Village Savings and Loans Associations Assistant

Background/IRC Summary:

The Syria crisis is often described as the worst humanitarian catastrophe since the end of the Cold War. Today, 13.4 million people in Syria – more than half of the country’s population – are in need of humanitarian assistance with needs increasingly being exacerbated by economic decline. Of these, 6.8 million are refugees and asylum-seekers who have fled the country. This is no short-term humanitarian episode. The devastating human consequences to huge numbers of people will endure for decades. The destruction of relationships, communities, livelihoods, homes and infrastructure will take years to repair.

IRC is offering a robust humanitarian response to the Syria crisis a rapidly expanding portfolio, supported by more than 1000+ staff in Syria Country Program. IRC is undertaking programs in Syria and the neighboring countries of Turkey, Iraq, Lebanon and Jordan in the fields of health, child protection, early childhood development, education, women’s protection and empowerment, non-food items and food distribution, cash assistance, water and sanitation, protection and rule of law, and livelihood programming. Our work in these challenging settings gives rise to some of the most pressing issues facing contemporary humanitarian action, including questions of access, security, funding and coordination.

Job Overview/Summary:

The IRC is seeking a highly motivated VSLA assistant to play a pivotal role in the successful implementation of our VSLA project. The ideal candidate will be responsible for a diverse range of tasks, including field assessments, beneficiary selection, training facilitation, and project monitoring. This role requires strong organizational, communication, and agriculture expertise to ensure the project’s success.

The VSLA assistant will have overall responsibility in the facilitating and implementation of all VSLA and pre-urban- related early recovery and livelihood activities.

The VSLA assistant will lead the field visits to monitor activities, facilitate training, target the beneficiaries, and conduct timely weekly and monthly reporting.

Responsibilities:

Core Responsibilities:

• Identify community members eligible for VSLA and other financial support activities, aligning with project documents, and ensure continuous monitoring throughout the project.

• Develop pertinent training manuals and methodologies for target beneficiaries, taking a lead role in facilitating training sessions.
• Collaborate with the VSLA Field Officer to prepare group formations and provide a clear understanding of VSLA concepts to beneficiaries.
• Ensure proper mentoring and support for all VSLA beneficiaries throughout the project duration.
• Ensure the completeness and accuracy of all project documentation.
• Actively participate in periodic project review, planning meetings, and external meetings as requested.
• Coordinate field reporting, preparing technical internal and external reports.
• Engage in mobilization and awareness-raising activities with local leadership and community groups.

Monitoring, Evaluation, and Control:

• Coordinate and assist VSLA officers in data collection, ensuring the reliability of indicators.
• Conduct regular follow-up visits to VSLAs to assess the application of technologies/practices and provide technical assistance where needed.
• Monitor and supervise the performance of Village Agents in the villages.
• Participate in field-level assessments and evaluations of project performance.
• Monitor the work of VSLA incentive workers, trainers, and service contractors through periodic field visits and progress reviews.
• Provide data and information for the assigned project in line with the jointly designed Monitoring, Evaluation, Accountability, and Learning (MEAL) plans with the MEAL department.

Coordination:

• Coordinate with Agriculture, Cash for Work (CFW), and livelihoods staff to effectively engage participants.
• Establish connections with other financial institutions to strengthen access to finance.
• Ensure training and capacity building for staff to enhance their ability to implement and monitor VSLA activities effectively.

• Mobilize and raise awareness among community leaders or Civil Society members on the savings group process.
• Build relationships and coordinate with stakeholders such as local leaders, district authorities, the Humanitarian Affairs Office, microfinance institutions, etc.
• Actively participate in field-level coordination meetings with self-administration and other relevant agencies.

Staff Performance Management, Learning & Development

• Hire, supervise, and build the capacity of team members in relevant technical and management competencies.
• Develop and implement remote management capacity-building approaches to build the strengths the teams in Syria.
• Coach, train, supervise and mentor direct-report staff, including communicating clear expectations, setting annual performance objectives, providing regular and timely positive and constructive performance feedback, and providing documented semi-annual performance reviews.
• Maintain open and professional relations with team members, promoting a strong team spirit and providing oversight and guidance to enable staff to successfully perform in their positions.

• Approve and manage time, attendance and leave requests to ensure adequate departmental coverage; ensure monthly, accurate timesheet submission and carry out probationary reviews.
• Hold high-quality meetings with each direct report on a regular and predictable basis, minimally on a monthly basis.
• Provide a measurable development plan including on-the-job learning with the aim of strengthening technical capacity, exchanging knowledge within the team and providing guidance on career paths.

