Administrateur(trice) chargé de l’impression et de la distribution

Introduction

Le poste est à pourvoir dans le Service de gestion de la production, qui relève du Service de la production, de l’impression et de la distribution des publications et des documents (PRODOC) du Département de l’administration et des services internes (INTSERV). INTSERV est responsable de la gestion générale des installations, des biens et des stocks; de la sûreté et de la sécurité; de l’impression, de l’édition et de la distribution; de privilèges diplomatiques; des déplacements et des transports, de l’utilisation des espaces publics et des services internes généraux. PRODOC est responsable de tous les aspects de l’édition, y compris le libre accès, le droit d’auteur, la conception, l’édition / la relecture / le contrôle de la qualité, la production numérique et l’impression interne et externe. L’unité produit et distribue les documents officiels du BIT ainsi que la plupart des publications publiées au siège du BIT.
PMSERV est responsable des services d’impression, de stockage et de distribution des documents et publications du BIT ainsi que de la définition des normes et bonnes pratiques connexes.  
Le titulaire est responsable de l’administration et de la supervision des activités en rapport avec l’impression, la distribution des documents et publications du BIT qui doivent être distribués et imprimés en interne et en externe. 

Le titulaire du poste rendra compte au responsable PMSERV.
 

Tâches spécifiques

1.    Responsable de la production et de la distribution de toutes les demandes d’impression reçues des départements et unités du siège du BIT. 
2.    Traiter toutes les commandes d’impression, assurer le contrôle de la qualité des produits finaux, coordonner et superviser la livraison des documents et assurer le suivi avec le client. Décider des demandes d’impression à externaliser en fonction de la charge de travail et des contraintes techniques. En fonction de la disponibilité du partenaire de production sélectionné, coordonner et organiser la production et la livraison des imprimés avec le soutien administratif et aux achats des Services de gestion du projet de publications de PRODOC.
3.    Responsable de la coordination et de la supervision des services fournis par le prestataire de services d’impression externe. Planifier et coordonner la prestation de services, le flux de travail global et les dispositions administratives. 
4.    Contrôler, suivre et rendre compte des performances du fournisseur. Contrôler les critères de performance en termes de qualité, de calendrier, de budget et de facturation. 
5.    Préparer des analyses et des statistiques périodiques de la situation financière et de la production en ce qui concerne les opérations d’impression et de distribution. Corriger et mettre à jour les informations relatives aux publications dans le système de gestion des publications une fois la production finalisée.
6.    Superviser les aspects financiers et administratifs liés à la production et à la distribution des documents pour les réunions officielles, en liaison avec d’autres départements.
7.    Planifier et superviser les opérations d’impression interne, y compris le personnel, l’acquisition de matériel et l’octroi de licences. Assurer le perfectionnement personnel conformément aux recommandations des ressources humaines. 
8.    Contribuer à l’amélioration des processus de travail et faire des propositions au chef d’unité.
9.    Établir et entretenir des relations avec les principaux acteurs du secteur, suivre les tendances du secteur. Établir et entretenir des relations avec les responsables compétents de l’OIT. Assurer la communication avec les agences des Nations Unies, les contacts au sein des réseaux et d’autres entités concernées.
10.    Fournir un soutien aux opérations des services de vente et de distribution ainsi qu’aux opérations quotidiennes avec les distributeurs.
11.    Effectuer d’autres tâches pertinentes en fonction des besoins.
 

Ces tâches spécifiques complètent la description générique établie par le BIT pour ce poste, à savoir:

