Auditeur·ice interne et conformité République centrafricaine (RCA)

A propos du poste : Il s’agit d’un poste de remplacement d’une durée de 12 mois, non accompagné, basé à Bangui, avec de nombreux déplacements sur le terrain et dans les futurs bureaux des partenaires, avec un salaire de grade 4 de €45.457 à €52,040 . Il est placé sous la responsabilité de la directrice nationale dans le pays, avec un lien technique avec l’équipe d’audit interne et enquetes, et l’equipe de conformité des subventions au siège de Dublin.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec vos collègues de Bangui et du terrain qui travaillent dans les domaines du programme, des finances, de la logistique et des ressources humaines.

Nous aimerions que vous commenciez en octobre 2024.
En raison de l’urgence de ce recrutement, nous nous réservons le droit de mener des entretiens et de sélectionner un·e candidat·e avant la date de cloture des soumissions.

La fonction principale est de promouvoir une culture de sensibilisation et de respect des processus et politiques internes de Concern, ainsi que de familiarisation avec les règles et réglementations spécifiques des bailleurs. Il s’agit de faire comprendre la nécessité de respecter ces règles/réglementations, processus et politiques dans l’ensemble de Concern, y compris chez ses partenaires chargés de la mise en œuvre, et les conséquences du non-respect de ces règles.

Le rôle est triple, avec un aspect de conseil,d’assurance et d’enquete. En ce qui concerne l’assurance, vous serez chargé de réaliser des examens de conformité des transactions, de consolider les points d’action et de les soumettre à l’équipe chargée de la conformité des subventions au siège de Dublin pour examen. Vous superviserez la planification et la mise en œuvre d’audits internes et de conformité réguliers, y compris la conformité avec les bailleurs, les évaluations de contrôle interne et, le cas échéant, les enquêtes sur les fraudes au niveau de Concern et des partenaires. Vous veillerez à ce que les contrôles financiers et systémiques appropriés (y compris pour l’approvisionnement, le transport, l’administration, les ressources humaines, etc.) soient en place et respectés conformément aux procédures de Concern Worldwide et des bailleurs. Vous serez également chargé(e) d’effectuer des contrôles de conformité intermédiaires et finaux pour tous les partenaires chargés de la mise en œuvre.

En matière de conseil, vous serez chargé de conseiller les différents départements du programme national de Concern sur les exigences des bailleurs et de Concern à chaque étape du cycle de vie du projet. Vous serez également chargé de concevoir et d’organiser des ateliers de formation sur les règles, réglementations et politiques pertinentes des bailleurs et de Concern, à l’intention du personnel de Concern et des participants aux programmes (ex : partenaires de mise en œuvre, fournisseurs, etc.).

Vous serez chargé·e de :
Soutenir l’équipe nationale en lui apportant une solide compréhension des exigences de Concern, du gouvernement, et des bailleurs, depuis l’élaboration de la proposition jusqu’à l’audit final
• Développer une connaissance approfondie des procédures de contrôle interne spécifiques à la mission RCA de Concern ainsi que des exigences des bailleurs et celles du gouvernment, notamment en matière d’achats, de logistique, de finances, de partenariats, etc.
• Développer une compréhension approfondie des programmes nationaux de Concern, suivie d’une analyse et d’une identification des risques de non-conformité et des lacunes en matière de contrôle.
• Évaluer et améliorer l’efficacité des processus de gestion des risques et de contrôle
• Développer en permanence la compréhension des exigences spécifiques des bailleurs et du gouvernment ; comprendre le type d’analyse que les bailleurs entreprennent lorsqu’ils effectuent des audits, en mettant particulièrement l’accent sur Irish Aid, ECHO, l’UE, et USAID.
• Se tenir informé·e des politiques et procédures de Concern et veiller à leur respect, y compris, mais sans s’y limiter, la politique de lutte contre la fraude et de lancement d’alerte, les procédures en matière de ressources humaines, d’approvisionnement, de logistique et de finances.
• Examen régulier et objectif des processus de contrôle interne de Concern pour s’assurer que la gestion des risques et le processus de contrôle interne fonctionnent efficacement.

