Responsable administratif et financier (RAF) WASOP (H/F)

Description de la mission

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet WASOP, Expertise France recherche un Responsable Administratif et Financier (RAF).

Le poste est rattaché directement au Directeur de Projet et assure la liaison avec les services financiers et administratifs du siège d’Expertise France à Paris. Le rôle comprend :

–          L’application et le suivi des procédures de gestion administrative et financière pour toutes les opérations du projet au bureau d’Expertise France au Cap-Vert ;

–          La supervision de l’équipe administrative et financière (Chargé de passation de marché, Chargé de logistique et d’événementiel, Comptable, Assistant RH et administratif, etc.) ;

–          Préparation des rapports financiers internes et externes pour le projet.

Plus précisément, le gestionnaire administratif et financier sera chargé de :

1.      Gestion administrative et financière

Le RAF sera responsable de toutes les principales tâches de gestion administrative et financière à l’échelle régionale et nationale :

• Gérer toutes les procédures administratives et financières au niveau macro, c.-à-d. les demandes d’exonération de TVA, la fiscalité, les déclarations, etc. ;
• Rester informé des évolutions des législations et réglementations nationales ;
• Construire et entretenir des relations avec les autorités administratives nationales, en harmonie avec le Groupe AFD ;
• Rédiger, superviser et contrôler la mise en œuvre des règles et procédures administratives, financières et de gestion des ressources humaines ;
• Gérer les problématiques RH en collaboration avec le cabinet de portage salarial.

Soutien à l’équipe opérationnelle :

• Assurer, en collaboration avec le Responsable des subventions, un suivi financier et comptable approprié de toutes les subventions du projet ;
• Assurer la conformité du projet avec la politique d’archivage.

2.      Gestion de l’équipe Support

Le directeur administratif et financier sera chargé de superviser et de déléguer les tâches quotidiennes de gestion administrative et financière à l’équipe Support, notamment :

• Superviser la gestion comptable, en coordination avec le Comptable :

o   Assurer la mise en œuvre des procédures de paiement et des pratiques comptables appropriées ;

o   Assurer le contrôle qualité de tous les documents et registres comptables, y compris les journaux bancaires et de caisse ;

o   Superviser la préparation des documents de clôture comptables mensuels, trimestriels et annuels ;

o   Superviser les clôtures comptables semestrielles avec l’équipe administrative.

• Superviser la gestion de la trésorerie et de la caisse, en coordination avec le Comptable :

o   Superviser les prévisions de trésorerie,

o   Superviser la réception des fonds par le siège,

o   Définir et superviser les processus assurant la sécurité des fonds.

• Superviser les Chargés de logistique et de passation de marché :

o   Superviser les contrats de gestion immobilière (location, accords-cadres, etc.) en lien avec le Chargé de passation de marchés et les services concernés au siège ;

o   Contribuer aux procédures de passation de marché (comités d’évaluation, négociation, etc.) ;

o   Veiller au respect des règles de passation de marché d’Expertise France.

• Diriger et coordonner l’équipe Support :

o   Participer au recrutement de l’équipe Support, définir les objectifs professionnels de chaque membre, organiser la répartition des tâches et des responsabilités entre les membres de l’équipe en s’appuyant sur les compétences et la définition des postes de chacun ;

o   Organiser et diriger des réunions régulières de l’équipe Support ;

o   Soutenir l’équipe dans son évolution professionnelle, en favorisant les stratégies de décentralisation : identifier les besoins et les opportunités de formation ;

o   Gérer les ressources humaines au sein de l’équipe de soutien : fixer des objectifs, mener des entretiens, gérer les congés, etc. ;

o   Assurer le maintien d’une atmosphère de travail sereine, dynamique et positive, faciliter les relations de travail en équipe et assurer la circulation fluide de l’information entre les membres de l’équipe.

