Administration Associate

Il/Elle travaille en étroite collaboration avec les équipes des Opérations, du Programme pays et des Projets au niveau pays et les agences des Nations Unies, en vue des échanges d’informations et assurer une prestation cohérente des services.

Sous la direction et la supervision directe du responsable du DRRO, du responsable des opérations ou du spécialiste des achats, l’associé(e) chargé des achats veille à l’exécution de services et de processus d’achat efficaces, efficients et transparents. L’associé chargé des acquisitions assure l’exécution de services et de processus d’acquisition efficaces, efficients et transparents au sein du CO. Il peut superviser et/ou diriger le personnel de soutien de l’unité d’approvisionnement du CO. Il/elle promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats au sein de l’unité.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes chargées des opérations, des programmes et des projets au sein du bureau de pays, de la région et du siège du PNUD du bureau de pays, de la région et du siège du PNUD, ainsi qu’avec les fournisseurs, afin d’échanger des informations et de résoudre des problèmes complexes liés à la passation de marchés complexes liées à la passation de marchés.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour répondre à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions afin d’atteindre ses objectifs stratégiques pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, il est attendu du personnel du PNUD qu’il travaille au sein d’unités, de fonctions, d’équipes et de projets multidisciplinaires, équipes et projets au sein d’équipes pluridisciplinaires afin d’améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

Résumé des Fonctions clés: 

• Mise en œuvre des stratégies opérationnelles;
• Support administratif efficace;
• Appui à l’approvisionnement et la gestion des actifs;
• Gestion des processus d’achats des services et recrutement des Consultants (IC);
• Appui au contrôle administratif et financier;
• Appui à la gestion des services communs;
• Appui au renforcement des capacités et au partage des connaissances.

1. Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, avec pour objectif d’atteindre les résultats clés suivants

• Conformité des activités de l’administration avec les règles et règlements des Nations Unies et les politiques, procédures et stratégies du PNUD;
• Contribution à l’établissement du processus de travail de l’administration du Bureau pays et élaboration des procédures standards de fonctionnement (SOPs) dans le cadre de la gestion de l’administration, en collaboration avec le superviseur direct;
• Préparation du plan de travail axé sur les résultats.
• Bonne maitrise de l’outil de gestion du bureau quantum et Unall

• Organisation et coordination des expéditions et dédouanements;
• Organisation des opérations de transit;
• Coordination des arrangements des voyages. L’Associé(e) à l’administration assume les fonctions d’Acheteur dans Quantum pour la préparation des bons de commande des voyages et autres frais administratifs;
• Préparation des bons de commande sur base des réquisitions et autorisations nécessaires, en vue du retrait des billets  au moment opportun;
• S’assurer que les billets de voyage sont achetés conformément aux règles et procédures du PNUD ainsi que dans le respect des LTAs conclus avec les agences de voyages;
• Organisation des procédures d’achat, comprenant la préparation des demandes de pro format (RFQs), d’appels d’offres (ITBs), les demandes des propositions (RFPs), la réception des offres, des soumissions ou des propositions et leur évaluation préliminaire. Préparation des bons de commande sur quantum;
• Organisation efficiente des retraites, conférences et ateliers/séminaires, nationaux, régionaux et internationaux (coordination administrative, logistique et financière);
• Coordination des enquêtes sur les mises à jour des DSA, l’identification des agences de voyage et autres enquêtes administratives, ainsi que l’évaluation de l’organisation des services communs;
• Publication mensuelle des DSA et taux de change tirés des sites appropriés du Siège et Intranet;
• Coordination des questions de protocole, d’enregistrement du personnel, la coordination avec les autorités locales sur l’espace et les autres questions administratives;
• Elaboration des notes verbales de demande de visa, d’exonération, d’immatriculation et en assurer le suivi auprès du Ministère concerné;
• Supervision de l’accueil des visiteurs et voyageurs du Bureau et des agences et assurer les réservations d’hôtels ;
• Sollicitation de l’émission et suivi du renouvellement des laissez-passer du personnel;
• Supervision des services de nettoyage;
• Coordination du service des transports, entretien régulier des véhicules et mise à jour des assurances ;
• Vérification et certification du carnet de bord du véhicule et de la consommation quotidienne de carburant, mise à jour du rapport de maintenance du véhicule;
• Signalement rapide et enquête sur les cas d’accidents des véhicules, détérioration, perte ou vol d’objets;
• Recherche et récupération des données statistiques provenant de sources internes et externes, la préparation des tableaux statistiques, des tableaux et des rapports;
• Partant des demandes d’immatriculation, assurer la mise à jour de la base des données logistiques sur les véhicules du PNUD et le recyclage des plaques;
• Préparation des rapports sur les coûts des voyages du Bureau, à soumettre au Siège;
• Suivi des différents paiements avec le service des Finances;
• A travers l’OMT, contribuer à l’harmonisation des règles et procédures des agences UN (dans le domaine de R&R, utilisation des services des agences de voyage, etc.).

