Administrative Assistant

Details

Mission and objectives

Le Bureau du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés a été créé le 14 décembre 1950 par l’Assemblée générale des Nations Unies. L’agence a pour mandat de diriger et de coordonner l’action internationale pour protéger les réfugiés et résoudre les problèmes de réfugiés et des apatrides dans le monde entier.
Son but principal est de sauvegarder les droits et le bien-être des réfugiés, il veille à ce que chacun puisse exercer le droit de demander l’asile et à trouver refuge dans un autre État, avec la possibilité de retourner chez eux volontairement, s’intégrer localement ou à se réinstaller dans un pays tiers.
Le UNHCR Cote d’Ivoire axe son mandat sur la protection des refugies ainsi que sur la prévention et la réduction de l’apatridie (plus de 930.000 personnes apatrides ou a risque d’apatridie sont estimées en Côte d’Ivoire).

Context

Le HCR est l’agence de protection des nations-unies pour les refugies. L’organisation a ouvert des bureaux au nord de la Côte d’Ivoire, notamment à Ferkessédougou et à Bouna en vue d’apporter l’assistance et la protection aux personnes relevant de son mandat. Cette position d’Admin Assistant a été créée en vue de faciliter au bureau et aux collègues, la gestion quotidienne des matériels, des finances ainsi que l’aménagement du bureau. Le bureau de Bouna devant servir comme Bureau conjoint des nations-unies, la présence d’un Admin Assistant est plus que nécessaire et attendue.

Task description

– Organiser des rendez-vous et des réunions internes et externes, dont certains impliquent des hauts fonctionnaires.
– Recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’information courantes et prendre des notes lors des réunions au besoin.
– Tenir à jour les dossiers et les dossiers de bureau papier et électroniques ; classer et coder des documents relatifs à une variété de sujets ;
– Recevoir, examiner, trier et distribuer toute la correspondance entrante et sortante, la pochette de bureau et le matériel, mettre en évidence les éléments prioritaires et joindre les renseignements généraux nécessaires. Maintenez un système de suivi.
– Peut être appelé à maintenir ou à mettre à jour des dossiers confidentiels.
– Rédiger de la correspondance courante, des notes de service et des rapports. Formatez des documents plus complexes à l’aide de la technologie appropriée.
– Faciliter la mise en œuvre des formalités administratives du personnel et le traitement des documents relatifs aux voyages officiels, aux congés et aux mouvements du personnel. Soutenir les membres du personnel dans le traitement de la documentation relative au personnel.
– Tenir à jour l’inventaire des bureaux et les stocks de fournitures de bureau.
– Aider le superviseur à surveiller et à enregistrer les dépenses/décaissements des fonds.
– Suivre les instructions du superviseur prendre les dispositions logistiques et administratives nécessaires pour les séminaires, les ateliers et les séances d’information qui peuvent être exigés par le Bureau ou la Division.
– Réglementer, s’il y a lieu, réglementer et surveiller la prestation de services de routine et/ou les
quarts de travail des fournisseurs ;
– Surveiller les installations et l’équipement du bureau et de l’enceinte et, en consultation avec le superviseur, prendre les mesures appropriées pour assurer le bon fonctionnement en tout temps.
– S’acquitter de toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées.