Administrative Services Officer

OBJECTIVE OF THE PROGRAMME

La position de Manager, Administrative Services joue un rôle déterminent voire primordial dans l’Organisation de l’OMS/AFRO. Ses responsabilités tournent principalement autour de la gestion du bâtiment, du transport, des voyages, de l’organisation des réunions, inventaires, archivage et logistique, etc. En collaboration avec les pays, le Service de RAS (Regional Administrative Services), doit veiller que l’inventaire des biens de l’organisation soient bien identifies, conserves, contrôles, sécurisés et budgétisés.

Partie intégrante du Groupe Organique Administration Générale (GMC), l’Unité des Services Administratifs (RAS) est chargée d’assurer la gestion des services administratifs de l’OMS pour l’Afrique dans les domaines de l’organisation des conférences, des voyages et du courrier ; la tenue des inventaires physiques du patrimoine du Bureau régional ; la maintenance de bâtiments, des infrastructures de voiries et du bureau a l’exception des microordinateurs et du matériel de télécommunication ;l’organisation du transport et de l’entretien du parc automobile ; l’entretien de la concession et la sécurité du domaine du bureau régional.

DESCRIPTION OF DUTIES

Sous la supervision directe du Directeur, Administration et Coordination Générale, le titulaire du poste devra assumer les responsabilités suivantes :1. Gestion des services de l’entretien, de la rénovation et du développement de tout le patrimoine au niveau du bureau régional et conseil en génie aux bureaux pays : >Entretien, extension ou rénovation des bâtiments, des espèces verts, des infrastructures de voiries, des équipements (ascenseurs, groupes électrogènes, climatisation, etc.) et réseaux divers (Eau, Electricité, Gaz, etc.).>Constructions nouvelles (études et suivi des travaux) en collaboration avec les Bureaux d’études et le contrôle engages par l’Organisation pour la sous-traitance des taches.>Appui aux bureaux pays en termes de conseil et suivi de l’exécution de travaux majeurs de rénovation/aménagement. 2. Gestion des voyages :–>Organisation des voyages depuis l’établissement des autorisations de voyages jusqu’a la fin du voyage des membres du personnel.–>Réservation des chambres d’Hotels et accueil a l’aéroport.–>Contrôle des factures des compagnies aériens et leurs visas pour règlement.–>Arrangements administratifs pour l’obtention des laissez-passer, certificats de famille et Visas de séjour.–>Arrangements administratifs pour l’envoi, la réception ou la franchise des effets personnels des membres du personnel.3. Gestion du courrier et archivage:>Correspondance au départ et a l’arrivée du Bureau régional. –>Fax, Télex, Valises diplomatiques et envois particuliers. –>Classement des archives. –>Transmission intérieure du courrier par les huissiers.4. Gestion de l’ensemble du patrimoine de l’organisation au niveau du bureau régional et mise a jour de son inventaire. ->Matériel et mobilier des bureaux et logements. >Biens immobiliers bâtis. ->Fournitures de bureau, matériels roulants. >Souscription des assurances adéquates pour la sauvegarde de l’ensemble du patrimoine de l’Organisation.5. Gestion des conférences et réunions organisées par le bureau régional et gestion des services intérieurs. ->Toutes les dispositions pratiques pour la bonne tenue des réunions. >Gestion de la cafeteria et des services rattaches.>Nettoyage des bureaux et organisation de grandes réunions se tenant en dehors du bureau régional. >Entretiens des équipements du matériel de bureau (Photocopieurs, machines a écrire et à calculer, dictaphone, matériel de sonorisation et d’enregistrement).6. Gestion des services de l’entretien, l’hygiène, eau et assainissement au du bureau régional. >Management de l’entretien et/ou rénovation des bâtiments, des espaces verts, des infrastructures de voiries, des équipements (Ascenseur, groupes électrogènes, climatisation etc.) et réseaux divers (Eau, Electricité, Gaz etc.).>Constructions nouvelles (études et suivi des travaux) en collaboration avec les bureaux d’études et de contrôle engages par l’Organisation pour la sous-traitance des taches. ->Gestion de l’eau et de l’assainissement, de la salubrité du domaine de l’Organisation (ordures ménagères et végétales, désinsectisation, dératisation et désinfection des locaux et de l’environnement). 7. Gestion du transport et l’entretien du matériel roulant ainsi que des arrangements administratifs s’y rapportant (Assurance et contentieux éventuels. Parc de 50 véhicules et 10 engins de travaux) au bureau régional à Brazzaville. 8.Diverses missions en rapport avec le bon fonctionnement du Bureau régional et des bureaux pays.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education :

Essential: Diplôme d’études supérieures d’une Université reconnue en Génie civil, électricité ou autres techniques industrielles.

