Trainee – Estagiário/a de Administração (Suporte a áreas de operações e projetos), Multiple positions

1. Propósito e escopo das atividades e responsabilidades funcionais:

Sob orientação próxima do Gerente de Projeto e de sua equipe técnica, as principais funções a serem desempenhadas serão: 

• Apoio logístico para missões oficiais, como:

Emitir passagens aéreas;
Auxiliar na preparação da documentação de autorização de viagem (Travel Authorization).

• Apoio na organização de reuniões e missões, como:

Preparar atas;
Imprimir documentos;
Editar e elaborar apresentações.

• Apoio na implementação e monitoramento de compras, como:

Contato com fornecedores
Apoio no controle de demandas
Apoio no monitoramento de entregas.

• Apoio na gestão de documentos e arquivos.

• Apoio na gestão financeira auxiliando nas tarefas necessárias que englobam o fluxo de pagamento junto ao Escritório e às equipes de projeto.

• Apoio na gestão de Recursos Humanos auxiliando nas tarefas necessárias que englobam o fluxo de contratação e folha de pagamento.

• Apoio aos Gerentes de Projeto em processos de gestão dos projetos (cronogramas, agendas, orçamentos e projeções financeiras, gestão de riscos, relatórios de progresso, elaboração de apresentações, entre outros).

• Apoio às equipes de projeto no levantamento de informações e dados para apoiar o desenvolvimento de produtos técnicos do projeto.

Além disso, poderão desempenhar qualquer outra função de apoio em Administração que lhe possa ser confiada pela sua supervisão direta.

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Propósito y alcance de la asignación  

Bajo la estrecha orientación del Gerente de Proyecto y su equipo técnico, las principales funciones a realizar serán:

• Apoyo logístico para misiones oficiales, tales como:

Emitir billetes de avión;
Colaborar en la preparación de la documentación de autorización de viaje.

• Apoyo en la organización de reuniones y misiones, tales como:

Preparar actas;
Imprimir documentos;
Editar y preparar presentaciones.

• Apoyo en la implementación y seguimiento de compras, tales como:

Contacto con proveedores
Apoyo en el control de la demanda.
Apoyo en el seguimiento de entregas.

• Apoyo en la gestión de documentos y archivos.

• Apoyo en la gestión financiera, asistiendo en las tareas necesarias que incluyen el flujo de pagos con la Oficina y los equipos de proyecto.

• Apoyo en la gestión de Recursos Humanos, asistiendo con las tareas necesarias que incluyen la contratación y el flujo de nómina.

• Apoyo a los Gerentes de Proyecto en los procesos de gestión de proyectos (cronogramas, agendas, presupuestos y proyecciones financieras, gestión de riesgos, informes de avance, elaboración de presentaciones, entre otros).

• Apoyo a los equipos del proyecto en la recopilación de información y datos para apoyar el desarrollo de productos técnicos para el proyecto.

Además, podrán desempeñar cualquier otra función de apoyo a la Administración que les sea encomendada por su supervisión directa.

Se aceptarán candidatos/as si:

• Están cursando una Graduación en Administración (Pública o Empresarial) o Contabilidad, carreras de gestión (gestión pública, gestión de RRHH, gestión financiera, etc.), carreras de psicología, relaciones internacionales, derecho, ingeniería, arquitectura, economía y áreas afines, la desde el 5to semestre hasta 3 años después de graduarse.

b. Experiencia profesional en:

• Áreas administrativas, financieras, compras, secretaría o recursos humanos;

• Apoyo a la gestión de proyectos.

• Prácticas previas y vinculación en empresas junior de las áreas de actividad.

• Se requiere un nivel avanzado en el uso de paquetes de software ofimático (MS Office), principalmente MS Word, MS Excel y MS Powerpoint.

c. Idiomas

• Fluidez oral y escrita en portugués;

• Imprescindible nivel intermedio de español.