RFP: Needs Assessment & Baseline (livelihoods)

Caritas Switzerland Ukraine Country programme is seeking a consultant service provider (individuals or an agency) to conduct a needs assessment and baseline survey for the Recovery and Empowerment through Market Access and Resilient Economic Transformation in Ukraine REMARKET Project.

Country of Support: Ukraine

Assignment Duration: October 2024 – November 2024

Reporting to: Caritas Switzerland’s Project Manager and Program Quality Advisor

(Ukrainian language version below)

1. Background Information

The REMARKET Project aims to strengthen Ukrainian communities and businesses by enhancing market access and fostering economic empowerment for Internally displaced persons (IDPs), returnees, and host community, and ethnic minorities. This project seeks to promote stable income generation, economic stability, and social cohesion by blending the Triple Nexus approach with the Market Systems Development (MSD) approach. It addresses immediate needs while fostering long-term income generation, economic development, and social resilience.

The project builds upon two existing pilot projects by local partners: the Emergency Livelihoods Support in Ukraine (ELIS) Project and the Gotjob Livelihood Project by Caritas-Spes Ukraine, demonstrating a shift from humanitarian assistance to sustainable livelihood support. Traditional modalities like cash-for-jobs and conditional grants will be utilized to enhance household resilience, while partnerships with local market actors will focus on improving financing for Micro, Small and Medium Enterprises (MSMEs) and providing technical and vocational education and training (TVET) for target groups.

The following Oblasts will be covered: Zhytomyrska, Lvivska, Ivano-Frankivska, Khmelnytska, Vinnytska, Odeska, Mykolaivska, Dniprovska

2. Objective of the Needs Assessment/Baseline Survey

The objective of this baseline survey is to establish a comprehensive understanding of the current socio-economic conditions, market access challenges, and opportunities for MSMEs, IDPs, returnees, and host community members in Ukraine. This research will provide a foundation for measuring the impact of the REMARKET project on economic empowerment, market integration, and social cohesion among the target populations. It will aim to gather comprehensive data on the socio-economic status of target populations, identify their needs and gaps, set benchmarks for context monitoring, inform and refine project logical framework, and engage partners for finalisation of the targets. This survey will provide key baseline data to inform the implementation, monitoring, and evaluation of the REMARKET Project, aiming to enhance economic empowerment, market access, and social cohesion among the target populations. Caritas Switzerland (CACH) and partners are interested in learning vulnerability of different groups within the program target locations.

Sub-objectives

Socio-Economic condition: assess the socio-economic conditions of the target groups by examining income levels, employment status, and livelihoods; analyzing household financial conditions such as expenditures, savings, and debt; and evaluating access to essential services and their impact on economic opportunities.

Market Access: identify barriers to market access for target groups, including infrastructure and regulations, assess the availability and use of market information and support services, and examine market integration and economic opportunities for the target populations.

MSME Development: evaluate the current state and growth potential of MSMEs, identify challenges they face, such as access to finance and skilled labor, and explore the effectiveness of existing MSME support mechanisms.

Gender and Social Cohesion: assess social cohesion between IDPs, returnees, and host communities, examine the role of social networks in economic integration, and identify sources of tension and their impact on economic opportunities. Additionally, it will evaluate the socio-economic conditions of women and vulnerable groups, assess their access to economic resources, and identify the effectiveness of gender-based support services.

Benchmarking: establish or revise indicators for income, market access, and social cohesion, provide benchmarks for tracking changes in socio-economic conditions, and identify data gaps for future evaluations.

Lines of Enquiry

The baseline assessment will focus on the following key areas:

• Socio-Economic Conditions: Establish the current socio-economic status of the target population, including income levels, employment status, and economic activities.
• Market Access: Assess the current state of market access for MSMEs and individuals, including barriers and opportunities.
• Employment: Determine the existing levels of employment opportunities for IDPs, returnees, and host community members, and identify factors that can enhance or hinder this trend
• Social Cohesion: Evaluate the current state of social cohesion within the communities, including interactions between IDPs, returnees, and host community members.

3. Scope of Work

The baseline survey will encompass the following specific tasks:

• Data Collection Methods: Utilize both qualitative and quantitative data collection methods to gather comprehensive baseline data.
• Quantitative Methods: Structured surveys, household questionnaires, and market assessments.
• Qualitative Methods: Focus group discussions (FGDs), key informant interviews (KIIs), and potential for specific techniques such as participatory rural appraisal (PRA).
• Sampling Techniques: Develop a robust sampling framework to ensure representativeness of the target populations.
• Sampling Frame: Define the sampling frame to include MSMEs, IDPs, returnees, host community members, and partners such as CACH.
• Sample Size: Calculate an appropriate sample size to ensure statistical significance and reliability of the data.
• Stratification: Apply stratified sampling techniques to ensure diverse representation across different demographic and geographic segments.