Tâches génériques

1. Contrôler les questions financières, administratives et de personnel. Préparer le plan des opérations de l’unité de travail pertinente.
2. Rédiger des textes et préparer le budget pour les propositions de Programme et de Budget. Participer à la préparation de documents de projets soumis en vue d’un financement extérieur et préparer les rapports budgétaires finals relatifs aux projets approuvés. Préparer d’autres rapports et documents relatifs aux questions financières et de programme. Préparer la correspondance concernant les finances, le personnel ou l’administration.
3. Contrôler les recettes et les dépenses et procéder à l’analyse périodique de l’état financier. Vérifier la comptabilité mensuelle et adopter les mesures de redressement nécessaires, examiner les requêtes d’engagements à la lumière des fonds disponibles. Vérifier les factures et autoriser les paiements. Publier divers documents relatifs aux transactions financières.
4. Superviser les dispositions financières et administratives pour les réunions officielles.
5. Entrer en contact avec d’autres départements afin de régler les dispositions financières et administratives.
6. Gérer les mouvements de personnel. Assurer la liaison avec le Département du Développement des Ressources Humaines pour toutes les questions de recrutement. Gérer les accords contractuels, en particulier ceux qui concernent la collaboration extérieure.
7. Contrôler l’acquisition, l’inventaire et l’entretien du mobilier, des équipements et des fournitures.
8. Régler les dispositions de voyage et effectuer des calculs pour les missions. Le titulaire peut être conduit à partir en mission afin de réviser les aspects administratifs et financiers de projets ou de participer à l’organisation de séminaires.
9. Revoir et analyser la mise en œuvre des projets et les rapports sur l’état d’avancement des projets afin de garantir la concordance des résultats avec les objectifs et d’évaluer la nécessité de réaffecter du matériel ou du personnel ou encore pour suggérer l’adoption de mesures complémentaires destinées à améliorer l’exécution des projets.
10. Coordonner et organiser ateliers et réunions.
11. Superviser le travail du personnel d’appui administratif.
12. Répondre aux questions relatives à la programmation et à l’administration et assurer le suivi approprié.

Qualifications requises

Formation

Diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) dans le domaine des arts graphiques, de l’édition, de la distribution, de la gestion des publications ou dans un domaine connexe. Un diplôme universitaire de premier niveau (licence ou équivalent) dans l’un des domaines susmentionnés ou dans un autre domaine connexe, assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente, en plus de l’expérience requise mentionnée ci-dessous, sera accepté en lieu et place du diplôme universitaire supérieur. 

Expérience

Au moins cinq années d’expérience dans le domaine de l’impression, de l’édition et de la distribution numériques, y compris à un poste de supervision ou de coordination. Une expérience en gestion des prestataires est requise, y compris avec des prestataires de services externes.

Langues

Excellente maîtrise d’une langue de travail (anglais, français, espagnol) de l’Organisation et connaissance pratique d’une deuxième langue de travail de l’Organisation.

Compétences

En plus des compétences essentielles du BIT, ce poste requiert:

Compétences techniques: Solide connaissance des règles et réglementations financières. Connaissance des procédures et pratiques administratives dans un environnement international. Capacité à rechercher et à interpréter diverses lignes directrices et politiques pour les appliquer à des questions administratives difficiles. 
Bonnes connaissances du secteur de l’impression, de l’édition et de la distribution. Solides compétences en matière de production de documents et de publications imprimés et numériques. Capacité à définir des priorités dans les travaux d’impression, à répartir la capacité des machines et les ressources de production entre des projets contradictoires sous une pression considérable, en particulier lors de conférences et de réunions. Capacité à planifier, à organiser et à superviser la mise en œuvre de flux de travail efficaces et rationnels. 
Solide expérience en matière d’externalisation des services et de gestion des fournisseurs.
Bonnes connaissances de la distribution, du stockage et de la gestion des stocks.
Excellentes aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, capacité à établir et à entretenir des relations avec les principales parties prenantes.
Solides compétences en matière d’analyse et de résolution de problèmes, ainsi qu’en matière de gestion du changement. 
Capacité à gérer plusieurs projets et priorités, à travailler sous pression. Solides compétences organisationnelles. 
Capacité à travailler de manière indépendante et au sein d’une équipe.
Compétences informatiques: bonne connaissance des logiciels de prépresse, d’Adobe Acrobat, de Quite imposing et des systèmes de Publishing Management Asset. 
Aptitude à favoriser un environnement de travail productif, ainsi qu’un esprit d’équipe pour établir et maintenir une communication efficace avec les collègues et les partenaires extérieurs.
Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et à faire preuve d’un comportement et d’attitudes sensibles au genre et non discriminatoires.