Desirable: Certificat en Administration Générale

EXPERIENCE

Essential: Au moins dix (10) années d’expérience en Administration des bureaux incluant la gestion du bâtiment, l’organisation des conférences, du transport, des voyages et du courrier, dont au moins cinq (5) années d’expérience dans une Organisation internationale.

Desirable: Expérience pratique a l’OMS ou dans une organisation onusienne serait un atout

Skills

Connaissance de méthodes de Gestion modernes et de l’Administration en General. Connaissances approfondies dans l’un des domaines du Génie Civil, de l’électricité ou des autres techniques industrielles. Aptitude a rédiger des rapports clairs et concis. Aptitude a travailler dans un environnement multiculturel. Compétences en management et leadership. Aptitude a renforcé les capacités des autres.

WHO COMPETENCIES :

Teamwork

Respecting and promoting individual and cultural differences

Communication

Ensuring the effective use of resources

Building and promoting partnerships across the organization and beyond

Use of language skills

Essential : Connaissances approfondies en anglais et français,

Desirable:Connaissances intermédiaires en Portugais

REMUNERATION :

Les salaires de l’OMS pour le personnel de la catégorie professionnelle sont calculés en dollars américains. La rémunération pour le poste mentionné comprend un salaire de base annuel à partir de 92 731 dollars américains (soumis à des déductions obligatoires pour les cotisations de pension et l’assurance maladie, le cas échéant), un ajustement de poste variable, qui reflète le coût de la vie dans une station de service particulière. D’autres avantages comprennent 30 jours de congé annuel, des allocations pour les membres de la famille à charge, un congé au pays, et une bourse d’études pour les enfants à charge.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level.
• Only candidates under serious consideration will be contacted.
• A written test and/or an asynchronous video assessment may be used as a form of screening.
• In the event your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.
• According to article 101, paragraph 3, of the Charter of the United Nations, the paramount consideration in the employment of the staff is the necessity of securing the highest standards of efficiency, competence, and integrity. Due regard will be paid to the importance of recruiting the staff on as wide a geographical basis as possible.
• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and E-Manual.
• The WHO is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The WHO recruits and employs staff regardless of disability status, sex, gender identity, sexual orientation, language, race, marital status, religious, cultural, ethnic and socio-economic backgrounds, or any other personal characteristics.
  The WHO is committed to achieving gender parity and geographical diversity in its workforce . Women, persons with disabilities, and nationals of unrepresented and underrepresented Member States (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) are strongly encouraged to apply.
• Persons with disabilities can request reasonable accommodations to enable participation in the recruitment process. Requests for reasonable accommodation should be sent through an email to reasonableaccommodation@who.int
• An impeccable record for integrity and professional ethical standards is essential. WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter (https://www.who.int/about/who-we-are/our-values) into practice.
• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of short-listed candidates.
• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.
• WHO also offers wide range of benefits to staff, including parental leave and attractive flexible work arrangements to help promote a healthy work-life balance and to allow all staff members to express and develop their talents fully.
• WHO also offers wide range of benefits to staff, including parental leave and attractive flexible work arrangements to help promote a healthy work-life balance and to allow all staff members to express and develop their talents fully.
• The statutory retirement age for staff appointments is 65. For external applicants, only those who are expected to complete the term of appointment will normally be considered.
• For information on WHO’s operations please visit: http://www.who.int
• Staff members in other duty stations are encouraged to apply.
• Mobility is a condition of international professional employment with WHO and an underlying premise of the international civil service.
• Candidates appointed to a fixed-term position in the Professional category with WHO are subject to mobility and may be assigned to any activity or duty station of the Organization throughout the world.
• Please note that WHO’s contracts are conditional on members of the workforce confirming that they are vaccinated as required by WHO before undertaking a WHO assignment, except where a medical condition does not allow such vaccination, as certified by the WHO Staff Health and Wellbeing Services (SHW). The successful candidate will be asked to provide relevant evidence related to this condition. A copy of the updated vaccination card must be shared with WHO medical service in the medical clearance process. Please note that certain countries require proof of specific vaccinations for entry or exit. For example, official proof /certification of yellow fever vaccination is required to enter many countries. Country-specific vaccine recommendations can be found on the WHO international travel and Staff Health and Wellbeing website. For vaccination-related queries please directly contact SHW directly at shws@who.int.
• In case the recruitment website does not display properly, please retry by: (i) checking that you have the latest version of the browser installed (Chrome, Edge or Firefox); (ii) clearing your browser history and opening the site in a new browser (not a new tab within the same browser); or (iii) retry accessing the website using Mozilla Firefox browser or using another device. Click this link for detailed guidance on completing job applications: Instructions for candidates