Venezuela – Asistente Administrativo de Proyecto

COOPI está buscando un Asistente Administrativo de Proyecto

COOPI

COOPI Cooperazione Internazionale es una organización humanitaria laica e independiente italiana que lucha contra todas las formas de pobreza para mejorar el mundo. Fundada en 1965, hoy COOPI está presente en 33 países de África, América Latina y el Caribe y Oriente Medio, con proyectos tanto de emergencia como de desarrollo llevados a cabo por personal expatriad – una media de más de 270 personas al año – y personal nacional. Los principales financiadores institucionales son la Unión Europea – ECHO e INTPA – USAID, agencias de la ONU, el Gobierno italiano, autoridades locales y otros gobiernos europeos.

Descripción de COOPI en el país

Desde 2019 COOPI establece una presencia en Venezuela para asistir a la población local tras el agravamiento de la crisis socioeconómica del país. A partir de julio de 2020, inicia un programa regional de respuesta a la crisis que se implementa en consorcio con organizaciones venezolanas para la protección de grupos vulnerables. En estos años COOPI ha apmpliado sus intervenciones y actualmente ejecuta proyectos con diferentes donantes en Caracas, Lara, Carabobo, Anzoátegui, Sucre, Delta Amacuro y Bolivar en protección (GBV, Protección Infantil, Trata y trafico de personas), salud sexual reproductiva, WASH (agua, saneamineto e higiene) y alimentación escolar.

Objetivo/descripción del puesto

COOPI planea reforzar el equipo de proyecto a través de un/a Asistente administrativo de Proyecto, encargado/a de asegurar la gestión de los aspectos financieros, administrativos, contables y logísticos de la intervención de COOPI en el estado de Sucre, de acuerdo con los objetivos de la organización, de las obligaciones con el donante DUE, y de la normativa nacional vigente en los ámbitos de intervención.

Areas de responsabilidad

Gestión, supervisión y control de gastos:

• Apoyar a la coordinación administrativa en la gestión financiera y administrativa del proyecto;
• Contribuir a la aplicación en tiempo y forma de las herramientas institucionales y de los procedimientos financieros, contables, administrativos de COOPI y de las entidades financiadoras;
• Mantener un constante control de los gastos del proyecto, en coordinación con los responsables y los socios locales, apoyando en la previsión periódica de gastos y en los pedidos de tesorería;
• Contribuir a que la organización cumpla con las leyes tributarias previstas en el país, así como con el reglamento de prevención de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo para las organizaciones sin fines de lucro.

Administración de personal:

• Apoyar en la preparación y actualización de los contratos y de los dosieres del personal, incluyendo toda la documentación prevista por los procedimientos de COOPI y por el reglamento país;
• Facilitar la información necesaria para la correcta realización de los pagos de salarios, beneficios sociales, perdiem y reembolsos, cuando requerido;
• Proveer formación y asistencia técnica al personal administrativo de los socios locales sobre instrumentos y procesos de gestión financiera y rendición de cuentas, de acuerdo a los requerimientos de los donantes y de la normativa local.

Contabilidad y redacción de informes:

• Asegurar la actualización constante de los instrumentos contables, a fin de permitir el seguimiento y el control de los gastos.
• Garantizar la correcta imputación de los costes a los proyectos, de acuerdo a los procedimientos de COOPI y de los donantes.
• Asegurar el registro y el archivo de los documentos referentes a la adquisición, garantía, depreciación y mantenimiento de equipos y bienes durables en el marco de los proyectos, así como su transferencia de un proyecto a otro y/o a los beneficiarios directos y/o a contrapartes locales;
• Preparación y presentación de los informes financieros provisionales y finales de los proyectos implementados;
• Asegurar que los soportes de gastos cumplan las condiciones de los donantes y de las normas internacionales y que su archivo sea conservado de manera adecuada;

Logística:

• En coordinación con el equipo técnico-operativo y el área de logística, planificar y dar seguimiento a las adquisiciones de bienes y servicios, gestionando los pagos correspondientes cuando sea necesario;
• Asegurar el registro y archivo de los documentos relacionados con la adquisición, garantía, depreciación y mantenimiento de equipos y bienes duraderos en el marco de los proyectos, así como su transferencia de un proyecto a otro y/o a los beneficiarios directos y/o locales. contrapartes;
• Actualizar periódicamente la base de datos de proveedores con los que operamos en las áreas; Contribuir a la actualización de inventarios de activos fijos en las instalaciones de COOPI y consumibles;
• Gestionar el adecuado mantenimiento de los bienes propiedad de COOPI o adquiridos por los proyectos, utilizando herramientas corporativas;
• Organizar la recepción y almacenamiento de insumos y materiales, así como su traslado a los lugares de entrega;
• Coordinar los servicios generales para el mantenimiento de la oficina;

Perfil deseado

ESENCIALES

• Estudios profesionales (licenciatura, deseable postgrado o máster) en Ciencias Económicas, Administración de Empresas, Contabilidad, Gestión de entidades sin fines de lucro y/o afines;
• Experiencia de al menos 2 años en funciones administrativas en INGOs y/o de empresas;
• Experiencia en sistematización de procesos y elaboración de documentos e informes;
• Capacidad de trabajar de forma autónoma (organización, planificación del trabajo, desarrollo analítico, síntesis) y en contextos con elevadas complejidades y bajo presión (cumplir con fechas limitadas);
• Interés, disponibilidad y experiencia en ambientes multiculturales y con equipos multidisciplinares;
• Excelente capacidad de trabajo en equipo, de forma presencial y a distancia;
• Motivación, honestidad, actitud pro-activa y resolutiva, sentido común, discreción;
• Respeto de la visión y misión de COOPI y de su carta de valores;
• Idioma castellano imprescindible;
• Manejo de herramientas informáticas (sistema operativo Microsoft Windows) y ofimáticas (Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Disponibilidad inmediata.

DESEABLES

• Experiencia previa en Cooperación Internacional, Acción Humanitaria y/o afines;
• Experiencias con procedimientos para el manejo de fondos de donantes institucionales y del sector privado;
• Idiomas: inglés altamente valorado;
• Nacionalidad Venezolana o permiso de residencia en el país.