Associé(e) Administratif/Finance (Point Focal Actifs)

Description du bureau/de l’unité/Projet

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau Mondial de développement des Nations Unies, qui prône le changement et connecte les pays aux connaissances, à l’expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Nous sommes présents sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les populations pour trouver leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux afin de contribuer à l’autonomisation des vies et à la construction de nations résilientes.

L’Agenda 2030 des objectifs de développement durable (ODD) et l’engagement de ne laisser personne de côté reflètent l’interdépendance des questions de santé et de développement durable telles que l’aggravation des inégalités économiques et sociales, la crise climatique, l’urbanisation rapide, le fardeau persistant du VIH et d’autres maladies infectieuses (par exemple, paludisme, tuberculose, COVID.19), le fardeau croissant des maladies non transmissibles et l’émergence de menaces pour la santé. La portée et l’ampleur de la prestation de santé et de bien-être pour tous exigent des partenariats et des financements innovants.

Le partenariat du PNUD avec le Fonds Mondial (FM), conformément à la stratégie « VIH et santé 2022-2025 du PNUD : « Connecter les points », apporte une contribution essentielle au Plan stratégique 2022-2025 du PNUD, à l’Agenda 2030 pour le développement durable et à l’engagement de ne laissez personne de côté. Sur demande, le PNUD agit en tant que récipiendaire principal (RP) par intérim, travaillant avec les partenaires nationaux et le Fonds Mondial (FM) pour assurer la gestion, la mise en œuvre et la supervision des subventions du Fonds Mondial, tout en renforçant simultanément les institutions et les systèmes de santé pour que les entités nationales assument le rôle de PR au fil du temps.

Le PNUD joue un rôle important dans le soutien aux résultats en matière de santé en aidant les pays à s’attaquer aux déterminants sociaux, culturels et économiques du VIH et de la santé, en partenariat avec les entités des Nations Unies et d’autres organisations. Cela se fait grâce au travail principal du PNUD visant à réduire les inégalités et l’exclusion sociale qui sont à l’origine du VIH et d’une mauvaise santé, à promouvoir une gouvernance efficace et inclusive de la santé et à construire des systèmes de santé résilients et durables. Le PNUD contribue également, par son rôle de coordination et de rassemblement, à rassembler de multiples partenaires et ressources aux niveaux national et local.

En tant que partenaire de confiance à long terme du FM la proposition de valeur du PNUD consiste à fournir un ensemble intégré de solutions de développement pour renforcer les institutions chargées de fournir des services de santé. Grâce à ses contributions en tant que récipiendaire principal (PR) par intérim et fournisseur d’assistance technique dans plus de 53 pays depuis 2003, la fourniture par le PNUD d’un soutien intégré en matière de politique, de mise en œuvre et de développement des capacités aux pays a produit des résultats significatifs en matière de santé et de développement dans des environnements opérationnels difficiles. La gestion proactive des risques et l’investissement dans la durabilité sont les pierres angulaires de l’approche de gestion de portefeuille du PNUD et de la fourniture d’une assistance technique aux homologues nationaux pendant toutes les phases de mise en œuvre, en renforçant la législation, les politiques et les cadres réglementaires, et en renforçant les capacités dans les domaines fonctionnels clés, y compris la gestion financière, l’information sur les systèmes de la santé, gestion des achats et de la chaîne d’approvisionnement. Au sein du groupe HHD, l’équipe du Partenariat et des systèmes de santé du Fonds Mondial (GFPHST) est une équipe dédiée qui fournit un soutien aux bureaux de pays du PNUD dans la mise en œuvre de programmes de santé et de développement.

Le PNUD a été identifié comme PR intérimaire pour le programme VIH et tuberculose financé par le Fonds mondial en RDC pour la période du 1er octobre 2024 au 31 décembre 2026. Le PNUD mettra en œuvre le programme en étroite coordination avec les partenaires nationaux, notamment les programmes TB-VIH, les équipes nationales de pharmacie et de laboratoire, les ONG, les partenaires techniques, les agences des Nations Unies, le Fonds mondial (y compris l’agent local du Fonds), le CCM (Instance de Coordination National), l’équipe d’appui du GFPHST et les unités des programmes et opérations du PNUD. La gestion du programme sera effectuée conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD, aux accords de subvention et aux accords entre le PNUD et le Fonds Mondial.

Dans le but d’assurer la planification, la gestion programmatique et opérationnelle et la supervision du projet afin d’en atteindre les buts et objectifs, une unité de gestion de projet (UGP) dédiée a été créée et sera dirigée par un Coordinateur de Projet international. Un(e) Associé(e) Administratif/Finance – Point focal Actifs est recruté par le PNUD et travaillera sous la supervision du Spécialiste Finance.

