Administrateur (trice)

Introduction

Le poste est à pourvoir dans le Service des relations officielles et de gestion des conférences (OFFCONF) au sein du Département des relations, des réunions et des documents officiels (RELMEETINGS).  RELMEETINGS fournit des services d’appui aux organes de gouvernance de l’OIT. Le département est responsable de la bonne planification, organisation et gestion des sessions de la Conférence internationale du Travail et du Conseil d’administration, ainsi que des réunions régionales. Il est également responsable des relations officielles avec les États Membres.  

Le/la titulaire du poste est chargé(e) de coordonner les services d’interprétation pour les réunions, les conférences et les événements qui se déroulent au siège de l’OIT, en collaborant étroitement avec les parties prenantes, tant au sein de RELMEETINGS que dans les départements concernés du siège de l’OIT.

Le/la titulaire relève de la cheffe de l’Unité de gestion des Conférences (CMU).

Tâches spécifiques

1.    Superviser le travail quotidien du personnel d’appui à l’interprétation, en veillant au bon déroulement des opérations et à la qualité des produits.
2.    Préparer les prévisions de recrutement des interprètes pour couvrir toutes les réunions et manifestations organisées au siège de l’OIT ; vérifier la disponibilité des interprètes en fonction des langues requises ; contrôler leur recrutement.
3.    Préparer et coordonner les affectations des interprètes, y compris pour les réunions de haut niveau telles que le Conseil d’administration et la Conférence internationale du Travail.  
4.    Fournir des informations pertinentes aux organisateurs de réunions afin d’assurer le bon fonctionnement de l’interprétation pour toutes les réunions et manifestations organisées au siège de l’OIT, quel qu’en soit le format.
5.    Assurer la coordination quotidienne des interprètes free-lance recrutés par l’OIT pendant les réunions, en les tenant informés des réunions/événements pour lesquels ils sont engagés et en leur communiquant tous les documents et renseignements pertinents.  
6.    Superviser la maintenance et la mise à jour de l’outil électronique utilisé pour suivre la disponibilité et les affectations des interprètes.  Assurer la liaison avec le Département de gestion de l’information et des technologies afin d’améliorer l’efficience de l’outil et de répondre à l’évolution des besoins opérationnels.
7.    Collecter des données et tenir à jour les informations dans l’outil électronique en vue de veiller à l’intégrité des données et d’assurer la production de rapports statistiques. Analyser les données en vue d’éclairer la prise de décision et d’optimiser la fourniture des services d’interprétation.
8.    Élaborer et mettre à jour les lignes directrices et les procédures opérationnelles normalisées pour les services d’interprétation, selon les besoins.
9.    S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1. Contrôler les questions financières, administratives et de personnel. Préparer le plan des opérations de l’unité de travail pertinente.
2. Rédiger des textes et préparer le budget pour les propositions de Programme et de Budget. Participer à la préparation de documents de projet soumis en vue d’un financement extérieur et préparer les rapports budgétaires finals relatifs aux projets approuvés. Préparer d’autres rapports et documents relatifs aux questions financières et de programme. Préparer la correspondance concernant les finances, le personnel ou l’administration. 
3. Contrôler les recettes et les dépenses et procéder à l’analyse périodique de la situation financière. Vérifier la comptabilité mensuelle et adopter les mesures correctives nécessaires, examiner les requêtes d’engagements à la lumière des fonds disponibles. Vérifier les factures et autoriser les paiements. Publier divers documents relatifs aux transactions financières. 
4. Superviser les dispositions financières et administratives pour les réunions officielles. 
5. Entrer en contact avec d’autres départements afin de régler les dispositions financières et administratives. 
6. Gérer les mouvements de personnel. Assurer la liaison avec le Département du développement des ressources humaines pour toutes les questions de recrutement. Gérer les accords contractuels, en particulier ceux qui concernent la collaboration extérieure. 
7. Contrôler l’acquisition, l’inventaire et l’entretien du mobilier, des équipements et des fournitures. 
8. Régler les dispositions de voyage et effectuer des calculs pour les missions. Le/la titulaire peut être conduit/e à partir en mission afin de réviser les aspects administratifs et financiers de projets ou de participer à l’organisation de séminaires. 
9. Revoir et analyser la mise en œuvre des projets et les rapports sur l’état d’avancement des projets afin de garantir la concordance des résultats avec les objectifs et d’évaluer la nécessité de réaffecter du matériel ou du personnel ou encore pour suggérer l’adoption de mesures complémentaires destinées à améliorer l’exécution des projets. 
10. Coordonner et organiser ateliers et réunions. 
11. Superviser le travail du personnel d’appui administratif. 
12. Répondre aux questions relatives à la programmation et à l’administration et assurer le suivi approprié. 

Qualifications requises

Formation

Diplôme universitaire supérieur (master ou équivalent) en interprétation, en gestion des conférences ou dans un domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier cycle (licence ou équivalent) dans l’un des domaines susmentionnés ou un autre domaine pertinent, assorti de deux années d’expérience pertinente supplémentaires, en plus de l’expérience indiquée ci-après, sera accepté en lieu et place d’un diplôme universitaire supérieur.

Expérience

Cinq ans d’expérience dans le domaine de l’interprétation et des questions liées aux conférences.

Langues

Excellente maîtrise d’une langue de travail de l’Organisation (anglais, français ou espagnol) et connaissance pratique d’une seconde langue de travail.  L’une de ces langues doit être l’anglais. La connaissance d’une troisième langue de travail constituerait un atout.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:
 

Solide connaissance du Règlement financier et des Règles de gestion financière. Connaissance des politiques, des procédures administratives et des pratiques du Bureau concernant les réunions officielles et la gestion des conférences. Aptitude à rechercher et à interpréter diverses lignes directrices et politiques afin de les mettre en œuvre pour résoudre des questions complexes d’ordre administratif. Aptitude à résoudre des problèmes et à s’adapter aux changements. Bonne aptitude rédactionnelle et sens de la communication. Compétences en matière d’applications informatiques. Faculté d’organisation. Aptitude à préparer le budget d’un programme ou d’un projet et à en assurer le suivi. Bonne connaissance des opérations et des objectifs de l’unité de travail et du domaine technique y relatif. Aptitude à assurer le suivi efficace du programme de travail et des ressources.  Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre et non discriminatoires.