3.      Planification et rapports financiers

Le responsable administratif et financier est responsable de la communication de données financières fiables au siège d’EF et aux donateurs. Ses tâches comprendront des rapports réguliers et des exercices de suivi tels que :

• Assurer la disponibilité d’informations contractuelles et financières fiables, grâce à un contrôle et un suivi réguliers de la qualité des données financières.
• Préparer et suivre les suivis financiers selon les formats établis au sein d’Expertise France.
• Vérifier les suivis financiers mensuels (affectation des dépenses, consommation, prévisions, etc.) et préparer des rapports internes pour l’équipe de projet basée à Paris, en coopération avec le Directeur Adjoint.
• Préparer des rapports financiers destinés à l’Union européenne.
• Préparer et appuyer les audits ou les contrôles financiers.
• Préparer les exercices budgétaires internes trois fois par an (budget initial, budget révisé et prévisions d’atterrissage).

Cette description de poste n’est pas exhaustive ; le Responsable Administratif & Financier est chargé de superviser l’ensemble des aspects administratifs et financiers du projet et doit réaliser toutes les activités nécessaires à leur exécution.

Description du projet ou contexte

Le programme « West Africa Sustainable Ocean Programme » (WASOP), financé par l’Union européenne à hauteur de 59 M€ vise à améliorer l’utilisation durable et intégrée des ressources océaniques en Afrique de l’Ouest en stimulant une croissance économique inclusive. Ce programme, d’une durée de 5 ans, couvre 13 pays ouest africain : Cap Vert, Mauritanie, Sénégal, Gambie, Guinée, Guinée Bissau, Liberia, Sierra Leone, Côte d’Ivoire, Ghana, Togo, Bénin, Nigeria.

Le programme est divisé en trois piliers :

• Pilier 1 : Renforcer la gouvernance océanique en Afrique de l’Ouest ;
• Pilier 2 : Soutenir une économie bleue innovante et durable ;
• Pilier 3 : Renforcer la résilience marine et côtière.

Chaque Pilier du programme est coordonné par une Délégation de l’Union Européenne (DUE) : Ghana et Sénégal pour le Pilier 1, Cap-Vert pour le Pilier 2 et Sénégal pour le Pilier 3. Les 13 DUE implantés dans les pays bénéficiaires seront également partie prenantes du programme.

Expertise France est en charge de la mise en œuvre directe du Pilier 2 “Soutenir une économie bleue innovante et durable” et de la coordination globale du programme. Une enveloppe de 28,5M€ est allouée pour le Pilier 2 dont l’objectif est de fournir les services techniques et l’expertise nécessaires au développement et à la mise en œuvre d’une intervention durable de l’économie bleue en Afrique de l’Ouest.

Les quatre résultats attendus du Pilier 2 sont les suivants :

–          R1 : la WASOP est mis en œuvre de manière efficace grâce à la mise en place d’un système de coordination

–          R2 : des prestations de services d’expertise thématique et de soutien technique aux intervenants sont délivrés ;

–          R3 : la sélection et la mise en œuvre d’actions pilotes dans l’économie bleue durable sont réalisées ;

–          R4 : les activités de communication du WASOP, y compris des activités de sensibilisation au potentiel de l’économie bleue sont mises en œuvre.

Une équipe projet, basée à Praia au Cap Vert, sera recrutée pour assurer le pilotage des activités déléguées à Expertise France. Ses missions seront : (i) la définition et la mise en œuvre de la stratégie d’intervention, (ii) la mise en œuvre de la stratégie de communication et visibilité, et du système de suivi-évaluation et (iii) la gestion administrative et financière du projet.

L’équipe projet sera notamment composée :

–          D’une équipe de direction : Directeur.trice de projet, Directeur.trice adjoint.e, et Assistant.e de Direction ;

–          D’une équipe opérationnelle :

o   Chargé.e de Suivi-Evaluation, Chargé.e de Partenariats, Conseiller.e en Genre (R1),

o   Responsable d’Assistance Technique, Chargé.e d’Assistance Technique (R2),

o   Responsable des Subventions (R3),

o   Chargé.e de la Gestion des Connaissances (R4), Chargé.e de Communication (R4), etc.

–          D’une équipe support : Responsable administratif et financier (présente fiche de poste), Chargé.e de logistique et d’événementiel, Chargé.e de passation des marchés, Comptable, Assistant.e RH et administratif, etc.

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