Gerente de Finanzas y Administración

Objetivo

Administrar los recursos materiales y financieros relacionados con los procesos de la misión, dar seguimiento a la ejecución de los presupuestos, flujos de efectivo, análisis financiero, movilidad del personal y control del gasto administrativo; garantizar el suministro oportuno de los recursos requeridos en la implementación de los proyectos operativos y operación de las unidades de la Misión.

RESPONSABILIDADES

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

• Dirige el equipo administración (chofer, personal de limpieza) coordinando y supervisando sus actividades.
• Mantiene el contacto con interlocutores externos tales como agentes bancarios, abogados, hoteles, contraparte de la Cruz Roja Guatemalteca, otras contrapartes como ONG´s o grupos de beneficiarios, Ministerio de Relaciones Exteriores, Dirección General de Migración y Extranjería, arrendadores, etc.
• Asegura el respeto de las normas financieras y las normas laborales por parte de todo el personal (residente y móvil).
• Facilita el desarrollo y la fluidez de las operaciones humanitarias desde la Administración y Logística cuando necesario, manteniendo garantías, medidas de control y monitoreo administrativo/logístico.
• Transmite información administrativa a la Delegación Regional (DR) México.
• Asegura que todas las compras de material, mobiliario y equipos para las operaciones y las instalaciones de la Misión como también su mantenimiento se hagan a tiempo y según los procedimientos establecidos.
• Se mantiene actualizado sobre la adecuación e implementación de las reglas de seguridad, asegura un seguimiento en general y la adecuación de las prácticas en particular.
• Es responsable de las residencias y oficinas de la Misión.

FINANZAS

• Apoya el cierre mensual contable, obtiene una copia digital de la contabilidad mensual, prepara la planificación de efectivo (cash planning) mensual, así como el envío del Time Reporting (TR) mensual. Envía los expedientes contables a la DR_MEX mensualmente.
• Participa en la elaboración del presupuesto anual y lidera con la Jefatura la asesoría financiera y consolidación global durante los procesos de PFR.
• Informa periódicamente a la Jefatura y a los departamentos sobre el estado de seguimiento e implementación del presupuesto.
• Responsable de la tesorería de acuerdo a las directivas de la DR en México.
• Efectúa pagos de salario, de alquiler, de proveedores y otros servicios necesarios y relativos al funcionamiento de la oficina.
• Asegura la aplicación de las competencias financieras de la DR (compras, pedidos, contratos, transferencias, avances de trabajo) y el respeto de las reglas financieras.
• Mantiene relaciones con el banco y controla las transacciones bancarias (transferencias, cheques, etc.)
• Explica los procedimientos financieros a las personas interesadas.
• Elabora cualquier reporte administrativo / financiero que sea solicitado por la DR en México.
• Realiza todo el seguimiento de los formatos anuales, mensuales y trimestrales financieros para enviar a los auditores internos

Otras actividades específicas:

Caja Chica

• Responsable de la caja chica, asegura mantener los montos de acuerdo a las reglas financieras.
• Realiza transferencias de caja, avances de trabajo, cálculos y pagos de viáticos entregados en caja.
• Asegura que las facturas, recibos o cualquier otro comprobante no contenga borrones ni manchones y que tengan la información requerida de acuerdo a las reglas financieras, de los documentos presentados en caja.
• Asegura mantener registro y control de los avances de trabajo otorgados, así como da el seguimiento para su liquidación.
• Realiza arqueo de caja a diario y lo entrega a la Administración de la DRMEX para revisión.
• Realiza al menos una vez al mes el arqueo de caja chica con la jefatura de la Misión.

Pagos Operativos y Administrativos

• Recibe facturas y solicitudes en general para posterior pago, revisa que las facturas se encuentren respaldadas con los documentos logísticos, administrativos y de welcome para proceder a realizar el pago.
• Realiza solicitud y pagos de gastos administrativos, lleva un control de los mismos y verifica que todos los pagos se encuentren al día.
• Emite las exenciones de IVA de los pagos operativos y administrativos y envía constancia a los diferentes proveedores.
• Realiza transferencias a través de los diferentes Convenios y Módulos del Sistema de Banca Virtual en los bancos del país.
• Monitorea las autorizaciones de pago en la banca virtual, velando porque se hayan realizado las autorizaciones correspondientes.
• Informa a proveedores y diferentes áreas de la Misión de los pagos realizados.
• Elabora cheques de caja chica y realiza el cobro de los mismos de acuerdo a las necesidades.

