Administration Assistant FT/G5 à Gitega 1

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Le PAM célèbre et embrasse la diversité. II s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans considération de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, des informations génétiques, du sexe, de l’identité et/ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion ou des convictions, du statut VIH ou d’un handicap.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande Agence Humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le Plan Stratégique Pays Intérimaire 2018-2024 du PAM au Burundi s’attaque aux défis et lacunes en matière de lutte contre la faim, identifiés dans le cadre d’un processus consultatif avec le Gouvernement ainsi que d’autres parties prenantes. Au Burundi, le PIB est le 2ème le plus bas au monde, et près de 65% de la population vivent dans la pauvreté. Le PAM étend ses activités novatrices aux interventions visant à sauver des vies, à l’appui aux petits exploitants agricoles et aux marchés agro-alimentaires, au renforcement de la résilience et à la lutte contre la dénutrition. Le PAM s’emploie à intégrer les filets de sécurité dans le système de protection sociale, contribuant à des progrès durables vers le renforcement des systèmes et des institutions. Ce Plan Stratégique Pays Intérimaire met un accent particulier sur l’autonomisation économique des femmes et les approches transformatrices de genre.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

NIVEAU D’ÉTUDES MINIMALES REQUIS:

Formation: Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans un domaine relatif à l’Administration serait un plus.

Connaissances linguistiques:

Maîtrise de la langue Française (parlée et écrite, Niveau C) et la connaissance de la langue Anglaise (Niveau B) est un atout .

DESCRIPTION DU POSTE

Le Bureau de Terrain du PAM Gitega implémente plusieurs Projets parmi lesquels le Programme de l’alimentation scolaire, la distribution des aliments nutritionnels spécialisés, le Projet d’Urgence en appui à l’alimentation des réfugiés et le Programme du renforcement de la résilience des ménages et communautés vulnérables.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES. (Non-exhaustive)

1. Vérifier qu’un certain nombre de services sont assurés, comme la gestion des installations et des véhicules légers, l’administration des voyages ou le respect des protocoles y afférents, en tenant à jour les informations, afin de contribuer au maintien d’un environnement de travail sûr et agréable.
2. Regrouper et traiter diverses informations, notamment en les diffusant pour qu’elles puissent être exploitées lors de l’établissement de documents et de rapports normalisés destinés à l’unité considérée, afin de faciliter la prise de décisions et de permettre une gestion efficace des ressources.
3. Gérer et tenir à jour des dossiers au format papier et sous forme électronique relevant du domaine de responsabilité considéré conformément aux procédures en vigueur, afin d’assurer un accès rapide et facile aux données selon que de besoin.
4. Servir de premier interlocuteur ou de première interlocutrice pour les demandes d’information internes pour faciliter la résolution efficiente et efficace des problèmes rencontrés au quotidien.
5. Rechercher et mener des analyses simples de données, afin de contribuer à la communication d’informations fiables et à la gestion efficace des ressources.
6. Fournir des éléments susceptibles d’alimenter les méthodes et les pratiques couramment utilisées dans le domaine de travail considéré pour favoriser l’amélioration continue des services assurés.

AUTRES TACHES SPECIFIQUES.

1. Mise à jour régulière de la base de données GEMS ;
2. Vérification et dénombrement physique annuelle des actifs à l’aide de GEMS mobile.
3. Inspections régulières des bureaux, des espaces de bureaux du PAM y compris les espaces de magasins et rapporter toutes les anomalies constater et s’assurer que les réparations/remplacement sont faits, y compris la plomberie et la menuiserie ;
4. Supervise le nettoyage et la tenue de l’enceinte et des infrastructures et attester la performance des services rendus ;
5. Veille à ce que les actifs soient correctement sécurisés et protégés
6. Gérer les petits matériels et les fournitures de bureau et soumettre à la fin de chaque mois le rapport mensuel de consommation de dits fournitures, y compris d’eau portable et stock de vivres de contingence.
7. Mettre à jour la base des données/stock de consommables.

