17. Asistente de apoyo de oficina – G4

Marco orgánico

El puesto está adscrito a la oficina del Equipo de Apoyo Técnico sobre Trabajo Decente y Oficina País de la OIT para América Central. Esta unidad de trabajo se ocupa de la administración y finanzas de la Oficina de San José.

Objetivo principal

Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará una serie de servicios generales de apoyo de oficina, completando diversas tareas de apoyo estándar de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. Estas tareas contribuirán al funcionamiento puntual y efectivo de las actividades y podrán abarcar tareas relacionadas con la preparación de correspondencia, la preparación de documentos, el mantenimiento de bases de datos, el apoyo a reuniones, los trámites de viajes, el registro y los servicios de correo. El/la titular del puesto deberá utilizar equipos estándar de oficina y el sistema de planificación de los recursos
institucionales para procesar las transacciones. Su trabajo se regirá por las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y procesos establecidos en las áreas operativas.
El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión del Oficial de Operaciones de la oficina. Esta supervisión se centrará en la calidad y la puntualidad de la ejecución de las tareas asignadas. El/la titular trabajará con cierto grado de autonomía operativa en el desempeño de las tareas cotidianas y consultará a su supervisor/a en caso de necesitar orientaciones con respecto a cuestiones no habituales

Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular estará en contacto con el personal de la unidad de trabajo o de programas afines para obtener, proporcionar o aclarar información sobre cuestiones relacionadas con tareas específicas y transmitir las instrucciones impartidas por su supervisor/a.
A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con los visitantes, las personas que llamen a la Oficina, los participantes en reuniones y/o los proveedores de servicios externos para hacer el seguimiento de cuestiones ordinarias, intercambiar información o remitirles a la persona apropiada.

Funciones y responsabilidades fundamentales

1.Proporcionar una serie de servicios de apoyo en los ámbitos de la administración general de la Oficina, las finanzas y/o los recursos humanos, que contribuyen a la ejecución puntual de las actividades, de conformidad con la normativa aplicable.
2. Redactar y preparar correspondencia ordinaria y otro tipo de material por iniciativa propia o siguiendo instrucciones, velando por la claridad del contenido y el cumplimiento de la  normativa aplicable, y ultimarla para su firma.

3.Preparar traducciones informales de correspondencia y otros documentos. Procesar y formatear en formato definitivo distintos
tipos de documentos. Mantener y actualizar las bases de datos. Introducir datos y hacer trámites administrativos ordinarios relativos a los derechos de licencia, los contratos, las órdenes de compra, la tramitación de los pagos y/o la gestión de los viajes, utilizando el sistema de planificación
de los recursos institucionales.
4. Proporcionar apoyo en la organización de los viajes oficiales del personal, como los trámites de viaje y alojamiento, las autorizaciones de seguridad, los visados y el transporte de los efectos personales.
5. Proporcionar apoyo en las reuniones y eventos, lo que incluye el procesamiento de acciones administrativas en el sistema de planificación de los recursos institucionales, la preparación y distribución de cartas de invitación, órdenes del día, programas y otro material, la preparación de las instalaciones y equipos en los locales de reunión, los trámites de viaje, la elaboración de estimaciones ordinarias de costos y la prestación de apoyo e información a los participantes sobre cuestiones básicas.
6. Registrar y enviar correo, correspondencia y otros documentos. Procesar el correo saliente, asegurándose de utilizar el método más adecuado en función de las tarifas postales y la normativa aplicables. Mantener y organizar los sistemas de archivo de la correspondencia, los documentos, las publicaciones y/o el material de referencia. Planificar y coordinar las actividades del registro de la Oficina según se requiera.
7. Responder a consultas básicas por teléfono, correo electrónico y en persona o remitirlas a la persona/unidad adecuada. Proporcionar información fácilmente accesible en los archivos y bases de datos de la Oficina. Recibir a los visitantes y remitirles a la persona adecuada, y concertar citas.
8. Mantener y actualizar los inventarios del material de oficina. Asegurarse de que haya existencias suficientes y efectuar los pedidos de material de oficina a su debido tiempo. Mantener el almacén en orden.
9. Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos, directrices y procesos operacionales pertinentes y compartir la
información con las partes interesadas.
10. Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Formación

Requisitos Mínimos:

Estudios secundarios completos.

Experiencia

Un mínimo de cuatro años de experiencia laboral en tareas de administración general y apoyo de oficina.

Idiomas

Excelente dominio del español. Conocimiento práctico del idioma inglés.

Conocimientos y competencias (técnicas/personales)

Conocimiento de los procedimientos generales de una oficina y excelente dominio del uso de equipos estándar de oficina. 
Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Capacidad para trabajar según las reglas, reglamentos, políticas y procedimientos aplicables. 
Capacidad para adaptarse con rapidez a nuevos programas y sistemas informáticos.
Capacidad para buscar, extraer y compilar información de fuentes múltiples. 
Capacidad para redactar correspondencia ordinaria. 
Capacidad para responder de manera adecuada a las consultas telefónicas, por correo electrónico y en persona.
Capacidad para llevar registros y archivos y para actualizar bases de datos.
Capacidad para prestar atención a los detalles con objeto de detectar discrepancias en los datos.
Alto grado de discreción y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.