ADMINISTRACION GENERAL Y PREMISES

• Coordinar el personal de aseo que trabaja en la oficina y residencia.
• Da seguimiento al mantenimiento/renovación de los edificios ocupados por el CICR (oficina y residencias).
• Sugiere y propone medidas para una mejor utilización de los recursos (financieros y equipo).

WELCOME

• Da seguimiento a las solicitudes de hospedaje y eventos, así como de la logística de la estadía de visitantes en la Misión (hospedaje, traslados).
• Asegura la obtención de visa y acreditación correspondientes del personal móvil, ante el ministerio de Relaciones Exteriores y consulares correspondientes, en coordinación con RH Ginebra y DR México.
• Mantiene un archivo actualizado de todos los asuntos administrativos (personal residente/ móvil, residencias, oficina, etc.).
• Mantiene una comunicación estrecha con Responsable Welcome de la DRMEX.
• Registra, archiva y maneja la información general del departamento de Welcome de manera acertada y confidencial.

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN / CANCILLERÍA

• Se encarga del archivo físico de la Misión de Guatemala, en coordinación y apoyo del Asistente Ejecutivo y Encargado de Gestión de la Información DRMEX.
• Maneja la correspondencia física entrante y saliente, especialmente de la valija diplomática de GUA-MEX.
• Gestiona los Elementos de Identificación del CICR (badge, peto, pin, banderas), así como la papelería con membrete y sellos de la misión.

IT

• Organiza el reemplazo y la compra de equipos según las directrices de la sede en coordinación con el personal IT de MEX de acuerdo con especificaciones/características de los equipos.
• Apoya en las dificultades básicas que tengan los colaboradores en materia IT.
• Control de inventarios de manera local.
• Ayuda en la comunicación y aplicación de políticas de ICT con ayuda de ICT México.

LOGÍSTICA

• Asegura el buen funcionamiento de todas las compras para todos los programas, en cuestión de procedimientos, precios y calidad.
• Manejo de las estadísticas de la misión de Guatemala recopila, verifica y envía a Ginebra todas las estadísticas institucionales del terreno de la parte de los programas y proyectos.
• Verifica y aprueba las facturas de los proveedores.
• Mantiene actualizados los registros sobre los movimientos de la mercancía.
• Asegura los archivos según las instrucciones institucionales.
• Prepara licitaciones, la selección de proveedores y la elaboración de los contratos anuales y particulares, incluyendo las especificaciones técnicas de los artículos y aprobación de las tablas de selección.
• En caso de cambio de precios dentro de los contratos fijos, asegura el respeto de los procedimientos institucionales (tabla de selección, anexo de contrato, etc.) y transmite la información a GVA.
• Brinda el soporte al terreno sobre la aplicación de los procedimientos Logísticos.
• Responsable de la validación de los documentos soporte de cada gestión.
• Apoya en los trámites de importación y exportación para los equipos, materiales que lo requieran.
• Apoya en la preparación de inventarios de equipo, equipamiento, bienes, muebles, vehículos.
• Apoya en los trámites vehiculares con el Ministerio de Relaciones Exteriores (placas diplomáticas y solicitud de franquicias)
• Administra y opera el programa automatizado de logística (FSS) por las compras.

RECURSOS HUMANOS

• Asegura el flujo de información y el respeto de las reglas de comunicación RH entre la Misión y la DR.
• Gestiona y actualiza los expedientes del personal residente de la Misión y asegura que la DR reciba copias de todos los documentos. Comunica todos los cambios relativos a datos personales de los empleados residentes, cambios de personal, descripciones de puestos, evaluaciones anuales, etc.
• Maneja la planificación de vacaciones, el seguimiento de las ausencias e incapacidades en coordinación con el HRO.
• Apoya al/la Jefe/a de Misión en la resolución de conflictos o problemas que se presentan en cuanto al personal.
• Actúa como punto focal RH para el personal residente, reportando inquietudes o preguntas a RH/MEX, comunicando y garantizando el respeto de las políticas institucionales y los procedimientos RH.