Geographic Coverage: The survey will cover multiple regions in Ukraine where the REMARKET Project is being implemented, ensuring comprehensive geographic representation. The following Oblasts will be covered: Zhytomyrska, Lvivska, Ivano-Frankivska, Khmelnytska, Vinnytska, Odeska, Mykolaivska, Dniprovska

4. Survey Methodology

The survey will employ a mixed-methods approach tailored to the needs and characteristics of the target population:

Quantitative Methodologies

• Household Surveys: Use structured questionnaires to collect data on socio-economic conditions, income levels, employment status, and market access.
• Market Assessments: Conduct market surveys to understand the current state of market access for MSMEs, including barriers and opportunities.

Qualitative Methodologies

• Focus Group Discussions (FGDs): Organize FGDs with IDPs, returnees, and host community members to gather in-depth insights into their experiences and perceptions.
• Key Informant Interviews (KIIs): Conduct KIIs with key stakeholders, including local authorities, MSME owners, MFIs, TVET providers and project partners (e.g., CACH) to obtain expert opinions and contextual information

5. Deliverables

The survey team will be responsible for delivering the following outputs:

1. Inception Report: A detailed summary report outlining the survey design and background thinking, proposed methodology and justification, sampling framework and justification, and an adaptive work plan.
2. Data Collection Tools: Finalized questionnaires, interview guides, and other data collection instruments. Please note all collection tools will first have to be drafted and approved in English, afterwards all tools will be translated into Ukrainian.
3. Draft Baseline Survey Report: A comprehensive report presenting preliminary findings and analysis. Please note this draft report will be reviewed by the REMARKET team, commented and edited before finalization.
4. Final Baseline Survey Report: A detailed report incorporating feedback, including data analysis, key findings, and recommendations.
5. Data Sets: Cleaned and organized data sets in an agreed format, including all raw and processed data will be transferred to the REMARKET team and wiped from the contractor’s systems.
6. Presentation of Findings: PowerPoint presentations summarizing key findings, observations, and technical recommendations for dissemination to REMARKET team and stakeholders.

6. Timeline

The baseline survey will follow the proposed timeline below, with key milestones and deadlines:

1. Inception Phase (October 16-20, 2024): Inception meeting, finalization of survey design, and preparation of inception report.
2. Preparation Phase (October 23-26, 2024): Delivery of finalized and approved Inception Report, development and testing of data collection tools, and training of enumerators.
3. Data Collection Phase (November 1-15, 2024): Field data collection across targeted regions.
4. Data Analysis Phase (November 10-20, 2024): Data cleaning, processing, and initial analysis.
5. Reporting Phase (November 20-31, 2024): Drafting, review, and finalization of the baseline survey report.

7. Team Composition and Qualifications

The survey team should comprise individuals with the following qualifications and roles:

1. Team Leader: Experienced in managing large-scale surveys, with expertise in quantitative, and qualitative research methodologies.
2. Data Analysts: Proficient in data analysis software and statistical methods, responsible for processing, and analysing survey data.
3. Field Coordinators: Experienced in fieldwork management, responsible for overseeing data collection activities, and ensuring data quality.
4. Enumerators: Trained in administering surveys and conducting interviews, with knowledge of local languages and contexts.
5. Subject Matter Experts: Specialists in areas such as market systems, livelihoods, and socio-economic assessments, providing technical guidance, and support.

8. Reporting Requirements

The survey team will adhere to the following reporting requirements and schedule:

• Weekly Progress Updates: Verbal updates with Project Coordinator and Program Quality Advisor.
• Final Report: Submission of the draft and final baseline survey reports, incorporating feedback from stakeholders.
• Presentation of Findings: Presentation sessions with CACH and Partners to discuss key findings and recommendations.