• As required, identify staff performance issues and work with Human Resources to document and address these in accordance with the National Staff Employment Policies.
• Maintain open and professional relations with team members, promoting a strong team spirit and providing oversight and guidance to enable staff to successfully perform in their positions.
• Promote and monitor staff care and well-being. Model healthy work-life balance practices. Support appropriate interventions in response to identified staff care needs of both national and international staff.
• Look for opportunities to support staff in their career growth, where appropriate. As part of succession plan and nationalization goals, identify, train and develop capability and capacity of national staff to successfully transition role and responsibilities, by the end of assignment. 

لمحة عن لجنة الإنقاذ الدولية:

غالبًا ما توصف الأزمة السورية بأنها أسوأ كارثة إنسانية منذ نهاية الحرب الباردة. اليوم ، يحتاج 13.4 مليون شخص في سوريا – أكثر من نصف سكان البلاد – إلى المساعدة الإنسانية مع تفاقم الاحتياجات بشكل متزايد بسبب التدهور الاقتصادي. ومن بين هؤلاء ، هناك 6.8 مليون لاجئ وطالب لجوء فروا من البلاد. هذه ليست حلقة إنسانية قصيرة المدى. ستستمر العواقب البشرية المدمرة على أعداد هائلة من الناس لعقود. سيستغرق إصلاح تدمير العلاقات والمجتمعات وسبل العيش والمنازل والبنية التحتية سنوات.

تقدم لجنة الإنقاذ الدولية استجابة إنسانية قوية للأزمة السورية من خلال برامج سريعة التوسع ، بدعم من أكثر من 1000 موظف في البرنامج القطري السوري. تقوم IRC بتنفيذ برامج في سوريا والدول المجاورة لتركيا , العراق ولبنان والأردن في مجالات الصحة وحماية الطفل وتنمية الطفولة المبكرة والتعليم وحماية المرأة وتمكينها والمواد غير الغذائية وتوزيع المواد الغذائية والمساعدة النقدية والمياه والصرف الصحي والحماية وسيادة القانون وبرامج سبل العيش. يثير عملنا في هذه الأوضاع الصعبة بعضًا من أكثر القضايا إلحاحًا التي تواجه العمل الإنساني المعاصر ، بما في ذلك مسائل الوصول والأمن والتمويل والتنسيق.

معلومات عن الوظيفة:

تبحث لجنة الإنقاذ الدولية عن مساعد جمعيات الادخار والقروض القروية متحمس للغاية للعب دور محوري في التنفيذ الناجح لمشروع جمعيات الادخار والقروض القروية. سيكون المرشح المثالي مسؤولا عن مجموعة متنوعة من المهام ، بما في ذلك التقييمات الميدانية واختيار المستفيدين وتسهيل التدريب ومراقبة المشروع. يتطلب هذا الدور خبرة تنظيمية عالية ومهارات تواصل  وخبرة قوية لضمان نجاح المشروع.

سيكون لمساعد جمعيات الادخار والقروض القروية المسؤولية الشاملة في تيسير وتنفيذ جميع أنشطة جمعيات الادخار والقروض القروية والإنعاش المبكر وسبل العيش في المناطق الريفية.

سيقود مساعد جمعيات الادخار والقروض القروية  الزيارات الميدانية لمراقبة الأنشطة، وتسهيل التدريب، واستهداف المستفيدين، وإجراء التقارير الأسبوعية والشهرية في الوقت المناسب

المسؤوليات الرئيسية:

• تحديد أفراد المجتمع المؤهلين لتشكيل جمعيات الادخار والقروض القروية  والحصول على أنشطة الدعم المالي الأخرى، بما يتماشى مع وثائق المشروع، وضمان المراقبة المستمرة طوال المشروع.
• تطوير أدلة ومنهجيات التدريب ذات الصلة للمستفيدين المستهدفين، مع القيام بدور قيادي في تسهيل الدورات التدريبية.
• التعاون مع المسؤول الميداني لجمعيات الادخار والقروض القروية  لإعداد المجموعات المتشكلة  وتوفير فهم واضح لمفاهيم جمعيات الادخار والقروض القروية  للمستفيدين.
• ضمان التوجيه والدعم المناسبين لجميع المستفيدين من برنامج جمعيات الادخار والقروض القروية طوال مدة المشروع.
• التأكد من اكتمال ودقة جميع وثائق المشروع.
• المشاركة بنشاط في المراجعة الدورية للمشروع واجتماعات التخطيط والاجتماعات الخارجية حسب الطلب.
• تنسيق التقارير الميدانية وإعداد التقارير الفنية الداخلية والخارجية.
• المشاركة في أنشطة التعبئة والتوعية مع القيادة المحلية ومجموعات المجتمع المحلي.

