisations de voyage, security clearance ; 

• Participer aux événements organisés par le projet et assurer la coordination avec les différents intervenants (hôtels, consultants, participants, etc.) 

• Assurer la préparation des requêtes de paiement du projet en se concentrant sur les résultats suivants : 

• Vérifier les autorisations de voyage, les dossiers de remboursements de l’équipe du projet et des partenaires ;

• Contrôler toutes les pièces justificatives étayant les paiements avant d’établir les demandes de paiements ; 

• Préparer les demandes de paiements pour tous les clients du projet (fournisseurs, les consultants, les experts nationaux, les ONG et les OSC); 

• Faire la relance pour les factures non reçues en vue de procéder à leurs paiements ; 

• S’assurer de la conformité des Opérations avec les règles, règlements et politiques du PNUD.

 

Veiller au bon fonctionnement des services avec les prestataires et à la gestion des équipements du projet en se concentrant sur les résultats suivants : 

• Assurer le suivi des contrats avec les prestataires dans le cadre des services généraux 

• Veiller aux mouvements des équipements au sein de l’équipe et à une gestion rationnelle des consommables du projet;

• Assurer la bonne tenue de l’inventaire physique des actifs et des stocks conformément aux exigences du PNUD;

• Assurer l’enregistrement des biens reçus sur Quantum;

• Coordonner le planning de déplacements du conducteur ainsi le calendrier d’entretien du véhicule

• S’assurer que toutes les dépenses effectuées sont en conformité avec le budget; 

• Assurer le partage des connaissances et la gestion d’information : 

• Se tenir informé(e) des activités du projet et du contexte dans lequel le projet fonctionne; 

• Fournir des mises à jour régulières et des rapports sur le travail accompli ainsi que le degré d’avancement.

• Assurer le suivi des absences de l’équipe du projet (leave monitor); 

• Assurer le suivi des renouvellements de contrats de service de l’équipe du projet dans les délais requis ; 

• Organiser les archives et la documentation du projet 

• Faire la synthèse des enseignements tirés et des meilleures pratiques en relation avec les questions de programme et d’opérations;

• Exécuter toute autre tâche demandée par l’équipe de gestion du projet.

 
Résultats:

Competencies

CORE:

• Achieve Results: Niveau 1: Planifie et surveille son propre travail, porte une attention particulière aux détails, livre un travail de qualité dans les délais,
• Think Innovatively: Niveau 1: Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations,
• Learn Continuously: Niveau 1: Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des retours,
• Adapt with Agility: Niveau 1: S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible,
• Act with Determination: Niveau 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant,
• Engage and Partner: Niveau 1: Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives,
• Enable Diversity and Inclusion: Niveau 1: Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, affronter les discriminations.

Cross-Functional & Technical competencies: 

 

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme d’Études secondaires complétés requis OU un diplôme universitaire en gestion de l’administration, de comptabilité, des finances ou dans une discipline connexe sera dument considéré, mais pas une obligation. 

Experience:

• Un minimum de 5 ans (avec un diplôme d’études secondaires), OU 2 ans (avec le diplôme universitaire) d’expérience professionnelle pertinente et diversifiée en administration, comptabilité, finance, gestion de projet ou tout domaine pertinent.

Required skills and competencies:

• Au minimum 1 expérience pertinente dans les services d’appui administratif, financier ou programmatique au sein d’une organisation internationale de développement. 
• Bonne connaissance de l’outil informatique (MS Word, Excel, Outlook) et capacité à utiliser les outils de gestion informatiques et finances (ERP). 
• Une expérience avec le PNUD sera très appréciée. 
• La parfaite maîtrise des procédures de Quantum serait un atout.

Desired additional skills and competencies:

• Très bonnes capacités rédactionnelles en langue française.
• Capacité à travailler en équipe. 
• Capacité de vulgariser les connaissances.

Required Language(s) (at working level):

• Parle couramment le français et l’arabe.
• La connaissance en anglais sera un atout. 

Disclaimer