Administrative Assistant/ Assistant(e) administratif(ve)

Job Types: Full-time, Contract    Schedule: 35 hours flexible (9-5pm)     Location: NDG Montreal        Salary: Sliding scale based on experience between 18-20$/hour        Job start date: Sep 2024 

Title: Administrative Assistant

Hear Québec is looking for a committed candidate to fill a position providing administrative support to our team. The ideal candidate will enjoy communicating with the public, have excellent knowledge of the Google Workspace and related applications, prefers to work in the non-profit sector and is an excellent administrator.This is an 18 month contract with a possibility of extension(Maternity Replacement).

Job Description:

We are seeking a versatile Administrative Assistant to join our team, responsible for a wide range of tasks that support the smooth operation of our organization. The ideal candidate will manage and update our CRM system, ensuring accurate data management and customer relationship enhancement. This role involves developing, editing, and proofreading content for external communications, coordinating both internal and external correspondence, and maintaining both digital and print filing systems. The candidate will also manage Google Workspace and related applications, assist with financial tracking and reporting, manage inventory and office supplies, and offer IT and tech support to the team. Additionally, the Administrative Assistant will play a key role in membership and registration processes and contribute to the planning and execution of special events.

Responsibilities:

Administration

• General administrative duties
• Manage and update CRM – customer relationship management system
• Develop, edit and proofread content for all external communications
• Manage Google Workspace including other related apps
• Membership and registration
• Coordinate internal and external correspondence
• Maintain both digital and print filing systems
• Assist with financial tracking and reporting
• Manage inventory and office supplies
• Offer IT and tech support to the team
• Contribute to the special events

Requirements:

• Permanent resident of Canada, Canadian Citizens or legally permitted and protected under the Immigration and Refugee protection during the period of employment.
• A minimum of 2 years work experience in a similar administrative position (Preferred)
• Expertise in using Google Workspace.
• Experience in Data Entry and Filing
• Experience in organizing and cleaning data
• Fluently Bilingual in English and French

Assets 

• Experience with CRM (National Builder)
• Experience working with people with a disability, specifically hearing loss
• Experience with non-profit organizations

Hear Québec is proud of its diverse, committed, focused and respectful staff and volunteers. With a dynamic and fast paced work environment, you would want to work for Hear Québec because;

• Hear Québec has a long history of growth and stability in the not-for-profit sector
• Creates opportunity for you to have a positive impact for your community
• Many opportunities for training and skills development

To Apply for this position

Please submit your CV in English plus a cover letter to [email protected] explaining how you meet the requirements and assets for this job. 

Please note that this job supports people who self-identify as being part of under-represented groups, including those who are part of the LGBTQ2+ community, or as having additional barriers to entering or staying in the labor market. Priority will be given to persons with disabilities, especially those who are hard of hearing oral communicators. 

 About Hear Québec

Hear Québec is the only registered nonprofit organization in Québec which serves Anglophones affected by hearing loss. Hear Québec  has been providing ongoing programs, services, and support to the hard of hearing community in and around the greater Montréal area since 1979 – over 40 years. 

Many of our team and board members are people affected by hearing loss.  We understand and are concerned with the struggles and the difficulties that people with hearing difficulties often experience in their daily lives. As a largely “invisible” disability, there are many “myths” and misconceptions about hearing loss. Our vision is a community where we can hear, be heard and thrive.  

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Types  d’emploi :  Temps  plein,  Contrat  Horaire :  35  heures  flexibles  (21h-17h) 

Lieu :  NDG  Montréal  Salaire :  Échelle  mobile  selon  l’expérience  entre  18-20$/heure  

Date  de  début  d’emploi :  Sept.  2024

Titre :  Assistant(e) administratif(ve)

Hear  Québec est à la recherche d’un candidat engagé pour combler un poste de soutien administratif auprès de notre équipe. Le candidat idéal aimera communiquer avec le public, aura une excellente connaissance de Google Workspace et des applications connexes, préférera travailler dans le secteur à but non lucratif et sera un excellent administrateur.  Il s’agit d’un contrat de 18 mois avec possibilité de prolongation (remplacement de maternité).  

