Oficial Local de Proyectos (COORDINADOR ESTADAL)

Descripción de la Posición

Línea de Reporte

El/La Oficial Local de Proyectos reporta al Coordinador Nacional de Proyectos.

El/La Oficial Local de Proyectos supervisa el desarrollo y cumplimiento de las actividades para la implementación de los proyectos en el Estado Coro, así como al equipo de RET designado en el Estado Coro.

El/La Oficial Local de Proyectos, trabaja en estrecha coordinación con el/la Gerencia de Programa y con el/la Oficial Nacional de M&E.

Ubicación principal

La posición está basada en la Oficina de Proyectos de RET en el Estado Falcón, localizada en la ciudad de Coro.

Responsabilidades Generales

Bajo la supervisión del Coordinador Nacional de Proyectos, el/la Oficial Local de Proyectos es responsable de:

• Planificar, gestionar y coordinar la adecuada y oportuna implementación programática, técnica y financiera de todas las actividades, procesos y resultados previstos en los proyectos de RET International en el Estado y basado en los principios humanitarios. Además según los estándares de WFP.
• Garantizar la implementación de los proyectos en tiempo, costo y alcance, de acuerdo a los lineamientos y procedimientos establecidos.
• Conocer y aplicar todas las políticas y manuales de procedimientos de RET; garantizar su difusión entre equipo local de proyecto y su aplicación en las operaciones en general y la implementación de los proyectos en particular.
• Supervisar y guiar el trabajo de los equipos locales de proyecto en el Estado.
• Coordinar estrechamente con las diferentes áreas de trabajo, a saber, M&E, Técnica, Finanzas, Administración y Recursos Humanos, para asegurar el adecuada y oportuno uso de los recursos necesarios para una ejecución eficiente y eficaz de cada proyecto en el Estado;

Responsabilidades Especificas

Implementación de Proyectos

• Al comienzo de cada proyecto, participar en las reuniones de planificación junto al resto del equipo de proyecto para elaborar el Plan de Trabajo con hitos claramente establecidos que correspondan a las principales, actividades, procesos y resultados del proyecto.
• Una vez finalizado y validado el Plan de Trabajo garantizar su conocimiento y manejo por parte de todo el equipo local de proyecto a su cargo.
• Realizar reuniones periódicas de planificación con el personal local del proyecto para asegurar que el proyecto, el plan de trabajo, las estrategias y herramientas técnicas, programáticas y financieras a implementar sean retroalimentadas e integralmente comprendidas por el equipo local;
• Garantizar la implementación de Plan de Trabajo en tiempo, costo y calidad, de acuerdo a los lineamientos y procedimientos técnicos, de monitoreo, programáticos y financieros establecidos.
• Orientar y guiar al equipo local en la implementación de las actividades, siempre enfocadas al cumplimiento de los resultados y objetivos con estricto apego a lo establecido en el Plan de trabajo y el Presupuesto.
• Dar seguimiento y velar por la actualización oportuna y articulada del Plan de Trabajo cuando se identifique que es necesario.
• Dar seguimiento y actualizar permanentemente el análisis de riesgo de los proyectos en el Estado e informar inmediatamente a el/la Gerente de programa de toda discrepancia, reto o dificultad que se encuentre durante la planificación y ejecución de las actividades, especialmente cuando pueda afectar al logro de los objetivos de RET.
• Elaborar un informe mensual de operaciones en el Estado suministrando información relevante a los intereses y la misión institucional incluyendo la evolución del contexto, RRHH, seguridad, y el seguimiento al Plan de Trabajo, Presupuesto y Plan de Compras de los proyectos implementados en el Estado.
• Revisar y enviar reportes a WFP.
• Asegurar la comunicación y coordinación con WFP con la participación activa en las reuniones de coordinación.
• Garantizar la calidad y pertinencia de la información y puntualidad de la entrega de los informes locales (programáticos, financieros, técnicos y de monitoreo) requeridos sobre los proyectos bajo su responsabilidad.
• Asegurar que todo el personal sobre el terreno presente sus informes periódicos a tiempo, de conformidad con los requisitos y los plazos establecidos en los planes de trabajo y de seguimiento y evaluación, y con los plazos internos acordados con el/la Gerente de Proyecto;
• Planificar y dar seguimiento a todas las intervenciones de RET en la zona de operación bajo su responsabilidad.
• Supervisar la correcta implementación de los procedimientos técnicos, programáticos, de monitoreo y financieros de RET en las actividades de los proyectos en la zona bajo su responsabilidad.
• Realizar misiones frecuentes sobre el terreno, garantizando que las actividades del proyecto se ejecuten eficazmente de conformidad con el plan de trabajo y, en concordancia con lo que se describe en los informes de progreso.
• Mantener actualizados y accesibles los datos de cada componente del proyecto, enfocados en el sistema de gestión de información.
• Garantizar la adecuada gestión de los archivos digitales e impresos de los proyectos y operaciones, asegurando su seguridad, confidencialidad, y respaldo.
• Asegurar el buen uso de los activos.

