Chef de Base de Miragoane (National Position)

À propos de Mercy Corps

Mercy Corps est une organisation mondiale de premier plan alimentée par la conviction qu’un monde meilleur est possible. En cas de catastrophe, de difficultés, dans plus de 40 pays à travers le monde, nous travaillons en partenariat pour mettre en œuvre des solutions audacieuses – aider les gens à triompher de l’adversité et à bâtir des communautés plus fortes de l’intérieur. Aujourd’hui et pour l’avenir.

Sommaire du programme / portefeuille

Mercy Corps aide les communautés à développer leurs propres idées pour résoudre les problèmes les plus redoutables d’Haïti en utilisant des approches innovantes pour apporter aux Haïtiens de nouvelles opportunités sociales et économiques et pour rendre leur pays plus sûr, productif et juste. Établie en janvier 2010, Mercy Corps Haïti a des bureaux à Port-au-Prince, Miragoane, Jérémie et plus de 80 employés qui mettent en œuvre des programmes de développement économique, d’agriculture, de gestion des ressources naturelles et de réponse humanitaire. Le travail de développement économique de Mercy Corps est guidé par les principes du développement en faveur des pauvres et des stratégies axées sur la demande. Mercy Corps adopte une approche progressive du développement qui conduit les communautés et les entrepreneurs du secours aux moyens de subsistance durables jusqu’à la résilience.

Résumé général du poste

Le/la Chef de Base assure la gestion générale et le leadership pour toutes les fonctions de support du programme afin d’inclure les activités de programme actuelles et futures et de s’assurer qu’elles accomplissent leurs livrables avec des activités de gestion budgétaire, de suivi, de production de rapports et d’évaluation à fort impact. Cette personne représente Mercy Corps et assure la liaison avec le gouvernement local, les ONG, les agences des Nations Unies et les groupes communautaires dans la zone d’opérations. Il est également responsable de l’information sur la sécurité, de l’approvisionnement et des liens logistiques dans la région.

RESPONSABILITES ESSENTIELLES

1. Stratégie :

• Contribue à l’élaboration de la stratégie pays de Mercy Corps en apportant des éléments de contexte et les retours d’expérience aussi bien programmatiques que logistiques et financière ;
• Communique de façon claire la stratégie pays de Mercy Corps auprès de son équipe, des communautés, autorités étatiques et traditionnels ainsi qu’à toute autre partie prenante externe à l’organisation ;
• Identifie et communique des opportunités de financements dans sa zone opérationnelle en lien avec les priorités stratégique de Mercy Corps ;
• Contribue au suivi et à l’analyse du contexte sécuritaire dans la zone géographique afin d’identifier les risques et les opportunités, proposer des actions à sa ligne hiérarchique.

2. Gestion de la Base :

• Superviser le bon déroulement du travail administratif de routine du bureau de Mercy Corps et des opérations de soutien au programme ;
• Être garant de la planification efficace et le suivi de la mise en œuvre de toutes les activités programmes et support de la zone ;
• Superviser la mise en œuvre et le suivi des projets, le contrôle financier et la conformité avec les politiques et les cadres de MC en respectant les engagements contractuels vis-à-vis des bailleurs de fonds (c’est-à-dire qualité, synergies, respect des délais, utilisation des ressources) en commun accord avec les Programme managers ;
• Fournir l’appui technique et méthodologique dans la coordination, et la gestion administrative et logistique pour l’atteinte des objectifs de tous les programmes / projets ;
• Assurer une ligne de communication solide entre sa zone d’intervention et le bureau de la capitale à Port au Prince, en cherchant à obtenir une orientation et une contribution du bureau de PAP sur les questions programmatiques et opérationnelles importantes en temps opportun ;
• Rédiger les correspondances au besoin au nom de Mercy Corps avec l’appui et sous la supervision du Manager des Opérations, à destination des parties prenantes dans la zone ;
• Assurer les contrôles indépendants sur les systèmes Opération/Finance/HR – contrôles ponctuels des fournisseurs des bureaux/sous bureaux sous sa supervision ;
• Assurer le respect des procédures administratives de Mercy Corps par le personnel de soutien et de programme ;
• Tenir des réunions quotidiennes et recevoir des rapports de routine des fonctions de soutien du bureau, conformément aux politiques de MC, y compris les actifs, l’approvisionnement, l’entreposage et les ressources humaines ;
• Conseille le Manager des Opérations et l’équipe de coordination pays sur les politiques et procédures de l’administration local ;
• Rendre compte des activités du programme, de l’administration et de la situation en matière de sécurité à son superviseur selon le calendrier de communication établi ;
• Travailler quotidiennement avec le personnel d’appui, c’est-à-dire les départements de la logistique, des finances, des transports et de l’administration pour assurer les fonctions de soutien quotidiennes appropriées et le respect des politiques de MC et des donateurs ;
• Organiser des réunions d’équipe hebdomadaires et partage les comptes rendus avec l’équipe de gestion du personnel ;
• Relayer les informations disséminées par l’équipe de coordination pays aux équipes du bureau de terrain.

