1. Función y Responsabilidades

El propósito del cargo de Asistente Administrativo es realizar labores de apoyo para la gestión de archivo físico y digital de las unidades de NRC que lo requieran.

Responsabilidades generales:

1. Asegurar la adherencia con las políticas, herramientas, manuales y directrices de NRC.
2. Apoyar con la implementación del portafolio de la función de soporte de acuerdo al plan de acción.
3. Preparar y desarrollar reportes de estado requeridos por la gerencia/líder de equipo.
4. Asegurar el archivo adecuado de los documentos.
5. Promover y compartir ideas para el mejoramiento de las funciones de soporte.
6. Realizar la labor de acuerdo con el plan de trabajo y desarrollo.
7. Asegurar el adecuado diligenciamiento de inventario de documentos.

Responsabilidades específicas

1. Dar seguimiento y verificar la prestación de servicios de conectividad (Líneas fijas, líneas móviles y servicio de internet) desde la asignación hasta el pago.
2. Realizar el registro de información en las bases de datos dispuestas para el seguimiento y control de los procesos administrativos.
3. Gestionar y hacer seguimiento al proceso de reserva, confirmación, facturación y conciliación de los servicios de alojamiento.
4. Gestionar y brindar soporte de las plataformas dispuestas para la solicitud de servicios de viajes del personal de NRC y visitantes, de acuerdo con los procedimientos y acuerdos marco vigentes estipulados por la unidad de administración; asegurando la gestión adecuada desde la reserva hasta la facturación y pago.
5. Gestionar las actividades relacionadas con la oficina, en términos de insumos y mantenimientos para su correcto funcionamiento.
6. Revisar y dar seguimiento a los reportes de facturación emitidos por los proveedores de servicios administrativos garantizando su correcta gestión.
7. Solicitar y dar seguimiento a los estados de cartera emitidos por los diferentes proveedores de servicios administrativos.
8. Apoyar la elaboración de informes y reportes solicitados por la supervisión
9. Recopilar y consolidar el archivo físico a cargo de la unidad de soporte en el área para la transferencia primaria de acuerdo con los lineamientos de Gestión Documental.
10. Las demás tareas asignadas por el supervisor inmediato en el cumplimiento de los objetivos del cargo.

1. Competencias 

Las competencias son importantes para que el empleado y la organización puedan lograr los resultados deseados. Estas son relevantes para todo el personal y se dividen en las siguientes dos categorías:

1. Competencias profesionales 

Estas son las habilidades, conocimientos y experiencias que son importantes para el desempeño eficaz.

Competencias profesionales generales:

• Experiencia previa laboral, por pasantía o practica universitaria en puestos administrativos o similares.
• Experiencia de trabajo en funciones de apoyo en contextos de ayuda humanitaria.
• Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes.
• Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo.
• Algún conocimiento en el idioma inglés.

Habilidades específicas, conocimientos y experiencia del contexto:

• Técnico o estudiante universitario en en gestión documental, administración de negocios, gerencia de empresa, administración de empresas.
• Experiencia comprobada en el uso de MS Office.
• Experiencia previa de software relacionado es bien valorada.
• Se valorará positivamente experiencia en cargos similares con algún organismo internacional, con Agencias de Naciones Unidas y/o contexto humanitario.
• Disposición para aprender y entender el carácter del trabajo que se realiza desde el NRC.
• Sensibilidad e interés por los temas sociales.

2. Competencias comportamentales:

El marco de competencias del NRC establece 12 competencias comportamentales y son esenciales las siguientes para este cargo:

• Manejar entornos inseguros.
• Planear y lograr resultados.
• Empoderar y construir confianza.
• Comunicar con impacto y respeto.