Rapports trimestriels de conformité
• Effectuer des examens de conformité des transactions, en utilisant les modèles standard de Concern, et les soumettre à la directrice pays et à l’équipe chargée de la conformité des subventions au siège de Dublin pour examen. Ces rapports trimestriels nécessitent un examen approfondi des documents transactionnels relatifs aux ressources humaines, à l’approvisionnement, à la logistique et à d’autres domaines à haut risque, afin de s’assurer que les processus/procédures des bailleurs et de Concern ont été respectés et qu’il existe une piste d’audit suffisante.
• Vous devez consigner tous les points d’action et les recommandations issus des examens trimestriels et les soumettre à l’équipe nationale de direction dans le pays. Vous serez responsable du suivi des points d’action/recommandations auprès de la direction concernée et veillerez à ce qu’ils soient traités dans les délais impartis.

Formation
• Avec l’aide de l’équipe chargée de la conformité des subventions, vous développerez des supports de formation spécifiques à chaque pays, y compris des versions en ligne, concernant les processus, les politiques, les règles et les réglementations de Concern et des bailleurs. Les supports de formation devront porter sur une variété de sujets et être utilisés par le personnel de Concern et des partenaires de mise en œuvre.
• En collaboration avec la direction concernée dans le pays, vous serez chargé·e de programmer les formations obligatoires nécessaires pour l’ensemble du personnel dans le pays, y compris le personnel des partenaires de mise en œuvre, le cas échéant. Une fois la formation programmée, l’auditeur·ice interne sera chargé de la dispenser de manière professionnelle, de tenir un registre des présences et des tests, et d’en rendre compte à la direction du pays.
• Les ateliers de formation à organiser comprennent, sans s’y limiter, des formations sur les politiques de conformité de Concern, telles que la politique de lutte contre la fraude et la politique de dénonciation, ainsi que sur d’autres politiques/procédures de Concern (ex : safeguarding), le cas échéant.
• Vous fournirez également une formation au personnel concerné sur les exigences spécifiques des bailleurs tels que Irish Aid, l’UE, ECHO, USAID, FCDO, et les agences des Nations unies, en utilisant le matériel standard de Concern lorsqu’il est disponible ou, dans certains cas, en développant de nouveaux matériels.

Cycle de vie du programme des bailleurs
• Vous fournirez des conseils, selon les besoins, à divers départements du bureau national de Concern, notamment les finances, les ressources humaines, les achats, la logistique et les programmes, sur les exigences des bailleurs et de Concern tout au long du cycle de vie d’un projet. Il s’agira notamment de fournir des conseils aux stades de la proposition, de la signature de l’accord, du développement du partenariat, pendant la mise en œuvre (en particulier en ce qui concerne l’approvisionnement) et aux stades de l’établissement des rapports afin de s’assurer que les exigences spécifiques des bailleurs sont prises en considération.
• Vous devrez examiner les nouveaux accords avec les bailleurs et les modifications, avec le responsable de l’élaboration et de la conformité des subventions, et présenter un résumé des principales exigences de conformité de l’accord à la direction et au personnel.
• Vous examinerez tous les dossiers de subvention, en veillant à ce que tous les documents pertinents soient classés et facilement accessibles et en respectant les lignes directrices en matière de classement.
• Vous effectuerez des visites régulières et contrôlerez les activités importantes du programme sur le terrain (par exemple, les foires, les distributions, les paiements en espèces pour le travail) afin d’évaluer les procédures du programme et d’identifier les faiblesses du contrôle interne. Si des faiblesses sont constatées, l’auditeur·ice interne formulera des recommandations pour renforcer les systèmes à l’intention de la directrice pays et de la directrice programme et effectuera un suivi et un accompagnement pour leur mise en œuvre.