3. Coordination et Representation:

• Assurer la liaison avec les représentants étatiques au niveau de la zone d’intervention selon les directives de son superviseur ;
• En collaboration avec les responsables des programmes de sa zone d’intervention, assure la représentation proactive aux instances de coordination inter-ONG (notamment, les groupes de travail des Nations Unies (OCHA, Clusters etc.) en communicant clairement sur les activité et priorités de Mercy Corps ;
• S’assurer que les partenaires et à la population ont une bonne compréhension des activités et les objectifs des programmes de Mercy Corps ;
• Entretient une collaboration professionnelle avec les partenaires des services étatiques en place.

4. Suivi des Programmes :

• Participer à l’évaluer des besoins, l’élaboration des plans d’intervention d’urgence et leur mise en œuvre ;
• Organiser des réunions de lancement et de clôture des programmes au niveau de la zone ;
• Superviser la mise en œuvre des plans de travail mensuels et trimestriels du programme, en veillant à ce que les équipes programmes s’engagent de manière professionnelle avec les communautés et les participants, et maintiennent une bonne image pour Mercy Corps ;
• S’assurer que tous les projets sont mis en œuvre conformément aux normes convenues et aux exigences des donateurs ;
• S’assurer de l’utilisation optimale des ressources dans le cadre des budgets de projet alloués et conformément aux politiques internes de Mercy Corps ;
• Surveiller constamment le contexte pour s’assurer que la programmation est pertinente et répond aux besoins prioritaires ;
• Aide l’équipe programme à identifier les défaillances ainsi que les opportunités en matière de programmation ;
• Superviser les activités quotidiennes du bureau et du programme – s’assurer que les cadres supérieurs suivent les plans de travail assignés par les gestionnaires de programme ;
• Travailler quotidiennement avec les gestionnaires de projet et recevoir des mises à jour régulières des activités du programme – s’assurer que les activités respectent le calendrier et suivent les plans d’urgence – comme indiqué par CD et les gestionnaires de programme ;
• Veiller à ce que le budget principal de la zone soit couvert et mis à jour à tout moment, reflétant une utilisation responsable des fonds disponibles.

5. Gestion des Opérations :

• En lien avec les équipes programmes et opérations, anticipe les besoins des programmes et initie-les décisions/actions permettant de répondre à ces besoins tout en respectant les systèmes et procédures de Mercy Corps ;
• En collaboration avec le Country Operations Manager et le chargé des opérations terrain, mettre en place des systèmes et des protocoles de vérification réguliers de tous les processus opérationnels (achats, logistique, gestions des équipement, gestion de la flotte, du carburant, etc) initiés ou mises en œuvre par le terrain ;
• Contrôler la conformité aux procédures des achats réguliers réalisés par la zone sous sa supervision ;
• Faciliter, si nécessaire, tous les aspects de la gestion des assets y compris leur utilisation, leur emplacement et leur retour ainsi que la mise à jour régulière de l’inventaire des équipements. Mener une enquête pour détecter tout actif manquant ou tout article non comptabilisé ;
• Appliquer systématiquement les politiques régissant la gestion des véhicules ;
• S’assurer de la planification hebdomadaire des mouvements, de la bonne utilisation des véhicules et du suivi du carburant. Effectue la vérification avant soumission du rapport mensuel au département des Operations.

6. Gestion des Finances :

• Participer aux réunions de suivi budgétaire et partage les informations pertinentes avec son équipe ;
• S’assurer de l’utilisation efficace, efficiente et transparente des ressources financières, matérielles, et les ressources en nature destinées à la mise en œuvre du programme en conformité avec les procédures de Mercy Corps ;
• Effectuer le contrôle et s’assure du suivi du paiement des fournisseurs et de la réalisation des activités sur le terrain ;
• Travailler en collaboration avec les finances terrain pour soumettre des demandes de trésorerie sur le terrain à temps ;
• S’assurer du respect des politiques financières de MC Haïti ;
• Identifier et fait remonter les lacunes dans nos systèmes et procédures opérationnelles standards ;
• S’assurer du respect des dépenses selon la matrice d’autorisation des approbations des dépenses.

