DEMANDE DE PROPOSITION: Activité de suivi par une tierce partie (TPM) dans le nord du Bénin

Soutenir le suivi par une tierce partie (TPM) de neuf partenaires de mise en œuvre du secteur de la santé dans le nord du Bénin. Le TPM comprendra l’évaluation de la performance des partenaires par le biais de visites sur place, la collecte de données et l’évaluation, et l’identification de recommandations pour l’amélioration des partenaires.

Projet: Programme d’évaluation, d’analyse, de recherche et d’apprentissage en santé mondiale (GH PEARL)

Date d’émission de l’appel d’offres: 11 juin 2024

Pays de performance: Benin

Soumettre vos questions avant le : 17 juin 2024

Date limite de soumission : 30 juin 2024

Le projet

Le projet GH PEARL (Programme d’évaluation, d’analyse, de recherche et d’apprentissage en santé mondiale), financé par l’USAID, vise à générer et à utiliser efficacement des données et des preuves de haute qualité dans le but de renforcer les politiques et la mise en œuvre des programmes afin d’améliorer la santé et de sauver des vies dans les pays à revenu faible et intermédiaire (PRFI). GH PEARL est un consortium dirigé par l’Université de Caroline (UNC), qui travaille ensemble pour aider les pays à identifier et à adopter des approches éprouvées et innovantes afin d’améliorer la qualité, la couverture et l’équité des domaines de la santé tels que la planification familiale/la santé de la reproduction, la santé maternelle, néonatale et infantile et les interventions nutritionnelles aux niveaux mondial, régional, national et infranational.

GH PEARL met en œuvre une activité de de Surveillance par Tiers (TPM) dans le nord du Bénin. Cela implique la collecte de données primaires auprès des prestataires de mise en œuvre à différents niveaux du système de santé afin d’améliorer la gestion adaptative par les partenaires et l’USAID, l’évaluation des compétences et le renforcement des capacités pour les approches de collaboration, d’apprentissage et d’adaptation (CLA). En outre, l’activité vise à développer des protocoles de collecte de données, y compris un plan analytique, en utilisant une méthode de co-conception collaborative et à les tester avant de les déployer à grande échelle. L’objectif global de l’activité TPM est de s’assurer que des données rapidement exploitées conduisent à une performance durable et améliorée des partenaires de mise en œuvre au service de la population du Bénin.

Critères de Qualification Minimum

Les organisations souhaitant répondre à cet appel d’offres doivent remplir les critères de qualification minimum suivants et fournir les documents justificatifs correspondants:

• Doit être une entité légale enregistrée au Bénin et fournir une copie du certificat ou des statuts.
• Doit exister depuis au moins trois ans.
• Doit avoir un Identifiant d’Entité Unique (UEI, les instructions pour obtenir l’UEI peuvent être trouvées
  ici https://sam.gov/content/entity-registrationhttps://www.sam.gov/)..)
• Ne doit avoir aucune exclusion active dans www.sam.gov, les Nations Unies, ou d’autres bases de
  données de conformité internationales.
• Doit être détenu par des ressortissants d’un pays ne figurant pas sur la liste des sources interdites ou exclues de faire des affaires avec les États-Unis.

Expérience requise

• Expérience dans la conduite d’activités de suivi et d’évaluation dans le secteur de la santé.
• Maîtrise de la collecte et de l’analyse de données quantitatives et de l’établissement de rapports.
• Expérience et connaissance avérées des normes et des meilleures pratiques en matière de conception, d’élaboration et de mise en œuvre de plans de suivi, d’évaluation et d’apprentissage (MEL) pour les projets financés par l’USAID, y compris une expertise en matière de méthodologies robustes de collecte de données.
• Capacité avérée à déployer efficacement du personnel et des ressources qualifiés pour mener des
  activités de suivi sur plusieurs sites de projet, en assurant la cohérence et la qualité de la collecte et
  de l’analyse des données tout en s’adaptant aux besoins et aux défis propres à chaque projet.
• Expérience avérée dans la collecte de données qualitatives par le biais d’entretiens avec des
  informateurs et de groupes de discussion.

Étendue des travaux

GH PEARL ne sera pas responsable et ne facilitera pas les dispositions relatives au devoir de diligence. Les soumissionnaires doivent être responsables de la mise en œuvre de leurs propres plans en matière de logistique, d’assurance et de sécurité et doivent être prêts à montrer à Palladium que des mesures appropriées sont en place.