Fonctions et responsabilités

L’Associé(e) Administratif/Finance – Point Focal, sous la supervision du Spécialiste Finance, exécutera les tâches suivantes :

a)    Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Conformité totale de la gestion administrative et de l’inventaire, en veillant à ce que la gestion appropriée des biens soit effectuée conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD et que les procédures d’inventaire soient respectées dans toutes les unités de l’UGP/PNUD.
• Fourniture d’intrants pour la cartographie des processus opérationnels administratifs du Bureau Pays et la mise en œuvre des procédures opérationnelles normalisées (SOP) internes.

b)    Administrer les actifs en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• S’assurer que toutes les immobilisations sont incluses dans l’inventaire des immobilisations RP et SR. Le cas échéant, assurer la mise à jour des rapports d’inventaire précédents, y compris enquêter sur tout écart avec les inventaires récents.
• S’assurer que tous les types d’immobilisations sont pris en compte en ce qui concerne l’entretien, l’assurance, l’utilisation et pas seulement les véhicules… c’est-à-dire la maintenance informatique tout en suivant spécialement la flotte des véhicules ainsi que leur maintenance.
• S’assurer de la mise à jour trimestrielle du registre des immobilisations dans Quantum/Tompro au niveau des SRs et de la constitution des copies dures des documents support.
• Assurer le respect des règles du PNUD et des directives du FM sur la gestion des immobilisations.
• Renforcement des capacités de tous les SR et SSR en matière de gestion des immobilisations.
• Superviser la bonne tenue du registre des immobilisations en enregistrant les informations relatives aux immobilisations et en veillant à l’exactitude et à l’intégrité de ces informations.
• Assurer le suivi précis des immobilisations existantes, mettre en œuvre et suivre le processus périodique d’inventaire semestriel et annuel physique.
• Examiner, documenter et améliorer les directives et instructions existantes pour les processus liés aux immobilisations.
• Veiller à ce que le transfert de nouveaux actifs du RP aux SRs soit correctement documentés et que de détails soient fournis aux SR pour mettre à jour leur registre d’actifs.
• S’assurer de l’exactitude et de l’intégrité de l’information contenue dans le registre des immobilisations en surveillant le système de contrôles établi et en mettant en place un formulaire (dument approuvé par les personnes habilités) pour l’enregistrement des immobilisations ;
• Produire trimestriellement un rapport détaillé des actifs de chaque SR, tout en faisant ressortir les nouveaux actifs mis à disposition au cours de la période avec leur cout d’acquisition, les transferts vers d’autres emplacements/dépositaires ainsi que les actifs perdus, volés ou endommagés. Ce rapport devra montrer si une maintenance a été effectuée et toutes les vérifications des biens matériels effectuées par les SR au cours de la période de présentation des rapports.
• Imprimer le rapport hebdomadaire du suivi des véhicules (vehicle tracking) et le partager avec le superviseur et la direction.
• En cas de perte d’actifs due à un vol ou à des dommages, veiller à ce que les cas soient correctement signalés, documentés et examinés conformément aux directives du PNUD aux fins de l’aliénation des biens et/ou des mesures de recouvrement financier.

c)    Fournit un soutien pour un contrôle administratif et financier efficace au bureau, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Assistance (fourniture d’intrants) dans la préparation du budget du projet.
• Tenue à jour des dossiers de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.
• Examen, vérification et rapprochement d’une variété de données et de rapports afin d’en assurer l’exactitude et la conformité aux règles et règlements administratifs.
• Consolidation et préparation des états de synthèse en vue de leur inclusion dans les états financiers.

d)    Assurer des services communs adéquats à Kinshasa et aux bureaux de terrain, axés sur l’atteinte des résultats suivants :

• Prends toutes les dispositions nécessaires pour s’assurer que les espaces dédiées aux bureaux sont gérés selon les règles et règlements du PNUD en matière des services communs.
• Gérer des bâtiments : suivi des entretiens et maintenance des bâtiments occupés par le projet.

e)    Soutient l’acquisition et le partage des connaissances dans le bureau pays, en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Formation du personnel de bureau ou de projet participant à la réalisation de l’inventaire physique.
• Briefing des membres du personnel sur les questions relatives au domaine de travail.
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Toute autre tâche jugée utile par le superviseur du poste.

Arrangement institutionnel 

L’Associé(e) Administratif/Finance – Point focal Actifs travaillera sous la supervision du Spécialiste Finance.

Compétences

Qualifications Minimales du NPSA Réussi 

Disclaimer 

Le PNUD n’est pas en mesure de fournir des conseils ou de l’aide pour demander la nationalité américaine. Il est donc conseillé aux candidats de demander l’avis d’avocats compétents en matière d’immigration pour toute demande.

Informations sur le ROSTER des candidats du PNUD

Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats dans le cadre de cet avis de vacance de poste.  Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences en matière d’éducation similaires.

Non-discrimination

Le PNUD applique une politique de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation et de l’inconduite sexuelles, du harcèlement sexuel et de l’abus de pouvoir. Tous les candidats sélectionnés feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents, et devront adhérer à ces normes et principes.
Le PNUD est un employeur qui prône l’égalité des chances et l’intégration et qui ne pratique aucune discrimination fondée sur la race, le sexe, l’identité sexuelle, la religion, la nationalité, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, le handicap, la grossesse, l’âge, la langue, l’origine sociale ou tout autre statut.

Avertissement en cas d’escroquerie

Les Nations unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, n’en tenez pas compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, les logos, les noms et les adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé de faire preuve d’une grande prudence lorsque vous communiquez des informations personnelles sur le web.