UNDP - United Nations Development Programme
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Antecedentes
La diversidad, la equidad y la inclusión son principios fundamentales en el PNUD: valoramos la diversidad como una expresión de la multiplicidad de naciones y culturas donde operamos, fomentamos la inclusión como una forma de garantizar que todo el personal esté capacitado para contribuir a nuestra misión y garantizamos la equidad y justicia en todas nuestras acciones. Adoptar un enfoque de “no dejar a nadie atrás” en nuestros esfuerzos por la diversidad significa aumentar la representación de las poblaciones desatendidas. Se recomienda encarecidamente que presenten su solicitud las personas que se identifiquen como pertenecientes a poblaciones marginadas o excluidas. Obtenga más información sobre cómo trabajar en el PNUD, incluidos nuestros valores e historias inspiradoras. inspiring stories.
El PNUD no tolera la explotación y el abuso sexual, ningún tipo de acoso, incluido el acoso sexual, ni la discriminación. Por lo tanto, todos(as) los(as) candidatos(as) seleccionados(as) se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes.
Background
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
Propósito del trabajo y contexto organizacional
El Centro Regional para América Latina y el Caribe (RBLAC), respalda las actividades de apoyo brindadas por las Oficinas de País, procurando fortalecer sus capacidades en el manejo de proyectos, formación de alianzas estratégicas y distribución del conocimiento en áreas prioritarias en América Latina y el Caribe.
El/La Recepcionista/Auxiliar de Apoyo a Operaciones proporcionará servicios de apoyo diario al Equipo de Operaciones y del Centro Regional del PNUD garantizando una alta calidad, atención a los detalles, consistencia del trabajo, manteniendo excelentes relaciones interpersonales y trabajo en equipo.
Funciones y Responsabilidades
Las funciones principales del puesto de Recepcionista/Auxiliar de de Apoyo a Operaciones de la Oficina del Centro Regional para América Latina y el Caribe/RBLAC son:
- Brindar soporte en el área de recepción:
Atender a los clientes, visitantes, proveedores y personal.
Atender las llamadas locales, internacionales y transferirlas al personal.
Tomar los mensajes de las llamadas de no conseguir al personal.
Actualizar el directorio telefónico de la oficina.
Recibir la correspondencia y ordenarla en las bandejas de entrada, siguiendo los protocolos establecidos de bioseguridad para distribuirlas al personal.
Apoyar a la Administración del Centro Regional/RBLAC en cotizaciones, llamadas a proveedores y cualquier otra actividad operativa en que pueda colaborar.
Colaborar y dar seguimiento al proceso establecido de bioseguridad, seguimiento del personal presencial en las oficinas y seguimiento de los invitados a reuniones.
- Brindar apoyo a las actividades de procesamiento de pagos y los seguimientos necesarios a requerimiento, según lo indique el supervisor.
- Brindar apoyo a las actividades de procesamiento de requisiciones y de mantenimiento de proveedores (Supplier), a requerimiento.
- Brindar apoyo a la coordinación de eventos planificados, como talleres, retiros, capacitaciones y seminarios, a requerimiento.
- Brindar soporte para el mantenimiento de documentos, archivos y registros relacionados con la administración de la oficina según las pautas corporativas, incluido el archivo, tanto en línea como fuera de línea.
- Proporcionar cualquier otro apoyo necesario al equipo de operaciones, según lo indique el supervisor.
Arreglo Institucional:
El (La) Recepcionista/Auxiliar de Apoyo a Operaciones trabaja bajo la supervisión directa de el/la Asociado(a) Administrativo(a) y/o supervisión general de el/la Gerente de la Unidad de Soluciones de Negocios y Operaciones en el Centro Regional para América Latina y el Caribe (RBLAC).
Competencias
| Esenciales | ||
| Lograr Resultados: | LEVEL 1: Demostrar que se centra en lograr resultados de calidad y en el impacto. | |
| Pensar Innovadoramente: | LEVEL 1: Mirar más allá de los enfoques convencionales y los métodos establecidos. | |
| Aprender Continuamente: | LEVEL 1: Buscar activamente oportunidades de aprendizaje y autodesarrollo profesional y personal. | |
| Adaptarse con Agilidad: | LEVEL 1: Ser flexible en el manejo del cambio, y adoptar nuevas ideas, enfoques y formas de trabajo. | |
| Actuar con Determinación: | LEVEL 1: No rendirse ante la adversidad y los contratiempos; demostrar resiliencia y compostura | |
| Participar y Asociarse: | LEVEL 1: Actuar de forma que demuestre empatía e inteligencia emocional, mostrando consideración por las necesidades y los sentimientos de los demás. | |
| Facilitar la Diversidad y la Inclusión | LEVEL 1: Tratar a todas las personas con respeto, considerar las implicaciones éticas y responder con sensibilidad a todas las diferencias entre las personas. | |
| Competencias Transversales y Técnicas | ||
| Area Temática | Nombre | Definición |
| Desarrollo de Negocios | Generación del Conocimiento | Capacidad para investigar y convertir la información en conocimiento útil, relevante para el contexto, o responde a una necesidad. |
|
Gestión de Negocios |
Satisfacción del cliente |
Capacidad para responder oportuna y adecuadamente con sentido de urgencia, proporcionar soluciones coherentes y ofrecer resultados y/o soluciones oportunas y de calidad para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes. Aportar información para el desarrollo de estrategia al cliente. Buscar cómo añadir más allá de las peticiones inmediatas de los clientes. |
| Gestión de Negocios | Comunicación | Capacidad para comunicarse de manera clara, concisa e inequívoca tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia. |
| Gestión de Negocios | Concienciación y alfabetización digital | Capacidad e inclinación para adoptar rápidamente nuevas tecnologías, ya sea comprendiendo hábilmente sus usos o mediante la comprensión de su impacto y el empoderamiento de otros para que las utilicen según sea necesario |
| Administración y Operaciones | Documentos y Gestión de registro | Gestión global de documentos (físicos o electrónicos); política de registro y retención, incluido el almacenamiento y el archivo. |
Calificaciones Mínimas y Experiencia:
Requisitos Académicos mínimos:
- Educación secundaria completa con formación en administración, comercio, contabilidad, o áreas afines.
Años mínimos de experiencia relevante:
- Educación secundaria con 3 años de experiencia relevante en administración/operaciones
Habilidades requeridas:
- Experiencia en actividades relacionadas a la posición tales como trámites administrativos, atención de central telefónica, atención/control de registro de visitas, apoyo a distintas actividades, archivo digital, entre otras
- Conocimiento en el uso de computadores y paquetes de software de oficina, en especial Word, Excel y PowerPoint
Habilidades deseadas adicionales a las competencias mencionadas en la sección de conmpetenciasbles:
- Experiencia laboral previa dentro del Sistema de Naciones Unidas, es una ventaja;
- Experiencia laboral previa en organismos internacionales será considerado un valor agregado;
- Experiencia en logística y planificación de eventos;
- Experiencia práctica en ERP, preferiblemente en Oracle Cloud, o PeopleSoft, es una ventaja.
Idiomas requeridos:
- Dominio del idioma español (hablado y escrito)
- Conocimiento del idioma inglés (hablado y escrito)
Certificados Profesionales:
- Se valorarán talleres, seminarios o cursos relacionados al área de administración/operaciones u áreas afines
***Solamente podrán aplicar a esta vacante ciudadanos panameños y/o personas extranjeras con residencia permanente y permiso de trabajo vigente.***
Disclaimer
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
Scam warning
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
Apply
To help us track our recruitment effort, please indicate in your cover/motivation letter where (tendersglobal.net) you saw this job posting.
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