Administration Assistant

• Contacts avec les visiteurs et le personnel, l’arrangement de rendez-vous et réunions, le cas échéant, interprétariat, mise au point des talking points du Chef de Bureau, et rédaction des procès-verbaux de réunions.
• Renseignements généraux, compilation et préparation des documents d’information et de matériel de présentation, des discours et des documents pour les réunions et les missions.
• Traduction des correspondances simples, en cas de besoin.
• Soutien administratif à des conférences, des ateliers, des retraites.
• La collecte d’informations pour les DSA, les agences de Voyage et d’autres enquêtes administratives, le soutien à l’organisation des services communs.
• Maintenir un bon système de dépôt des dossiers et veiller à en assurer la garde et la confidentialité.
• Extraire  et compiler les données provenant de sources diverses.
• Assurer le suivi des délais, des engagements et mesures pris, coordination de la collecte et de la présentation des activités du Bureau de Terrain.
• Assistance à la préparation du budget, et à la fourniture d’informations nécessaires aux audits.
• Assister les Ressources humaines dans les records de congés et présence de staffs internationaux.
• Maintenance des fichiers et des documents pertinents au bureau de Terrain.

Résultats attendus : 

• Réalisation d’un minimum 8 articles et interviews pour le site web.
• Participation à la préparation de messages pour les réseaux sociaux 
• Participation à l’élaboration d’une banque d’images PNUD.
• Les évènements publics organisés sont tenus avec succès.
• La production d’activités et d’outil de communication du bureau est renforcée.
• Réalisation des mini-vidéos sur les résultats atteints par différents piliers du PNUD dans le Nord-Kivu, Sud-Kivu et Ituri

Impact des résultats : 

Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité du Bureau de Terrain en particulier et du Bureau PNUD RDC en général.

• Excellentes compétences rédactionnelles, orthographe irréprochable, esprit analytique et de synthèse ;
• Maîtrise des programmes informatiques de la suite MS Office 
• Parfaite maîtrise du français et du swahili . Une bonne compréhension écrite et orale de l’anglais constitue un plus ;
• Capacité à organiser des évènements publics,

Compétences fondamentales :

• Faire preuve d’intégrité et d’éthique ; 
• Être autonome et orienté vers la prise d’initiative ;
• Savoir et apprécier travailler en équipe,
• Faire preuve d’un esprit positif et créatif.

• Expérience de travail, de bénévolat ou de stage pertinente dans un domaine lié à l’administration, ressources humaines ou secrétariat est un atout. 
• La connaissance et/ou l’expérience préalable au sein du système des Nations Unies sont considérées comme un atout.

Exigences linguistiques

• Excellentes compétences en communication orale et écrite en français sont requises;
• La connaissance de l’anglais est considérée comme un atout

Dispositions institutionnelles

• Le stagiaire sera placé sous la supervision du responsable de l’Operations Manager
• Le stage sera effectué en présentiel

Dépenses des stagiaires

Les stagiaires peuvent recevoir une allocation dans les conditions fixées dans la section ci-dessous sur les allocations.  Les frais et les arrangements pour le voyage, les visas, les passeports, l’hébergement et les frais de subsistance sont à la charge de :

a) L’établissement qui propose la candidature, l’établissement concerné ou le gouvernement qui peut fournir l’aide financière requise à ses étudiants ; ou 

b) Le (la) stagiaire.

Allocation de stage

Lorsqu’un stagiaire n’est pas soutenu financièrement par une institution ou un programme, tel qu’une université, un gouvernement, une fondation ou un programme de bourses, une allocation destinée à aider à couvrir les dépenses quotidiennes de base liées au stage, telles que les repas et le transport sera versée par le PNUD.

L’allocation sera versée sur une base mensuelle et les arrangements de stage à temps partiel sont calculés au prorata en conséquence.

Lorsqu’un stagiaire bénéficie d’un soutien financier d’une institution, d’un gouvernement ou d’un tiers, le PNUD lui versera la différence, le cas échéant, entre l’appui financier externe fourni et l’allocation applicable du PNUD.  Aucun autre paiement d’aucune sorte ne sera effectué à un stagiaire par le bureau dans le cadre d’une convention de stage.

Les stagiaires accumuleront des congés à raison de 1,5 jour par mois. Tous les jours de congé accumulé non utilisés à la fin du stage seront perdus. Toute absence injustifiée pendant la période de stage dépassant un total de neuf jours, sera déduite de l’allocation mensuelle.

Assurance

Les stagiaires sont responsables de l’obtention d’une assurance médicale adéquate pour la durée de leur stage au PNUD. Le PNUD ne remboursera pas les frais d’assurance médicale du stagiaire. Tous les coûts découlant d’accidents et de maladies encourus pendant une affectation de stage seront à la charge du stagiaire.  Les candidats à un stage doivent présenter une preuve d’assurance médicale valide pour le lieu d’affectation dans lequel ils effectueront leur stage.  Pour les candidats qui ne sont ni ressortissants ni résidents du lieu d’affectation, l’assurance doit inclure une couverture adéquate en cas de blessure ou de maladie pendant la durée du stage qui :

• Nécessite un transport vers le pays d’origine ou le pays de résidence pour un traitement ultérieur ;
• Entraîne la mort et nécessite la préparation et le retour du corps dans leur pays d’origine ou de résidence.

Emploi ultérieur

Il n’y a aucune attente d’emploi au PNUD après un stage.  Les stagiaires ne peuvent pas postuler ou être nommés à un poste pendant la période de leur stage.

Réclamations de tiers

Le PNUD n’est pas responsable des réclamations de toute partie où la perte ou l’endommagement de leurs biens, le décès ou les blessures corporelles ont été causés par les actions ou omissions d’action des stagiaires pendant leur stage.