Partenariats
• Vous participerez à l’évaluation des partenaires potentiels et existants et vous produirez des recommandations sur les actions d’accompagnement à mettre en place pour assurer le succès des partenariats
• Vous contribuerez à garantir que les partenariats sont établis et gérés conformément aux politiques/procédures internes et aux exigences des bailleurs, et vous ferez des recommandations, notamment en ce qui concerne les besoins de formation du personnel de Concern et des partenaires de mise en œuvre, le cas échéant.
• Vous fournirez un accompagnement personnalisé aux partenaires (ex : formations, coaching) afin de leur permettre d’améliorer leur niveau de conformité.
• Vous serez chargé·e d’effectuer des contrôles de conformité intermédiaires et finaux des transactions des partenaires de mise en œuvre et de formuler des recommandations à la direction nationale sur l’opportunité d’effectuer des paiements complets ou partiels aux partenaires de mise en œuvre.
• Vous travaillerez en étroite collaboration avec les départements/partenaires et les responsables concernés pour veiller à ce que les problèmes identifiés soient bien compris, que des engagements d’amélioration soient pris et que leur mise en œuvre soit contrôlée.

Facilitation de l’audit
• En collaboration avec les départements financiers des pays, le cas échéant, contribuer à faciliter les audits des bailleurs, l’audit externe annuel ou les éventuels audits internes du siège.
• Vérifier que les documents sont complets avant de les remettre au(x) vérificateur(s) pour examen, tenir un registre des documents soumis aux vérificateurs et répondre aux questions des vérificateurs le cas échéant.

Enquetes
• Superviser et/ou mener des examens préliminaires et des enquêtes en cas d’allégation de violation du code de conduite.
• Préparer un rapport d’enquête détaillé
• Former et aider les collègues désignés à effectuer le travail d’enquête
• Formuler des recommandations sur la base des résultats de l’enquête et assurer le suivi de leur mise en œuvre avec les collègues concernés.
• Garantir la confidentialité pendant et après l’enquête
• Collaborer avec les collègues chargés du plan de safeguarding de la victime/survivante, lorsqu’un cas de safeguarding fait l’objet d’une enquête.

Autres tâches
• Fournir des conseils et un soutien au personnel en ce qui concerne les procédures de vérification en matière de lutte contre le terrorisme et de sanctions – cela comprendra une formation si nécessaire.
• Soutenir la directrice pays et l’équipe chargée de la conformité des subventions au siège de Dublin et entreprendre toute autre tâche demandée par ces derniers.
• Fournir des mises à jour trimestrielles à la directrice pays et à l’équipe d’audit interne du siège, incluant les conclusions/recommandations de tout travail d’audit/risque/enquête sur la fraude ainsi que le suivi du registre des risques.
• Suivre l’ évolution des questions financières et fiscales intéressant le personnel et l’organisation en assurant le suivi des contributions statutaires et en informant l’organisation de toute modification de la législation fiscale pertinente.

Responsabilité
Conformément aux engagements pris par Concern dans le cadre des normes humanitaires fondamentales, vous devez :
• Promouvoir activement une participation et une consultation significatives des communautés à tous les stades du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation) ;
• Travailler avec les collègues concerné·es pour veiller à ce que le mécanisme de plainte et de réponse soit fonctionnel et accessible, que les commentaires et les plaintes soient bien accueillis et traités ;
• Travailler avec les collègues concerné·es pour s’assurer que les informations sur la gestion de la relation client, la protection et le comportement attendu du personnel sont diffusées parmi les participants au programme et les communautés.
• Soutenir et promouvoir les valeurs de Concern, faire preuve de leadership en matière d’égalité, de diversité et d’inclusion sur le lieu de travail, et donner l’exemple d’une culture positive en matière de safeguarding.

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