Seguridad

• Velar que la oficina cumpla con todos los requerimientos y estándares mínimos de seguridad, adecuación y funcionabilidad de RET.
• Liderar la implementación del Plan de Seguridad en las operaciones en el Estado y asegurar que el equipo del proyecto lo conozca y gestione eficazmente sus roles y cumplimiento;
• Tomar las medidas necesarias para la seguridad de todo el personal y aplicar las acciones en caso de emergencia o desastre, según proceda;
• Informar inmediatamente a el/la Gerente de Proyecto y el/la Gerente de programa sobre cuestiones clave para la seguridad y protección.
• Elaborar y mantener un registro de gestión de riesgos; proponer proactivamente medidas de mitigación de riesgos en las zonas de alto riesgo potencial (por ejemplo, seguridad del personal, robos, etc.)
• Por expresa delegación de el/la Gerente de programa del país, participar en reuniones de coordinación con las autoridades y/o los asociados; y en actividades de coordinación y articulación interinstitucional con agencias y organismos de cooperación nacional e internacional.

Otras

• Estar en permanente contacto y coordinación con la Oficina Nacional de RET Venezuela.
• Asegurar la ejecución del presupuesto asignado de manera eficiente y eficaz en coordinación con el/la Oficial Nacional de Finanzas y con total apego a las políticas y procedimientos de RET.
• Supervisar el personal de RET a su cargo en coordinación con el/la Gerente de programa del país y con estricto apego a lo establecido en la Política y Manual de Recursos Humanos de RET y lo establecido en las leyes del país.
• Organizar talleres y eventos de capacitación, según lo coordinado con la Oficina Nacional;
• Planificar y acompañar misiones de campo de la Oficina Nacional y la Sede.
• Completar cualquier tarea adicional en el marco de sus funciones, según lo solicite el/la Gerente de Proyecto y el/la Gerente de programa.
• Trabaja con confianza e integridad y tiene un claro compromiso con los valores fundamentales y los principios de RET, asegurando que las actividades y su desempeño cumplan con lo establecido en el Código de Conducta de RET, el PSEAH y otros Manuales y Políticas Internas;
• Capacidad de trabajar de forma independiente y en equipo, demostrar habilidades de gestión y liderazgo;
• Capacidad de comunicarse de manera clara y sensible con las instituciones y organizaciones pertinentes, y con los interesados internos y externos, como representante de RET. Estas aptitudes incluyen una negociación y representación eficaces;
• Proponer, de manera constructiva, soluciones alternativas a los problemas que surjan en el área de trabajo.
• Título universitario en ciencias sociales o una disciplina vinculante, Ingeniero con conocimiento en proyecto. Una maestría en gestión de proyectos, logística o un campo relacionado se considera una ventaja.
• Un mínimo de 3 años de experiencia progresiva en formulación, y gestión de proyectos. Experiencia en organismos de las Naciones Unidas u ONG es una ventaja.
• Se requiere la nacionalidad venezolana o permiso para trabajar en Venezuela (indispensable).
• Fuertes habilidades de comunicación, dominio completo del idioma español tanto en la escritura como en la conversación;
• Se requiere disponibilidad para comenzar a trabajar inmediatamente.
• Capacidad para priorizar eficazmente múltiples responsabilidades.
• Orientado a los resultados, con un historial de cumplimiento de objetivos en un entorno complejo.
• Flexibilidad para manejar diferentes tareas de manera efectiva y disposición a poner horas extras cuando sea necesario.
• Capacidad para viajar, según sea necesario.
• Dominio de Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Project, Outlook).