Національний офіс Карітас Швейцарії в Україні оголошую конкурс на надання консультаційних послуг (приватними особами або агенціями) з проведння оцінки потреб та базового дослідження в межах імплементації проекту “Відновлення та розширення прав і можливостей через доступ до ринків та стійкі економічні перетворення в Україні” (REMARKET)

Країна проведення дослідження: Україна

Тривалість дослідження: жовтень 2024 – листопад 2024

Підпорядковується: Керівник проектів та Радник з питань якості програм Карітасу Швейцарії

1. Довідкова інформація

Проект REMARKET спрямований на зміцнення українських громад та бізнесу шляхом розширення доступу до ринків та сприяння розширенню економічних можливостей внутрішньо переміщених осіб (ВПО), репатріантів, приймаючих громад та етнічних меншин. Цей проект має на меті сприяти стабільному генеруванню доходів, економічній стабільності та соціальній згуртованості шляхом поєднання підходу “Потрійного зв’язку” з підходом “Розвитку ринкових систем” (РСР). Він спрямований на задоволення нагальних потреб, водночас сприяючи довгостроковому генеруванню доходів, економічному розвитку та соціальній стійкості.

Проект ґрунтується на двох існуючих пілотних проектах місцевих партнерів: проекті “Надзвичайна підтримка засобів до існування в Україні” (ELIS) та проекті “Отримання засобів до існування” Карітасу-Спес Україна, які демонструють перехід від гуманітарної допомоги до підтримки сталого забезпечення засобів до існування. Традиційні методи, такі як “гроші за роботу” та умовні гранти, будуть використовуватися для підвищення стійкості домогосподарств, тоді як партнерство з місцевими суб’єктами ринку буде спрямоване на покращення фінансування мікро-, малих та середніх підприємств (ММСП) та надання технічної та професійної освіти і навчання (ПТО) для цільових груп населення.

Будуть охоплені наступні області: Житомирська, Львівська, Івано-Франківська, Хмельницька, Вінницька, Одеська, Миколаївська, Дніпровська

2. Мета оцінки потреб/базового дослідження

Метою цього базового дослідження є створення комплексного розуміння поточних соціально-економічних умов, проблем доступу до ринку та можливостей для ММСП, ВПО, репатріантів та членів приймаючих громад в Україні. Це дослідження стане основою для вимірювання впливу проекту REMARKET на розширення економічних можливостей, ринкову інтеграцію та соціальну згуртованість серед цільових груп населення. Воно буде спрямоване на збір комплексних даних про соціально-економічний стан цільових груп населення, визначення їхніх потреб та прогалин, встановлення контрольних показників для моніторингу контексту, інформування та уточнення логічної структури проекту, а також залучення партнерів для остаточного визначення цілей. Це дослідження надасть ключові вихідні дані для впровадження, моніторингу та оцінки проекту REMARKET, спрямованого на розширення економічних можливостей, доступу до ринку та соціальної згуртованості серед цільових груп населення. Карітас Швейцарії (CACH) та партнери зацікавлені у вивченні вразливості різних груп населення в цільових регіонах програми.

Підцілі

Соціально-економічний стан: оцінка соціально-економічного стану цільових груп шляхом вивчення рівня доходів, статусу зайнятості та засобів до існування; аналіз фінансового стану домогосподарств, таких як витрати, заощадження та борги; оцінка доступу до основних послуг та їхнього впливу на економічні можливості.

Доступ до ринку: визначити бар’єри для доступу цільових груп до ринку, включаючи інфраструктуру та нормативно-правові акти, оцінити наявність та використання ринкової інформації та допоміжних послуг, а також дослідити ринкову інтеграцію та економічні можливості для цільових груп населення.

Розвиток ММСП: оцінка поточного стану та потенціалу зростання ММСП, визначення проблем, з якими вони стикаються, таких як доступ до фінансування та кваліфікованої робочої сили, а також дослідження ефективності існуючих механізмів підтримки ММСП.

Гендер та соціальна згуртованість: оцінити соціальну згуртованість між ВПО, репатріантами та приймаючими громадами, дослідити роль соціальних мереж в економічній інтеграції, визначити джерела напруженості та їхній вплив на економічні можливості. Крім того, буде проведено оцінку соціально-економічного становища жінок і вразливих груп населення, оцінено їхній доступ до економічних ресурсів та визначено ефективність ґендерно-орієнтованих служб підтримки.

Бенчмаркінг: встановлення або перегляд індикаторів доходів, доступу до ринку та соціальної згуртованості, забезпечення орієнтирів для відстеження змін у соціально-економічних умовах та виявлення прогалин у даних для майбутніх оцінок.

Напрямки запитів

Базова оцінка буде зосереджена на наступних ключових сферах:

• Соціально-економічні умови: Визначити поточний соціально-економічний статус цільової групи населення, включаючи рівень доходу, статус зайнятості та економічну діяльність.
• Доступ до ринку: Оцініть поточний стан доступу до ринку для ММСП та фізичних осіб, включаючи бар’єри та можливості.
• Зайнятість: Визначити існуючий рівень можливостей працевлаштування для ВПО, репатріантів та членів приймаючої громади, а також виявити фактори, які можуть сприяти або перешкоджати цій тенденції.
• Соціальна згуртованість: Оцінити поточний стан соціальної згуртованості в громадах, включаючи взаємодію між ВПО, репатріантами та членами приймаючої громади.