7. Ressources Humaines et Administration:

• Assurer la supervision des équipes programmes, logistiques, financières et RH basés dans ses zones d’intervention ;
• Conformément aux procédures de gestion des performances de MC, supervise les chefs d’équipe programmes et supports dans la région ;
• S’assurer que le recrutement et la gestion du personnel sur le terrain sont conformes à la procédure et aux politiques de MC, y compris une induction appropriée, ainsi que des opportunités et des formations pour le développement des capacités ;
• S’assurer que tous les membres de l’équipe support disposent de fiches de postes desquels des plans de travail avec des objectifs clairs sont élaborés ;
• S’assurer que tous les membres de l’équipe ont suivi un processus d’orientation au plus tard 2 mois après leur prise de poste ;
• S’assurer que tous les membres du personnel terrain ont suivi toutes les formations essentielles de Mercy Corps (Orientation Sécurité, Code de conduite, les essentiels de Mercy Corps. etc.) ;
• Superviser les recrutements locaux pour assurer la transparence et l’équité (à la fois pour les postes à temps plein et journaliers) ;
• Aide le département des ressources humaines, au besoin, dans l’évaluation des besoins et l’organisation des formations pour le personnel afin de s’assurer qu’il est correctement formé pour atteindre les objectifs de MC ;
• S’assurer de la planification des congés de l’équipe terrain selon la politique des congés de Mercy Corps ;
• Veiller à ce que le manuel du personnel national est compris de tous et être le gardien de son application sur le terrain ;
• S’assurer que l’ensemble des membres de l’équipe terrain ont des plans de performances individuels (y compris les nouveaux employés en période d’essai) et assurer le suivi des évaluations de performances dans les délais par les superviseurs ;
• Assurer la vérification et la soumission en temps opportun des feuilles de temps (timesheets) au service des ressources humaines et de l’administration ;
• Mettre à jour de façon régulière l’organigramme de l’équipe du bureau terrain ;
• Met à jour la liste des enquêteurs au niveau de sa zone d’opération ;
• Assurer de mettre en place un système de suivi régulier des comptes a payer (contrats de bail et les services récurrents etc..) ;
• Assurer de mettre en place un système de suivi de prise en charge pour l’entretien du parc Informatique au niveau du bureau ( laptop, printer, photocopieurs etc…..).

8. Gestion de la sécurité :

• Assurer la gestion quotidienne de la sécurité des équipes, des bureaux et biens sous sa responsabilité – sensibilisation aux changements contextuels, etc ;
• Participer à l’évaluation sécuritaire des zones d’intervention de Mercy Corps et à l’élaboration des politiques et procédures sécuritaires ;
• Garantir que les systèmes et les procédures sécuritaires de Mercy Corps sont en place et opérationnels et entreprend des évaluations régulières des menaces, de la vulnérabilité et des risques ;
• Diriger la stratégie d’accès et sa mise en œuvre dans les zones difficiles à atteindre ;
• S’assurer de la bonne compréhension et du respect des procédures sécuritaires de Mercy Corps à l’ensemble du Staff- Faciliter les réunions de l’équipe de gestion de la sécurité et veiller à ce que l’information soit diffusée à tout le personnel, le directeur de pays et le responsable de la sécurité étant tenus informés ;
• Informer les gardiens et les chauffeurs de toute menace immédiate à la sécurité et fournir une formation, au besoin ;
• Assurer un briefing quotidien et régulier des membres de l’équipe ainsi que des visiteurs occasionnels ;
• Veiller à ce que toutes les mesures nécessaires soient prises pour offrir aux employés de MC un milieu de travail sécuritaire, tel que détaillé dans les lignes directrices existantes, y compris la responsabilité des règlements sur les incendies et les procédures d’évacuation des bâtiments ;
• En coordination avec le responsable sécurité de sa zone d’intervention, participe aux réunions sécuritaires dans la région et communiquer les mises à jour coordinateur sécurité de Haïti ;
• Aider, au besoin, le Manager des Opérations et le responsable de la sécurité à : maintenir et conseiller sur les systèmes et procédures de sécurité appropriés et veiller à ce que tout le personnel adhère à ces procédures.

APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL :

Dans le cadre de notre engagement envers l’apprentissage organisationnel et à l’appui de notre compréhension que les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles servent, nous nous attendons à ce que tous les membres de l’équipe consacrent 5% de leur temps à des activités d’apprentissage qui profitent à Mercy Corps ainsi qu’à eux-mêmes.

RESPONSABILITÉ ENVERS LES PARTICIPANTS AUX PROGRAMMES:

Les membres de l’équipe de Mercy Corps doivent soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier envers nos bénéficiaires et les normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain. Les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois, les coutumes et les politiques, procédures et valeurs locales de MC à tout moment et dans tous les lieux du pays.

GENRE :

Mercy Corps reconnaît que nos programmes sont plus efficaces pour soulager la souffrance, la pauvreté et l’oppression quand les femmes, les hommes, les filles et garçons sont équitablement engagés comme acteurs actifs dans tous les aspects du travail que nous entreprenons ensemble. Nous attendons que tous les membres de l’équipe s’engagent à respecter les principes de l’égalité des sexes et d’utiliser une programmation sensible au genre et l’intégration du genre comme un moyen de réaliser notre mission et notre vision pour le changement

RESPONSABILITE DE SUPERVISION : les membres de l’équipe séniors basés à Jérémie sous sa supervision (programmes, opérations, Finance, RH & Admin).