• Coordination de la gestion des actifs au Bureau pays, préparation et présentation des rapports des inventaires, dans les délais requis;
• Coordination de la mise à disposition des fournitures de bureau de qualité;
• Mise en place de rosters de prestataires et d’une base de données active des fournisseurs agréés.

• Publication, sur le site, des annonces des postes (Individual Contract);
• Organisation des processus de sélection, en conformité avec les règles et procédures y afférents;
• Etablissement des contrats IC.

5.)  Fournir des services de gestion Web en mettant l’accent sur les résultats suivants:

Fournir un support efficace au contrôle administratif et financier, avec pour objectif d’atteindre les résultats clés suivants: 

• Tenue des registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses;
• Confirmation de la disponibilité des fonds avant la revue du superviseur; création des Vendor dans le système Atlas;
• Maintien de l’exactitude des données dans la base des données, les programmes de contrôle ; l’analyse des résultats et l’initiation des actions correctives, si nécessaire;
• Coordination des modalités de recouvrement des coûts des locaux/services communs
• Préparation à temps, dans le système Atlas, des factures de recouvrement des coûts pour les services rendus par le PNUD à d’autres Agences et projets;
• Contrôle approprié des documents de support des fonds et des activités;
• Mise à disposition des informations en vue des audits.

• Mise en œuvre processus de sélection et des évaluations des fournisseurs.
• Elaboration des contrats dans le système électronique
• Mise à jour périodique et suivi de la situation des contrats de services, biens et travaux
• Développement et mise à jour période de l’outil de planification des Achats ( UNall &Quantum)

• Maintenance des services communs/gestion de l’espace des bureaux, pour assurer les activités intégrées en matière de services et de mise en œuvre commune de la réforme des Nations Unies.

• Diplôme de fin d’études secondaires ;
• Un diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, finance, économie ou équivalent sera pris en considération, mais il n’est pas obligatoire.
• Le niveau 2 du CIPS est requis pour ce poste. Si la certification n’est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans un délai d’un an.

 Experience, Knowledge, and Skills

• Un minimum de 6 ans (avec un diplôme de fin d’études secondaires) ou de 3 ans (avec un diplôme universitaire) d’expérience administrative pertinente et progressivement responsable est requis au niveau national et international.
• Une expérience de la passation de marchés de biens et de services dans les Nations Unies/ONG International  serait un avantage.
• Une bonne maitrise de quantum et unall serait un atout
• Expérience dans les acquisitions;
• Expérience de travail dans le système des Nations Unies ou ONG international est un atout ;
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.) et connaissance avancée des systèmes de gestion basés sur l’internet, tels que les systèmes quantum et Unall.

Language Requirements

• Maîtrise du Français;
• La maîtrise de la langue nationale du lieu d’affectation est requise pour le personnel local.

Expected Demonstration of Competencies

Atteinte des résultats

Penser de façon innovante

Apprendre en permanence

Engagement et Partenariat

Permettre la diversité et l’inclusion

People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)

UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site. 

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies) 

VI. Keywords

• Passation de marchés et approvisionnement dans le secteur public
• Gestion des parties prenantes
• Suivi des bons de commande et des contrats
• Évaluation des fournisseurs
• Meilleur rapport qualité-prix