3. Обсяг робіт

Базове дослідження охоплюватиме такі конкретні завдання:

• Методи збору даних: Використовуйте як якісні, так і кількісні методи збору даних, щоб зібрати всебічні вихідні дані.
• Кількісні методи: Структуровані опитування, анкетування домогосподарств та оцінка ринку.
• Якісні методи: Фокус-групові дискусії (ФГД), інтерв’ю з ключовими інформаторами (IКІ), а також можливість застосування специфічних методів, таких як оцінка сільських територій за участю громадськості (ОСГ).
• Методи вибірки: Розробити надійну структуру вибірки для забезпечення репрезентативності цільових груп населення.
• Структура вибірки: Визначте рамки вибірки, які включатимуть ММСП, ВПО, репатріантів, членів приймаючої громади та партнерів, таких як CACH.
• Розмір вибірки: Розрахуйте відповідний розмір вибірки, щоб забезпечити статистичну значущість і надійність даних.
• Стратифікація: Застосовуйте методи стратифікованої вибірки, щоб забезпечити різноманітне представництво в різних демографічних та географічних сегментах.

Географічне охоплення: Опитування охопить декілька регіонів України, де реалізується проект REMARKET, що забезпечить всебічну географічну репрезентативність. Будуть охоплені наступні області: Житомирська, Львівська, Івано-Франківська, Хмельницька, Вінницька, Одеська, Миколаївська, Дніпровська

4. Методологія дослідження

В опитуванні буде використано змішаний підхід, адаптований до потреб і характеристик цільової групи:

Методологія проведення кількісної оцінки:

• Опитування домогосподарств: Використовуйте структуровані анкети для збору даних про соціально-економічні умови, рівень доходу, статус зайнятості та доступ до ринку.
• Оцінка ринку: Проведення ринкових досліджень для розуміння поточного стану доступу ММСП до ринку, включаючи бар’єри та можливості.

Методологія проведення якісної оцінки:

• Фокус-групові дискусії (ФГД): Організуйте ФГД з ВПО, репатріантами та членами приймаючої громади, щоб отримати глибоке розуміння їхнього досвіду та сприйняття.
• Інтерв’ю з ключовими інформантами (IКІ): Проведення ІКІ з ключовими зацікавленими сторонами, включаючи місцеві органи влади, власників ММСП, МФО, провайдерів ПТО та партнерів проекту (наприклад, CACH) для отримання експертних думок та контекстної інформації.

5. Результати

Команда опитувальників відповідатиме за отримання наступних результатів:

1. Початковий звіт: Детальний підсумковий звіт, в якому викладено план дослідження та основні ідеї, запропоновану методологію та обґрунтування, структуру вибірки та обґрунтування, а також адаптований робочий план.
2. Інструменти збору даних: Доопрацьовані опитувальники, посібники для проведення інтерв’ю та інші інструменти збору даних. Зверніть увагу, що всі інструменти для збору даних спочатку мають бути розроблені та затверджені англійською мовою, після чого всі інструменти будуть перекладені на українську мову.
3. Проект звіту про базове дослідження: Комплексний звіт, що містить попередні висновки та аналіз. Будь ласка, зверніть увагу, що цей проект звіту буде переглянутий командою REMARKET, прокоментований та відредагований перед фінальною версією.
4. Фінальний звіт про базове дослідження: Детальний звіт, що включає зворотній зв’язок, аналіз даних, ключові висновки та рекомендації.
5. Набори даних: Очищені та організовані набори даних в узгодженому форматі, включаючи всі необроблені та оброблені дані, будуть передані команді REMARKET і видалені з систем підрядника.
6. Презентація результатів: Презентації у форматі PowerPoint, що підсумовують ключові висновки, спостереження та технічні рекомендації для розповсюдження серед команди REMARKET та зацікавлених сторін.

6. Графік надання послуг/виконання робіт

Базове дослідження проводитиметься за запропонованим нижче графіком із зазначенням основних етапів і термінів:

1. Початковий етап (16-20 жовтня 2024 року): Установча зустріч, доопрацювання дизайну дослідження та підготовка початкового звіту.
2. Підготовчий етап (23-26 жовтня 2024 року*)*: Подання доопрацьованого та затвердженого Початкового звіту, розробка та тестування інструментів для збору даних, а також навчання реєстраторів.
3. Етап збору даних (1-15 листопада 2024 року*)*: Польовий збір даних у цільових регіонах.
4. Етап аналізу даних (10-20 листопада 2024 року*)*: Очищення, обробка та первинний аналіз даних.
5. Етап звітування (20-31 листопада 2024 року): Складання, перевірка та доопрацювання звіту про базове дослідження.

