Administrador/a de impresión y distribución

Introducción

El puesto está adscrito a la Unidad de Servicios de Gestión de la Producción (PMSERV), en la Unidad de Producción, Impresión y Distribución de Publicaciones y Documentos (PRODOC), que forma parte del Departamento de Servicios Internos y Administración (INTSERV). INTSERV se encarga de la gestión general de las instalaciones, los bienes y el inventario; la seguridad y protección; las tareas de impresión, publicación y distribución; las prerrogativas diplomáticas; los viajes y el transporte, la utilización de espacios públicos y los servicios internos generales  PRODOC se ocupa de todos los aspectos relativos a la publicación, incluidos el acceso libre, los derechos de autor, el diseño, la edición, la corrección de pruebas y el control de calidad, la producción digital y la impresión interna y externa de los documentos oficiales La Unidad produce y distribuye los documentos oficiales de la OIT, así como la mayoría de las publicaciones editadas en la sede de la OIT.
PMSERV se ocupa de la impresión, almacenamiento y distribución de los documentos y publicaciones oficiales de la OIT y de definir las normas y buenas prácticas relacionadas.  
El/la titular será responsable de administrar y supervisar las actividades relacionadas con la impresión y distribución de los documentos y publicaciones de la OIT que se imprimen y distribuyen interna y externamente. 
El puesto depende del Jefe de PMSERV.

Funciones específicas

1.    Responsable de la producción y distribución de todas las solicitudes de impresión recibidas de los departamentos y unidades de la sede de la OIT. 
2.    Tramitar todos los pedidos de impresión, asegurar el control de calidad de los productos finales, coordinar y supervisar la entrega de los documentos y realizar el seguimiento con el cliente. Decidir las solicitudes de impresión que se externalizarán en función de la carga de trabajo y las limitaciones técnicas. En función de la disponibilidad del proveedor externo de producción seleccionado, coordinar y organizar la producción y entrega de los documentos impresos con el apoyo administrativo y de compras de los Servicios de Gestión de Proyectos de Publicación de PRODOC.
3.    Responsable de coordinar y supervisar los servicios prestados por el proveedor externo de servicios de impresión. Planificar y coordinar la prestación de servicios, el flujo de trabajo general y las disposiciones administrativas. 
4.    Supervisar el desempeño del proveedor, hacer el seguimiento correspondiente y informar sobre el mismo Supervisar los requisitos de desempeño en términos de calidad, calendario, presupuesto y facturación. 
5.    Preparar análisis y estadísticas periódicos de la situación financiera y de producción en relación con las operaciones de impresión y distribución. Ajustar y actualizar la información de las publicaciones en el sistema de gestión de publicaciones una vez finalizada la producción.
6.    Supervisar las disposiciones financieras y administrativas relacionadas con la producción y distribución de documentación para reuniones oficiales, en colaboración con otros departamentos.
7.    Planificar y supervisar las operaciones de impresión interna, incluido el personal, la adquisición de equipos y la concesión de licencias. Velar por el desarrollo del personal, de conformidad con las recomendaciones de Recursos Humanos. 
8.    Hacer aportaciones a la mejora de los procesos de trabajo y hacer propuestas al Jefe de la Unidad.
9.    Desarrollar y mantener relaciones con los principales agentes de la industria y seguir las tendencias del sector. Desarrollar y mantener relaciones con el personal directivo pertinente de la OIT. Actuar de enlace con los organismos de las Naciones Unidas, los contactos de las redes y otras entidades pertinentes.
10.    Prestar apoyo a las operaciones de servicio de ventas y distribución, así como a las operaciones diarias con los distribuidores.
11.    Desempeñar otras tareas relacionadas que se le asignen.
 