RAPPORTE DIRECTEMENT A : Operations Manager

TRAVAILLE EN ETROITE COLLABORATION AVEC : leDirecteur de programme, le Country Operations Manager, Finance Director and Compliance, Security Manager, RH and Administration Manager, les autres responsables de départements et les autres Chefs de Base.

CONNAISSANCES ET EXPERIENCE

• Disposer d’au moins une licence ou équivalent en Gestion des organisations, gestion des programmes, administration et finances, sciences économiques et sociales ;
• Disposer d’au moins 5 à 7 années d’expériences de travail dans le secteur humanitaire dont 3 ans en tant que Chef de Base/Bureau y compris des programmes multisectoriels.
• Expérience avérée dans la gestion de programmes de taille dans un contexte fragile ;
• Expérience en matière des opérations (logistique, achats, assets etc.) avec une aptitude à diriger les systèmes, administratifs et financiers, ainsi que de la gestion des ressources humaines ;
• Bonnes compétences en matière de planification, esprit d’initiative, capacité à exercer un jugement sûr et à gérer des tâches multiples de manière efficace, proactive et opportune ;
• Expérience avérée de la contribution aux propositions de développement des moyens de subsistance, des transferts d’argent et des systèmes de marché avec les principaux donateurs, y compris le gouvernement américain (USAID BHA/OFDA/FFP, l’UE, ECHO) ;
• Un esprit d’équipe doté de solides compétences interpersonnelles et d’une capacité très développée à travailler dans des contextes multiculturels et avec des groupes communautaires d’origines diverses, et qui a développé des capacités de tact, de diplomatie et de négociation ;
• Excellentes compétences en matière de communication verbale et écrite, de constitution de réseaux et de gestion des parties prenantes, capacité à travailler à un niveau stratégique avec des parties prenantes tant internes qu’externes, capacité à influencer grâce à des techniques efficaces d’écoute, de persuasion, de négociation et autres ;
• Excellentes compétences en matière de résolution de problèmes et d’analyse, avec la capacité d’identifier les problèmes et les opportunités dans un contexte qui évolue rapidement, et de proposer et mettre en œuvre des solutions solides et prospectives dans un style flexible et créatif ; expérience de l’utilisation de stratégies de gestion adaptative ;
• La maîtrise du français et une maîtrise de base de l’anglais oral et écrit sont requises.
• Avoir une très bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet, Outlook, Gestionnaire de Base de données…).

FACTEURS DE SUCCES :

Le Chef de base sera doué pour la résolution de problèmes et aura la capacité d’élaborer des méthodes permettant de mettre en œuvre des programmes efficaces tout en faisant preuve d’une bonne gestion de fonds des bailleurs et en respectant les règles de MC et des bailleurs. Il /Elle entretiendra de bonnes relations avec le personnel tout en démontrant sa capacite à effectuer plusieurs taches à la fois, à respecter les délais et à traiter l’information pour soutenir les activités changeantes de programmes. Il/Elle sera capable de vivre et de travailler en étroite collaboration avec une équipe diversifiée.

Les membres du personnel de MC qui réussissent le mieux ont un fort engagement envers le travail d’équipe et la responsabilité, s’épanouissent dans des environnements changeants et évolutifs et font de la communication écrite et verbale efficace une priorité dans toutes les situations.

SAUVEGARDE ET ETHIQUES :

Mercy Corps s’engage à ce que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse de membres de l’équipe, de membres de la communauté, de participants aux programmes ou autres, soient traitées avec respect et dignité. Nous nous engageons à respecter les principes fondamentaux relatifs à la prévention de l’exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et le CPIA (Comité Permanent Inter-Agences) ; et nous avons adhéré au Système de Divulgation des Fautes Professionnelles entre Institutions.

En postulant pour ce poste, un candidat confirme qu’il n’a pas déjà enfreint la politique d’un employeur en matière d’inconduite sexuelle, d’exploitation et d’abus sexuels, de protection de l’enfance ou de traite des personnes.

Nous ne tolérerons pas la maltraitance des enfants, l’exploitation sexuelle, les abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d’un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l’équipe sont tenus de suivre des cours d’apprentissage en ligne obligatoires sur le code de conduite à l’embauche et sur une base annuelle.

En tant que candidat, si vous êtes témoin ou victime d’une forme quelconque d’inconduite sexuelle au cours du processus de recrutement, veuillez le signaler à la ligne d’assistance téléphonique pour l’intégrité de Mercy Corps ([email protected]).