Administrative Assistant / Assistant Administratif

Company: Lightwave Technology
Location: Montreal, Quebec
Salary: $45,000-$55,000
Benefits: Dental Insurance, Health Insurance, Early Fridays (7am-1pm), Possibility to Work from Home (Wednesdays and Fridays).

About Us:
Lightwave Technology is at the forefront of designing and manufacturing cutting-edge vehicle connectivity products. As a fast-paced, technology-driven company, we are expanding our dynamic team and are on the lookout for an enthusiastic and detail-oriented Administrative Assistant / bookkeeper to support our Senior Engineer.

Roles and Responsibilities:

Accounting:

• Expense Management: Collect and compile monthly expense reports for various development costs.
• Expense Allocation: Review weekly expenses, ensuring accurate categorization and allocation.
• Invoice Management: Generate and send invoices, ensuring timely payment processing.

Project Management:

• Reporting: Prepare and submit weekly progress reports for the team.
• User Feedback: Gather and record feedback from internal and external users regarding our products.
• Resource Coordination: Arrange and manage resources necessary for development.
• Project Monitoring: Track project tasks, provide reminders for upcoming deadlines, and ensure smooth workflow progression.
• Miscellaneous Follow-Up: Handle various follow-up tasks as required to support project goals.

Software Skills:

• Excel: Basic to intermediate proficiency (e.g., creating sheets, basic formulas, sorting). Familiarity with Pivot Tables is a plus.
• Word: Competency in creating, reviewing, and formatting documents.
• Jira, Notion, Monday.com: Experience with these tools is an asset; training will be provided.

Additional Skills:

• Quick Learner: Ability to swiftly adapt to new concepts and tasks.
• Self-Motivated: Strong self-management and proactive work approach.
• Strong Communicator: Excellent written and verbal communication skills.
• Adaptability: Flexibility to handle varying tasks and prioritize effectively in a dynamic environment.

Requirements:

• 2-5 years of experience in a similar role.
• 2-5 years of experience in bookkeeping, expense reporting, and accounts payable.
• Proficiency with SAP software is an asset.
• Bilingual.

Work Schedule:

• Monday-Thursday: 7am-4pm (preferred but flexible)
• Friday: 7am-1pm (preferred but flexible)

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Version Française

Assistant Administratif

Entreprise : Lightwave Technology
Lieu : Montréal, Québec
Salaire : $45,000-$55,000
Avantages : Assurance dentaire, Assurance santé, Vendredis tôt (7h-13h), Possibilité de télétravail (mercredis et vendredis)

À propos de nous :
Lightwave Technology est à la pointe de la conception et de la fabrication de produits de connectivité pour véhicules de haute technologie. En tant qu’entreprise dynamique et axée sur la technologie, nous agrandissons notre équipe et recherchons un Comptable / Assistant Administratif enthousiaste et méticuleux pour soutenir notre Ingénieur Senior.

Rôles et Responsabilités :

Comptabilité :

• Gestion des Dépenses : Collecter et compiler les rapports de dépenses mensuels pour divers coûts de développement.
• Allocation des Dépenses : Réviser les dépenses hebdomadaires, en veillant à leur catégorisation et allocation correctes.
• Gestion des Factures : Générer et envoyer des factures, en assurant un traitement rapide des paiements.

Gestion de Projet :

• Reporting : Préparer et soumettre les rapports de progrès hebdomadaires pour l’équipe.
• Retour des Utilisateurs : Recueillir et enregistrer les retours des utilisateurs internes et externes concernant nos produits.
• Coordination des Ressources : Organiser et gérer les ressources nécessaires au développement.
• Suivi de Projet : Suivre les tâches du projet, fournir des rappels pour les échéances à venir et assurer le bon déroulement du flux de travail.
• Suivi Divers : Gérer diverses tâches de suivi pour soutenir les objectifs du projet.

Compétences Logiciels :

• Excel : Compétence de base à intermédiaire (par exemple, création de feuilles, formules de base, tri). La connaissance des Tableaux Croisés Dynamiques est un atout.
• Word : Compétence dans la création, la révision et la mise en forme de documents.
• Jira, Notion, Monday.com : Une expérience avec ces outils est un atout ; une formation sera fournie.

Compétences Supplémentaires :

• Apprentissage Rapide : Capacité à s’adapter rapidement à de nouveaux concepts et tâches.
• Autonomie : Forte capacité à s’auto-gérer et approche proactive du travail.
• Communication Efficace : Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Adaptabilité : Flexibilité pour gérer des tâches variées et prioriser efficacement dans un environnement dynamique.

Exigences:

• 2-5 ans d’expérience dans un rôle similaire.
• 2-5 ans d’expérience antérieure en comptabilité, reporting des dépenses et comptes créditeurs.
• La maîtrise du logiciel SAP est un atout.
• Bilinguisme.

Horaire de Travail :

• Lundi-Jeudi : 7h-16h (préféré)
• Vendredi : 7h-13h (préféré)

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