المراقبة والتقييم والتحكم:

• التنسيق ومساعدة مسؤول جمعيات الادخار والقروض القروية  في جمع البيانات، وضمان موثوقية المؤشرات.
• إجراء زيارات متابعة منتظمة إلى جمعيات الادخار والقروض القروية  لتقييم تطبيق التقنيات / الممارسات وتقديم المساعدة الفنية عند الحاجة.
• المراقبة والإشراف على أداء الوكلاء في القرى.
• المشاركة في التقييمات الميدانية وتقييم أداء المشروع.
• مراقبة عمال الحوافز والمدربين ومقاولي الخدمة من خلال الزيارات الميدانية الدورية وإجراء المراجعات.
• توفير البيانات والمعلومات للمشروع المعين بما يتماشى مع خطط المراقبة والتقييم والمساءلة والتعلم  المصممة بشكل مشترك مع قسم المراقبة والتقييم.

التنسيق:

• التنسيق مع موظفي الزراعة والنقد مقابل العمل  وسبل العيش للمشاركة بشكل فعال.
• إقامة اتصالات مع المؤسسات المالية الأخرى لتعزيز الوصول إلى التمويل.
• ضمان التدريب وبناء القدرات للموظفين لتعزيز قدرتهم على تنفيذ ومراقبة أنشطة جمعيات الادخار والقروض القروية بشكل فعال.
• تعبئة ورفع مستوى الوعي بين قادة المجتمع أو أعضاء المجتمع المدني حول عملية مجموعة الادخار.
• بناء العلاقات والتنسيق مع أصحاب المصلحة مثل القادة المحليين، وسلطات المقاطعات، ومكتب الشؤون الإنسانية، ومؤسسات التمويل الأصغر، وما إلى ذلك.
• المشاركة بفعالية في اجتماعات التنسيق على المستوى الميداني مع الإدارة الذاتية والجهات الأخرى ذات الصلة.

إدارة أداء الموظفين والتعلم والتطوير:

• التوظيف والإشراف، وبناء قدرات أعضاء الفريق في الكفاءات الفنية والإدارية ذات الصلة.
• تطوير وتنفيذ مناهج بناء قدرات الإدارة عن بعد لبناء نقاط القوة لدى فرق العمل في سوريا.
• تدريب والإشراف وتوجيه موظفي التقرير المباشر، بما في ذلك إيصال توقعات واضحة، وتحديد أهداف الأداء السنوية، وتوفير ردود فعل إيجابية وبناءة منتظمة وفي الوقت المناسب، وتوفير مراجعات الأداء نصف السنوية الموثقة.
• الحفاظ على علاقات مفتوحة ومهنية مع أعضاء الفريق، وتعزيز روح الفريق القوية وتوفير الرقابة والتوجيه لتمكين الموظفين من الأداء بنجاح في مناصبهم.
• الموافقة على طلبات الوقت والحضور والإجازة وإدارتها لضمان التغطية الكافية للإدارات. ضمان تقديم جدول زمني شهري ودقيق وإجراء مراجعات تحت الاختبار.
• عقد اجتماعات عالية الجودة مع كل تقرير مباشر على أساس منتظم ويمكن التنبؤ به، على الأقل على أساس شهري.
• تقديم خطة تطوير قابلة للقياس بما في ذلك التعلم أثناء العمل بهدف تعزيز القدرات التقنية، وتبادل المعرفة داخل الفريق وتوفير التوجيه بشأن المسارات الوظيفية.
• تحديد مشكلات أداء الموظفين والعمل مع الموارد البشرية لتوثيقها ومعالجتها وفقًا لسياسات توظيف الموظفين المحليين.
• الحفاظ على علاقات مفتوحة ومهنية مع أعضاء الفريق، وتعزيز روح الفريق القوية وتوفير الرقابة والتوجيه لتمكين الموظفين من الأداء بنجاح في مناصبهم.
• تعزيز ومراقبة رعاية الموظفين ورفاههم. وفق نموذج لممارسات التوازن الصحي بين العمل والحياة. دعم التدخلات المناسبة استجابة لاحتياجات رعاية الموظفين المحددة للموظفين المحليين والدوليين.
• دعم  الموظفين في نموهم الوظيفي، حيثما كان ذلك مناسباً. كجزء من خطة التعاقب وأهداف التأميم، تحديد وتدريب وتطوير قدرات الموظفين المحليين لنقل الأدوار والمسؤوليات بنجاح، بحلول نهاية المهمة.