4Ps CAPACITES PRINCIPALES D’ORGANISATION

Mission
•    Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
•    Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l’équipe au superviseur
•    Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe : Explique l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
•    Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l’unité serviront à la mission du PAM.
Equipe
•    Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
•    Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
•    Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert comme un coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
•    Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.
Performance    
•    Encourager l’innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d’être systématiquement plus efficaces et précis dans les ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
•    Se concentrer sur l’obtention de résultats: Se concentre sur l’obtention de résultats et suit les tendances des taux d’achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d’efficacité
•    Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
•    Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain
Partenariat        
•    Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d’autres unités au superviseur.
•    Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
•    Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.
•    Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

CAPACITES FONCTIONNELLES

Nom de la capacité  :   Description du comportement attendu pour le niveau de compétence
Services de soutien aux entreprises et rapports :  Se montre capable de convertir des plans d’action en mesures claires que les membres de l’équipe doivent prendre pour appuyer la mise en oeuvre du programme. Collecte des données et en fait état pour en déduire des éléments de compréhension fondés sur des faits.

Contrôles internes et gestion des risques  :    Manifeste une connaissance élémentaire des contrôles internes, de la gestion des risques et des mécanismes de suivi ainsi que de leur possible application aux activités essentielles des bénéficiaires directs des services.

Gestion des ressources :   Suit l’évolution des effectifs et de l’utilisation des ressources pour anticiper et faire remonter les problèmes potentiels aux responsables des programmes et aux principaux bénéficiaires des services.
Connaissances spécialisées dans les services administratifs  :   Manifeste une connaissance globale ou spécialisée des meilleures pratiques, des techniques et des procédures administratives, et une bonne maîtrise des normes, des procédures et des infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité considéré; et utilise cette connaissance pour assurer des services administratifs de manière efficiente et efficace.
Prise en considération des besoins des bénéficiaires des services :    Contrôle et supervise le travail administratif au regard des normes et conventions en vigueur à respecter pour assurerun service d’ excellence. S’assure que les problèmes des bénéficiares des services sont pris en compte et résolus.

AUTRES EXPERIENCES SPECIFIQUES POUR ENTRER DANS LE ROLE

• Expérience minimum de 5 ans dans le travail administratif général.
• Capacité à collecter, compiler, traiter et archiver des données statistiques de diverses sources informatiques, archives administratives et rapports de diverses sources internes et externes
• Capacité à aider à la préparation des rapports administratifs, des rapports statistiques et d’autres rapports requis.
• Capacité à assurer toutes les fonctions de WINGS en matière de l’Administration/finance pour le Bureau Terrain.

MODALITES ET CONDITIONS D’EMPLOI

•    Durée de contrat : 12 mois renouvelables. 
•    Lieu de travail : Gitega.
•    Type de contrat : Fixed Term (FT).
•    Grade : GS5.
•    Donnez 3 personnes de référence professionnelles (donner le nom, le numéro de téléphone et l’E-Mail).
•    Fournir vos trois dernières évaluations.
•    Les demandes seront reçues uniquement en ligne. Les dossiers ne comportant pas de diplômes ne seront pas considérés.
•    Donner dans votre CV les copies certifiées conformes à l’original des diplômes, de même que les pièces d’identité doivent être attachées dans la création du profile.
•    Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront invité(e)s aux tests.
•    Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s’assurer que les meilleurs candidats soient sélectionnés pour le poste.
•    Assurez-vous que votre demande contient des informations précises et complètes sur les qualifications requises, les dossiers d’emploi et les compétences linguistiques.
•    Le PAM s’est engagé dans la diversité et l’inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines, masculines qualifiées de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande.
•    Aucune somme d’argent n’est demandée par le PAM pour le recrutement du personnel.
•    Le PAM applique la tolérance zéro à toute forme de discrimination et ne fait pas de discrimination sur base du statut sérologique au VIH SIDA.

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES

La date de publication est fixée du 11 avril 2024 au 24 avril 2024 à Minuit.

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Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. 
Tous/toutes les candidat(e)s sélectionné(e)s devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers. 
Les candidat(e)s sélectionné(e)s devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. 
Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.