Contexte

Le Conseil Norvégien pour les Réfugiés (NRC) est une Organisation Internationale Non Gouvernementale d’origine norvégienne, présente dans plus de 25 pays du monde. Il œuvre en République Démocratique du Congo depuis l’année 2001. Ses programmes sont focalisés dans les secteurs d’Education, Réponse Rapide aux Mouvements de Population (RRMP), Protection et Médiation Humanitaire, Abris (Shelter), Eau, Hygiène et Assainissement (EHA/WASH), et l’Information, Conseil, et Assistance Légale (ICLA) en faveur des populations contraintes au déplacement.

1. Rôle et responsabilités

L’objet de ce poste d’Officier d’Administration est de donner un appui significatif au département des ressources humaines et administration ainsi que la Direction Pays dans la mise en œuvre quotidienne des activites Administratives pour la mission de NRC en République Démocratique du Congo

Responsabilités générales :

1. S’assure de l’adhérence aux politiques, procédures, manuels et directives NRC ;
2. Rentabilise les fonctions Administratives qui lui sont déléguées en accordance avec le plan d’action de la mission ;
3. Contribue à la bonne gestion des activités administratives pour l’atteinte des objectifs de la mission ;
4. Appui régulièrement les bureaux des Areas dans le domaine des activités administratives de la mission ;
5. Appui la Direction Pays dans la collecte et consolidation des rapports administratifs de la mission ;
6. Fait preuve des initiatives dans son travail, propose des bonnes idées pour favoriser l’amélioration de la fonction administrative pour la mission

Responsabilités spécifiques : 

• Est responsable de l’élaboration de tous les contrats avec les tiers relevant de l’administration et les soumet à la hiérarchie pour vérification avant la signature du Directeur Pays ;
• Est responsable de suivi et de la mise à jour de la base des données des contrats et avenants relatifs aux activités administratives avec les tiers (Bail, Service médical et tout autre contrat ayant trait à l’administration);
• En cas de nécessité pour la location d’une Base/Appartement, Bureau à Goma, Clinique médicale, service de gardiennage, etc… , il/elle participe activement dans le processus jusqu’à la prise de décision afin de faciliter l’élaboration du contrat en ayant connaissance des termes convenus ;
• Est responsable de suivi des factures des partenaires (bail, service, eau, électricité, etc…) jusqu’à concurrence de paiement par l’équipe de finance ;
• Est responsable du paiement des IRLs;
• Est chargé_e de l’organisation de l’arrivée, du séjour et de la sortie de tous les personnels expatriés pour la mission, ceci implique les démarches d’obtention ou de renouvellement de tout type de visas auprès de la DGM pour un séjour régulier en RDC ;
• Il/elle est conseiller-ère, le point focal en matière migratoire pour la mission en RDC et facilite l’accès à ces services (DGM et autres);
• Est responsable de suivi et de la mise à jour de validité de tous les documents administratifs pour la mission (Visas du personnel expatrié (VV, VT, VEO, VSR, PVV), etc… et tout autre document d’autorisation de fonctionnement en RDC, etc…) ;
• Sous la supervision de son superviseur, il est chargé de l’accueil et du dispatching des chambres de logement pour tout visiteur de NRC à Goma en se rassurant des bonnes conditions des logements ;
• Contrôle et fait le suivi régulier du travail des agents de nettoyage dans les Bases/Appartements de NRC à Goma ;
• En collaboration avec son superviseur, il assure le lien dynamique avec le bureau de Kinshasa pour le processus d’obtention/renouvellement des visas et autres documents de fonctionnement en RDC ;
• Fait le suivi de la synthèse des mouvements de voyage mensuel transmise par l’Assistant Administration et Ressources Humaines et les soumet à la hiérarchie pour contrôle et conformité ;
• Fait le suivi des factures de vol mensuel et d’hôtel jusqu’à concurrence de paiement par l’équipe de finance en collaboration avec l’Assistant Administration et Ressources Humaines;
• Consolide les listes/tracking des contacts du personnel de toute la mission  et procède à la recharge de crédit de communication chaque mois ;
• Fait le suivi des factures de crédits de communication jusqu’à concurrence de paiement par l’équipe de finance ;
• Appuie la Direction Pays à la préparation des correspondances administratives et soumet à la hiérarchie pour toilettage avant la signature et fait le compte rendu et les suivis des recommandations lors de réunions hebdomadaire de Direction.
• Supervise l’archivage (en dur et électronique) sur le Filling Tree (Office 365) de tous les dossiers Administratifs ;
• Fait rapport régulièrement à sa hiérarchie sur ses activités afin d’obtenir son appui en cas de nécessité ;
• Effectue toutes autres tâches assignées par son superieur hierarchique

Interfaces critiques 

Les interfaces critiques pertinentes pour ce poste – i.e. processus et projets internes qui sont liés aux autres fonctions/services ou personnes – sont :

• Département Admin / Ressources Humaines
• Département Sécurité
• Département Finance
• Départment Programmes
• Départment Logistique
• Autres partenaires extérieurs et étatiques(Bailleurs des maisons louées, Clinique Médicale, Service de gardiennage, DGM, MINAFET, DGRNK, Sécuroté Sociale, etc…)

 Ampleur du poste : 

Parties prenantes : Les services étatiques DGM, DGRNK, … et ONG partenaires

Informations :

Légalité et/ou conformité institutionnelle : Contrats des services (bail, convention médicale, service de gardiennage, et la Conformité avec les SOP et procédures NRC)

1. Compétences 

1. Compétences professionnelles

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.

Compétences professionnelles générales: 

• Expérience professionnelle comme Officier dans une fonction support dans un contexte humanitaire.
• G (+3) en Sciences Administratives et domaines connexes.
• Expérience professionnelle antérieure dans des contextes complexes et instables.
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste.
• Au minimum 2 années d’expérience à un poste similaire.
• Expérience dans la connaissance de l’aspect migratoire et le circuit de l’administration publique
• Anglais un atout.
• Bonne maitrise du français et excellente capacité de rédaction.
• Bonne maitrise des logiciels Excel/Word
• Bonne maitrise de la législation du travail en vigueur

Aptitudes, connaissances et expériences spécifiques au contexte : 

2. Compétences comportementales : 

Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste:

• Gérer les environnements peu sûrs
• Planifier et obtenir des résultats
• Autonomiser et renforcer la confiance
• Communiquer de façon respectueuse et impactante
• Forte capacité rélationnelle.

1. Gestion de Performance

Il est attendu que l’employé accomplisse les responsabilités de son poste et agisse en fonction des compétences comportementales associées. La gestion des performances se fera comme stipulée dans le Manuel de Gestion des Performances.

• Les documents suivants seront utilisés :
• Description de poste
• Plan de travail et de développement de l’employé
• Bilan des performances à mi-parcours/fin de la période d’essai.
• Modèle du bilan des performances de fin de contrat
• Référentiel des compétences

Les éléments à attacher au dossier sont les suivants : Le CV détaillé et actualisé, la lettre de motivation, les copies des diplômes, les certificats ou attestations des formations professionnelles suivies dans le domaine (si disponible), les attestations des services rendus antérieurement et la copie de la carte d’identité.

« La copie de la carte de demandeur d’emploi de l’ONEM est vivement recommandée dans le dossier de candidature à joindre »