Le sous-traitant sera chargé de mener à bien les activités clés suivantes:

1. Élaborer un plan opérationnel comprenant

• Des procédures pour effectuer les visites sur le terrain, garantir la précision, la fiabilité et la cohérence des observations sur le terrain, y compris une proposition détaillant le nombre de superviseurs et de contrôleurs sur le terrain nécessaires pour mener à bien la collecte de données.
• Les besoins logistiques pour le travail sur le terrain, tels que le transport, l’hébergement et l’équipement (si nécessaire).
• Des stratégies pour gérer efficacement la logistique, en tenant compte de facteurs tels que le calendrier, la disponibilité des ressources et le rapport coût-efficacité
• Les protocoles de manipulation et de sécurisation des appareils mobiles et du matériel nécessaires aux activités sur le terrain.
• Créer un calendrier détaillé décrivant la séquence des activités, de la planification à l’exécution.
• Fixer des délais précis pour chaque phase du processus de mise en œuvre, en prévoyant une certaine souplesse pour tenir compte des retards imprévus ou des modifications de la portée du projet.
• Plan d’urgence pour faire face aux difficultés ou perturbations potentielles pouvant survenir lors de la collecte de données sur le terrain, telles que des conditions météorologiques défavorables, des pannes d’équipement ou des problèmes de personnel. Décrire des stratégies et des mesures alternatives pour atténuer les risques et minimiser les perturbations du projet.

Chaque vendredi, le sous-traitant doit fournir à la GH PEARL un rapport hebdomadaire mettant en évidence les conclusions des visites de la semaine, un rapport consolidé étant fourni le dernier vendredi du mois.

Le sous-récipiendaire est censé informer le site de la visite et demander les autorisations gouvernementales appropriées avant son arrivée, et doit en tenir compte dans la programmation des visites. Par la suite, les observateurs sur le terrain recueilleront le consentement éclairé du personnel du site avant d’administrer les questionnaires structurés au moyen d’appareils mobiles.

2. Recruter et embaucher le personnel

Tout le personnel doit posséder une expérience préalable dans la collecte de données sur le terrain, en
particulier dans l’évaluation des domaines de la santé. Le sous-Récipiendaire sera responsable du
recrutement, de l’embauche et de la mise à disposition du personnel suivant:

• Point de contact: Gérer la logistique, les affectations, les rapports, le calendrier et servir de liaison principale pour le responsable local du programme PEARL de la GH. Il doit être titulaire d’une licence, avoir au moins cinq ans d’expérience dans la gestion ou la conduite de travaux complexes sur le terrain et posséder d’excellentes compétences en matière de communication.
• Superviseurs de la collecte de données: Superviser les activités de collecte de données. Ils doivent être titulaires d’un diplôme universitaire minimum et posséder une vaste expérience en la matière.
• Contrôleurs de terrain: Ils sont chargés de la collecte des données et des entretiens. Ils doivent faire preuve d’expérience dans les méthodologies de collecte de données. Un diplôme universitaire est souhaitable mais pas obligatoire.

Le sous-Récipiendaire doit disposer d’un plan garantissant qu’il y a suffisamment de moniteurs de terrain disponibles pour participer à la formation de deux semaines pour les activités de collecte de données, en tenant compte de l’attrition possible du personnel.

3. Soutenir la formation et les outils de pilotage

• Organiser la logistique pour une formation en personne de deux semaines pour les superviseurs et les contrôleurs de terrain afin de s’assurer que tous les membres de l’équipe sont bien préparés pour remplir leurs rôles efficacement ; la formation sera dirigée par la GH PEARL.
• Après la formation, le sous-récipiendaire organisera et conduira une visite d’essai pilote dans chaque type de site en étroite collaboration avec le responsable local du programme GH PEARL. Ces visites impliqueront la collecte d’informations et de résultats pour informer les mises à jour des outils de collecte de données et des processus sur la base des résultats du projet pilote.
• Le sous-récipiendaire sera responsable de la logistique de l’organisation de cette formation dans un lieu central et des visites d’essai pilote, y compris l’impression des documents de formation, les frais de déplacement et les frais accessoires pour le personnel, ainsi que l’achat de locaux et les services de restauration (si nécessaire).