7. Склад та кваліфікація команди

Команда опитувальників повинна складатися з осіб з наступною кваліфікацією та ролями:

1. Керівник команди: Має досвід управління великомасштабними дослідженнями, володіє кількісними та якісними дослідницькими методологіями.
2. Аналітики даних: Досконало володіють програмним забезпеченням для аналізу даних та статистичними методами, відповідають за обробку та аналіз даних опитувань.
3. Польові координатори: Мають досвід управління польовими роботами, відповідають за нагляд за діяльністю зі збору даних та забезпечення якості даних.
4. Інтерв’юери: Підготовлені до проведення опитувань та інтерв’ю, зі знанням місцевих мов та контекстів.
5. Профільні експерти: Фахівці в таких галузях, як ринкові системи, засоби до існування та соціально-економічні оцінки, що надають технічні рекомендації та підтримку.

8. Вимоги до звітності

Команда дослідників дотримуватиметься наступних вимог до звітності та графіку:

• Щотижневі оновлення прогресу: Усні оновлення від Координатора проекту та Радника з якості програми.
• Фінальний звіт: Подання проекту та остаточного звіту про базове дослідження, що включає відгуки зацікавлених сторін.
• Презентація результатів: Презентаційні сесії з CACH та партнерами для обговорення ключових висновків та рекомендацій.

How to apply

Application Process and Requirements

To apply, submit an offer to [email protected] by 17:00 CET – Thursday 03 October 2024 including:

1. A technical proposal including the consultant’s understanding of the evaluation’s objectives, scope, and key questions, along with a detailed methodology outlining data collection and analysis techniques. It should also provide a clear work plan and timeline, the roles and qualifications of team members, relevant experience, and any risk mitigation strategies.

2. A financial proposal in CHF must present a detailed budget, breaking down costs for team (including daily rates), fees, travel, fieldwork, and other expenses.

3. CVs of key personnel should highlight the qualifications, experience, and roles of the key team members involved in the work.

4. The bidder’s profile should provide background information, including relevant sector experience, years in operation, and any certifications or qualifications.

5. References from previous clients should be included, along with contact details and, if available, testimonials or recommendation letters.

6. Work samples, such as previous evaluation, needs assessment reports, should be provided to demonstrate the consultant’s approach and quality of work.

Applications should be submitted in English.

Вимоги до звітності

Команда дослідників дотримуватиметься наступних вимог до звітності та графіку:

• Щотижневі оновлення прогресу: Усні оновлення від Координатора проекту та Радника з якості програми.
• Фінальний звіт: Подання проекту та остаточного звіту про базове дослідження, що включає відгуки зацікавлених сторін.
• Презентація результатів: Презентаційні сесії з CACH та партнерами для обговорення ключових висновків та рекомендацій.

Процес подання заявки та вимоги

Заявки, щодо участі у конкурсі, приймаються на електронну адресу: [email protected]. Остаточні заявки мають бути подані не пізніше 18:00, 03 жовтня 2024 р. й повинні включати наступну інформацію:

1. Технічну пропозицію, яка включає розуміння консультантом цілей, обсягу та ключових питань оцінювання, а також детальну методологію з описом методів збору та аналізу даних. Вона також повинна містити чіткий план роботи та графік виконання, ролі та кваліфікацію членів команди, відповідний досвід та будь-які стратегії зменшення ризиків.

2. Фінансову пропозиція у швейцарських франках, яка повинна містити детальний бюджет з розбивкою витрат на команду (включно з добовими), гонорари, подорожі, польові роботи та інші витрати.

3. Резюме ключових спеціалістів, які висвітлюють відповідний досвід, кваліфікацію та ролі ключових членів команди, залучених до роботи.

4. Профіль учасника тендеру повинен містити довідкову інформацію, включаючи досвід роботи у відповідному секторі, роки роботи, а також будь-які сертифікати або інші документи, які підтверджують відповідну кваліфікацію.

5. Рекомендації від попередніх клієнтів, разом з контактною інформацією та, за наявності, відгуками або рекомендаційними листами.

6. Зразки виконаних аналогічних робіт, або наданих послуг, наприклад, попередні оцінки, звіти з оцінки потреб, тощо.

Applications should be submitted in English.