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

1. Supervisa los asuntos financieros, administrativos y de personal y prepara el plan de operaciones de la unidad de trabajo pertinente.
2. Redacta textos y prepara presupuestos para las Propuestas de Programa y Presupuesto.  Participa en la preparación de documentos de proyecto presentados para conseguir financiación externa y prepara los informes presupuestarios finales sobre los proyectos aprobados.  Prepara otros informes y documentos sobre asuntos financieros y relativos a los proyectos.  Prepara la correspondencia relativa a cuestiones financieras, de gestión o de financiación.
3. Controla los ingresos y los gastos y prepara análisis periódicos de la situación financiera.  Verifica las cuentas mensuales y toma medidas correctivas, examina las solicitudes de gastos teniendo en cuenta los recursos disponibles. Verifica facturas y aprueba pagos. Elabora distintos documentos relativos a transacciones financieras.
4. Supervisa acuerdos financieros y administrativos para reuniones oficiales.
5. Se Coordina con otros departamentos para establecer acuerdos financieros y administrativos.
6. Gestiona los movimientos de personal.  Garantiza la coordinación con el Departamento de Desarrollo de los Recursos Humanos en lo tocante a la contratación.  Administra los acuerdos contractuales, particularmente los de colaboración externa.
7. Controla la compra, el inventariado y el mantenimiento de mobiliario, equipo y suministros.
8. Organiza los viajes y realiza los cálculos para las misiones.  En su caso, realiza misiones para examinar asuntos financieros y de gestión relativos a proyectos o para participar en la organización de seminarios.
9. Examina y analiza la ejecución de proyectos y los informes sobre la marcha de los mismos para garantizar que los resultados obtenidos corresponden a los objetivos y para apreciar la necesidad de reasignar material o personal; propone cualesquiera otras medidas para mejorar la ejecución.
10. Coordina y organiza seminarios y reuniones.
11. Supervisa el trabajo del personal administrativo auxiliar.
12. Responde a preguntas relativas a la programación y la gestión y garantiza el seguimiento necesario.

Calificaciones requeridas

Educación

Título universitario superior (máster o equivalente) en artes gráficas, publicaciones, distribución, gestión de publicaciones u otra disciplina afín. En lugar de un título universitario superior, se aceptará un título universitario de primer ciclo (licenciatura o grado equivalente) en uno de los campos  mencionados u otra disciplina relacionadas en combinación con dos años adicionales de experiencia profesional, además de la experiencia que se indica a continuación. 

Experiencia

Al menos cinco años de experiencia en impresión digital, publicación y distribución, inclusive en funciones de supervisión o coordinación.  Se requiere experiencia en gestión de proveedores, inclusive con proveedores de servicios externos.

Idiomas

Excelente dominio de un idioma de trabajo (inglés, francés, español) de la Organización, y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo de la Organización.

Competencias

Además de las competencias básicas de la OIT, este puesto requiere:

Conocimiento sólido del Reglamento Financiero y la Reglamentación financiera detallada de la OIT. Conocimiento de los procedimientos y prácticas administrativos en un entorno internacional. Capacidad para investigar e interpretar diversas directrices y políticas para su aplicación en el tratamiento de cuestiones administrativas complejas. 
Conocimientos sólidos del sector de la impresión, la publicación y la distribución. Sólidos conocimientos en la producción de documentos y publicaciones impresos y digitales. Capacidad para establecer prioridades en los trabajos de impresión, asignar la capacidad de las máquinas y los recursos de producción a proyectos contrapuestos bajo una presión considerable, en particular durante conferencias y reuniones. Capacidad para planificar, organizar y supervisar la aplicación de flujos de trabajo eficaces y racionales. 
Experiencia sólida en externalización de servicios y gestión de proveedores.
Buenos conocimientos en distribución, almacenamiento y gestión de inventarios
Excelentes dotes de comunicación y de relaciones interpersonales, capacidad para entablar y mantener relaciones con las principales partes interesadas.
Gran capacidad analítica y de resolución de problemas, así como de gestión de los cambios. 
Capacidad para gestionar proyectos y prioridades múltiples y para trabajar bajo presión. Gran capacidad de organización. 
Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo
Conocimientos informáticos: buenos conocimientos de programas informáticos de preimpresión, Adobe Acrobat, Quite Imposing y de sistemas gestión de publicaciones. 
Capacidad para fomentar un entorno de trabajo productivo, junto con una mentalidad de trabajo en equipo para establecer y mantener una comunicación eficaz con colegas y asociados externos.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural y para demostrar un comportamiento y una actitud no discriminatorios y sensibles a las cuestiones de género.