4. Collecte de données sur le terrain

Mettre en œuvre et gérer tous les éléments du travail sur le terrain dans le cadre du programme TPM:

• Mettre en œuvre le plan et les protocoles du TPM qui décrivent la méthodologie, les outils et le calendrier de la collecte, de l’analyse et de la communication des données.
• Effectuer des visites sur place dans les bureaux et sur les sites de projet de chaque partenaire de mise en œuvre au niveau de la communauté, des établissements de santé, des bureaux administratifs, des sites de surveillance sentinelle et des entrepôts. Ces visites se concentreront sur la collecte des données, l’assurance qualité et les contrôles de qualité, y compris la vérification croisée (triangulation) des outils de collecte et de communication des données.
• Interroger les principaux partenaires de mise en œuvre/parties prenantes, y compris le personnel du projet, afin de recueillir des informations en retour et des points de vue sur les performances du projet.
• Superviser les activités de collecte de données et les mécanismes d’assurance et de contrôle de la qualité des données, y compris les vérifications ponctuelles, les contrôles de validité, etc.
• Fournir un espace de bureau au responsable local du programme PEARL de GH dans le bureau du
  sous-traitant afin de faciliter les réunions quotidiennes, la planification et la notification de tout problème identifié lors des visites sur le terrain.
• Veiller à ce que tous les observateurs sur le terrain aient accès à des appareils mobiles pour mener à bien les activités de collecte de données ; des appareils mobiles doivent être achetés si nécessaire et reflétés dans la proposition financière.
• Les contrôleurs sur le terrain doivent travailler en binôme lors des visites de collecte de données.
• Veillez à ce que tous les travaux sur le terrain respectent les normes internationales et béninoises en matière d’éthique de la collecte de données.
• Le sous-récipiendaire achètera des licences pour une application web qui sera utilisée sur des appareils mobiles par les contrôleurs de terrain pour collecter des données lors des visites de sites. Au minimum, le logiciel doit collecter des données quantitatives et qualitatives ainsi que des
  coordonnées géographiques et stocker des photos. Chaque contrôleur de terrain, superviseur et responsable de l’assistance technique du projet doit avoir accès aux comptes pour la collecte ou la vérification des données, selon le cas. Les données doivent également être disponibles pour que la GH PEARL puisse les intégrer dans un tableau de bord. (Exemples: SurveyCTO ou KoboToolbox).

5. Évaluation de la qualité des données (DQA)

Réalisez une évaluation de la qualité des données, effectuée par des collecteurs de données hautement expérimentés, pour comprendre la qualité des données rapportées par les partenaires de mise en œuvre. Cela comprend:

• Mettre en œuvre la procédure opérationnelle standard (SOP) fournie par GH PEARL pour la collecte des données. La SOP décrira les méthodes et protocoles spécifiques à suivre.
• Garantir le respect de la SOP pendant le processus de collecte des données, en se concentrant sur les indicateurs de performance sélectionnés.
• Appliquer des méthodes de collecte de données standardisées pour vérifier les principales normes de qualité des données relatives à la validité, la fiabilité, la précision, l’intégrité et la rapidité conformément aux protocoles établis.
• Evaluer la qualité des données en utilisant des critères spécifiques tels que la complétude, la fiabilité et la promptitude. Effectuer des tests de cohérence en comparant les données rapportées aux sources primaires afin de vérifier leur cohérence. Analyser les écarts en identifiant et en examinant les divergences entre les données rapportées et les données vérifiées.
• Compiler les résultats de la DQA, en soulignant les points forts et les faiblesses de la qualité des données identifiés lors du processus de collecte des données.

6. Participer aux réunions régulières

• Participer aux réunions hebdomadaires de fin de semaine avec le responsable du programme local de GH PEARL. Le but de ces réunions est de réaliser un contrôle de qualité interne et de fournir des retours sur les données collectées pendant la semaine. Ces sessions visent à mettre à jour le
  calendrier des visites sur site, discuter des progrès des activités sur le terrain, documenter les ajustements nécessaires à la logistique en fonction des conditions locales spécifiques, résoudre les problèmes, et fournir un mentorat continu à tous les membres de l’équipe selon les besoins.
• Participer aux réunions mensuelles de gestion adaptative dirigées par le responsable du programme local de GH PEARL, destinées à soutenir les partenaires de mise en œuvre dans l’interprétation et l’action sur les résultats des visites sur site.

7. Compilation des données et rédaction de rapports

• Saisir les données TPM dans la base de données au point de collecte via des appareils mobiles.
• Compiler des rapports mensuels résumant les activités en extrayant des captures d’écran des tableaux de bord et ajouter un récit pour décrire le contexte, les conclusions et formuler des
  recommandations immédiates et urgentes.
• Examiner les documents de projet, les rapports et les sources de données pour évaluer la conformité avec les objectifs du projet, les plans de travail et les exigences des donateurs pour une vérification croisée.
• Produire un rapport complet de DQA résumant les conclusions et les actions correctives proposées pour résoudre les problèmes identifiés et améliorer la qualité des données.
• Préparer un rapport final qui consolide toutes les données de suivi et d’évaluation collectées tout au long du cycle de vie du projet. Le rapport final inclura une analyse des principales conclusions, des leçons apprises et des recommandations pour les actions futures.