Description  de  l’emploi:

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour rejoindre notre équipe, chargé(e) d’un large éventail de tâches contribuant au bon fonctionnement de notre organisation. Le candidat idéal gérera et mettra à jour notre système de gestion de la relation client (CRM), en veillant à la gestion précise des données et à l’amélioration des relations avec les clients. Ce rôle implique le développement, l’édition et la relecture de contenu pour les communications externes, la coordination de la correspondance interne et externe, et la maintenance des systèmes d’archivage numériques et imprimés. Le candidat gérera également l’espace de travail Google et les applications connexes, contribuera au suivi et à l’établissement des rapports financiers, gérera l’inventaire et les fournitures de bureau, et offrira un soutien informatique et technique à l’équipe. En outre, l’assistant administratif jouera un rôle clé dans les processus d’adhésion et d’inscription et contribuera à la planification et à l’exécution d’événements spéciaux.

Responsabilités :

Administration

• Tâches  administratives  générales
• Gérer  et  mettre  à  jour  CRM  –  système  de  gestion  de  la  relation  client
• Développer,  modifier  et  relire le  contenu  de  toutes  les  communications  externes
• Gérer  Google  Workspace,   compris  d’autres applications  associées
• Adhésion  et  inscription
• Coordonner  la  correspondance interne  et  externe
• Maintenir  les  systèmes de  classement  numériques  et  imprimés
• Aider  à  suivi  et  reporting financiers
• Gérer  l’inventaire  et  les  fournitures  de  bureau
• Offrir un  support  informatique  et  technique  à  l’équipe
• Contribuer  aux événements  spéciaux

Exigences:

• Résident permanent du Canada, citoyen canadien ou légalement autorisé et protégé par la loi sur l’immigration et la protection des réfugiés pendant la période d’emploi.
• Au moins 2 ans d’expérience professionnelle dans un poste administratif similaire (préféré)
• Expertise dans l’utilisation de Google Workspace.
• Expérience dans la saisie et le classement de données
• Expérience dans l’organisation et le nettoyage des données
• Parfaitement bilingue en anglais et en français

Actifs 

• Expérience de la gestion de la relation client (National Builder)
• Expérience du travail avec des personnes déficientes, en particulier des malentendants
• Expérience avec des organisations à but non lucratif

Hear Québec est fière de son personnel et de ses bénévoles diversifiés, engagés, concentrés et respectueux. Avec un environnement de travail dynamique et rapide, vous voudriez travailler pour Hear Québec parce que :

• Hear Québec a une longue histoire de croissance et de stabilité dans le secteur à but non lucratif
• Crée l’opportunité pour vous d’avoir un impact positif sur votre communauté
• De nombreuses opportunités de formation et de développement des compétences

Pour postuler à ce poste:

Veuillez soumettre votre CV en anglais ainsi qu’une lettre de motivation à [email protected] expliquant comment vous répondez aux exigences et aux atouts de ce poste.

Veuillez noter que ce poste s’adresse aux personnes qui s’identifient comme faisant partie de groupes sous-représentés, notamment celles qui font partie de la communauté LGBTQ2+, ou qui rencontrent des obstacles supplémentaires pour entrer ou rester sur le marché du travail. La priorité sera accordée aux personnes handicapées, en particulier celles qui sont malentendantes et qui communiquent oralement.

À propos d’Hear Québec

Hear Québec est le seul organisme à but non lucratif enregistré au Québec qui dessert les anglophones touchés par la perte auditive. Hear Québec offre des programmes, des services et du soutien continus à la communauté malentendante de la région métropolitaine de Montréal depuis 1979, soit depuis plus de 40 ans.

Plusieurs membres de notre équipe et de notre conseil d’administration sont des personnes touchées par la perte auditive. Nous comprenons et nous préoccupons des luttes et des difficultés que les personnes malentendantes rencontrent souvent dans leur vie quotidienne. En tant que handicap largement « invisible », il existe de nombreux « mythes » et idées fausses sur la perte auditive. Notre vision est celle d’une communauté où nous pouvons entendre, être entendus et nous épanouir.