Administrador/a

Introducción

El puesto está adscrito al Servicio de Relaciones Oficiales y de Gestión de Conferencias (OFFCONF) del Departamento de Reuniones, Documentos y Relaciones Oficiales (RELMEETINGS). Este departamento se encarga de la prestación de servicios a los órganos rectores de la OIT (Conferencia Internacional del Trabajo, Consejo de Administración y reuniones regionales) y de las relaciones oficiales con los Estados Miembros. Además de planear y organizar las reuniones de dichos órganos, presta una amplia gama de servicios de apoyo a los mandantes tripartitos durante la preparación, la celebración y el seguimiento de las reuniones oficiales de la OIT.  

El/la titular del puesto se encargará de coordinar los servicios de interpretación para las reuniones, conferencias y eventos que se celebren en la sede de la OIT, en estrecha colaboración con las partes interesadas tanto en RELMEETINGS como en los departamentos pertinentes de la sede de la OIT.

El/la titular del puesto dependerá del Jefe de la Unidad de Gestión de Conferencia (CMU).

Funciones específicas

1.    Supervisar el trabajo diario del personal auxiliar en los servicios de interpretación, velando por el buen funcionamiento y resultados de excelente calidad.
2.    Prever la contratación de intérpretes necesarios para cubrir todas las reuniones y eventos celebrados en la sede de la OIT; comprobar la disponibilidad de intérpretes en función de los idiomas que se necesitan, y supervisar su contratación.
3.    Preparar y coordinar las tareas asignadas a los intérpretes para reuniones de alto nivel, por ejemplo, las del Consejo de Administración y de la Conferencia Internacional del Trabajo. 
4.    Facilitar información relevante a los organizadores de las reuniones para asegurar el buen funcionamiento de los servicios de interpretación en todas las reuniones y eventos celebrados en la sede de la OIT, independientemente de su formato.
5.    Asegurar la coordinación diaria de los intérpretes independientes contratados por la OIT durante las reuniones, manteniéndolos informados de las reuniones o eventos para los que han sido contratados y facilitándoles todos los documentos e información pertinentes. 
6.    Supervisar el mantenimiento y la actualización de la herramienta electrónica utilizada para hacer un seguimiento de la disponibilidad de los intérpretes y las tareas que se les asignan. Actuar de enlace con el Departamento de Gestión de la Información y de las Tecnologías para mejorar la eficacia de la herramienta y responder a la evolución de las necesidades operativas.
7.    Recopilar datos y mantener la información en la herramienta electrónica en aras de la integridad de los datos y con miras a la elaboración de informes estadísticos. Analizar datos con el fin de fundamentar la toma de decisiones y optimizar los servicios de interpretación.
8.    Elaborar y actualizar directrices y procedimientos operativos estándar para los servicios de interpretación cuando sea necesario.
9.    Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

Estas funciones específicas se ajustan a la descripción genérica del puesto correspondiente de la OIT, que comprende las funciones genéricas siguientes:

Funciones genéricas

1. Supervisar los asuntos financieros, administrativos y de personal, y preparar el plan de operaciones de la unidad de trabajo pertinente.
2. Redactar contenidos y preparar presupuestos para las propuestas de Programa y Presupuesto. Participar en la preparación de documentos de proyectos presentados para conseguir financiación externa y elaborar los informes presupuestarios finales sobre los proyectos aprobados. Redactar otros informes y documentos sobre asuntos programáticos y financieros. Preparar correspondencia relativa a cuestiones financieras, de gestión o relativas al personal. 
3. Controlar los ingresos y los gastos, y preparar análisis periódicos de la situación financiera. Verificar las cuentas mensuales, y adoptar las medidas correctivas pertinentes. Examinar las solicitudes de gastos teniendo en cuenta los recursos disponibles. Verificar las facturas y aprobar los pagos. Elaborar distintos documentos relacionados con las transacciones financieras. 
4. Elaborar distintos documentos relacionados con las transacciones financieras. 
5. Mantener contactos con otros departamentos para concertar acuerdos financieros y administrativos. 
6. Gestionar los movimientos de personal. Garantizar la coordinación con el Departamento de Desarrollo de los Recursos Humanos en lo relativo a la contratación. Administrar los acuerdos contractuales, en particular los de colaboración externa. 
7. Controlar la compra, el inventario y el mantenimiento del mobiliario, los equipos y los suministros. 
8. Organizar los viajes y realizar los cálculos para las misiones. Cuando proceda, emprender misiones para examinar aspectos financieros y administrativos relativos a proyectos o participar en la organización de seminarios. 
9. Examinar y analizar la ejecución de proyectos y los informes de situación para asegurar que los productos se adecúen a los objetivos y valorar la necesidad de reasignar material o personal, o proponer otras medidas para mejorar la ejecución. 
10. Coordinar y organizar talleres y reuniones. 
11. Supervisar el trabajo del personal administrativo auxiliar. 
12. Responder a preguntas relativas a la programación y la gestión, y asegurar el seguimiento necesario.

Calificaciones requeridas

Educación

Título universitario superior (máster o equivalente) en interpretación, gestión de conferencias u otra disciplina conexa. En lugar de un título universitario superior, se aceptará un título universitario de primer ciclo (licenciatura o grado equivalente) en uno de los ámbitos mencionados u otra disciplina conexa, en combinación con dos años adicionales de experiencia pertinente, además de la experiencia requerida que se menciona a continuación.

Experiencia

Cinco años de experiencia en el campo de la interpretación y cuestiones relacionadas con las conferencias. 

Idiomas

Se requiere un excelente dominio de uno de los idiomas de trabajo de la OIT (español, francés o inglés) y conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo de la Organización.  El inglés debe ser uno de ellos. Se valorará el conocimiento de un tercer idioma de trabajo.

Competencias

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT, para este puesto se exigen las competencias siguientes:

Conocimiento sólido de la normativa financiera. Conocimiento de las políticas, los procedimientos administrativos y las prácticas de la Oficina en relación con las reuniones oficiales y la gestión de conferencias. Capacidad para investigar e interpretar las distintas directrices y políticas que se han de aplicar para resolver cuestiones difíciles de carácter administrativo. Aptitudes para la solución de problemas y la gestión de cambios. Buenas dotes de redacción y de comunicación. Capacidad para trabajar con aplicaciones informáticas. Dotes de organización. Capacidad para elaborar y supervisar el presupuesto de un programa o proyecto. Buen conocimiento de las actividades, los objetivos y el ámbito técnico de la unidad de trabajo y dotes para llevar a cabo un seguimiento eficaz de los programas de trabajo y los recursos. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.