Administratörer

• Ref: 24-00116
• Sista ansökningsdag: 2024-02-22

Vill du vara med och bidra till internationell fred, säkerhet och utveckling? Vill du ha ett meningsfullt och utvecklande arbete där du gör skillnad? Då kan du vara vår nya kollega på FBA.

Vi söker flera avdelningsadministratörer

Nu satsar vi på vår verksamhetsnära administration och söker därmed flera (4-5) avdelningsadministratörer. I din ansökan kommer du få uppge om det är någon avdelning du är mer intresserad av, här kan du läsa mer om avdelningarnas arbete.

Dina arbetsuppgifter

Rollen som avdelningsadministratör har två ben; administration till stöd för den operativa verksamheten samt administration till stöd för avdelningsledningen. Gemensamt för båda dessa områden är att du ger stöd och service till individer och grupper. Du bidrar med ordning och struktur och samordnar så att allt finns på rätt plats vid rätt tidpunkt. Rollen pendlar från ett arbete i bakgrunden till att ha kontakter utåt, både genom fysiska och digitala möten. Du stödjer det praktiska genomförandet av utbildningar, konferenser och andra verksamhetsaktiviteter (fysiskt och digitalt). Exempel på uppgifter är att sammanställa material, administration kring upphandling, inköp/beställningar och fakturor, visumhanteringar, diarieföring, kontraktsadministration, samt mötes-, konferens- och resebokningar. Inom ramen för dina tilldelade arbetsuppgifter förväntas du utveckla och uppdatera administrativa rutiner när behov finns. Du utgör också en aktiv del i ett nätverk av avdelningsadministratörer genom vilket verksamhetsstödet implementerar och följer upp nya/justerade processer och rutiner. Inom detta nätverk förväntas du, genom ditt verksamhetsnära perspektiv, bidra till utveckling och förädling av administrativa processer och rutiner som drivs och ägs av stödet.

Din profil

Kvalificerande

• Erfarenhet av administrativt arbete på myndighet, inklusive goda kunskaper om de krav som ställs på myndigheter, till exempel vad gäller offentlighetsprincipen och regler om offentlig upphandling
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i såväl tal som skrift
• Goda kunskaper i och ett stort intresse för arbete med digitala verktyg

Meriterande

• Akademisk examen relevant för tjänsten
• Erfarenhet av rutiner och system (Insikt, Visma Proceedo, STRATSYS, Heroma, P360, Moodle, Teams)
• Kunskap om/erfarenhet av arbete med något av FBA:s verksamhetsområden
• Internationell erfarenhet, till exempel arbete i/med internationella organisationer eller arbete inom internationellt utvecklingsarbete med konflikt- och postkonfliktmiljöer
• Ytterligare språkkunskaper såsom franska, arabiska, spanska eller annat språk av relevans för FBA:s samarbetsländer

Arbetet ställer stora krav på flexibilitet och förmåga att ta eget ansvar för att leverera enligt överenskommelse. Du är professionell och resultatorienterad i din yrkesroll. Arbetet innehåller många personkontakter, och det är därför viktigt att du är kommunikativ och har god samarbetsförmåga.

I rollen som avdelningsadministratör är du en nyckelperson. Ditt arbetssätt präglas av hög grad av professionalism, struktur och service. Du har en förmåga att ta initiativ och arbeta uppsökande genom att vara lyhörd för medarbetares behov. Du planerar, organiserar och prioriterar ditt arbete så att det blir tidseffektivt och kvalitativt. En god grundläggande IT-kompetens är relevant, men ännu viktigare är att du har ett intresse för att bidra till användandet och utvecklingen av digitala lösningar inom ramen för t.ex. utbildningar där du kommer agera som ”producent”. Rollen som avdelningsadministratör kan komma att innebära ett regelbundet resande till länder där väpnad konflikt pågår. Det innebär att kraven på flexibilitet, gott omdöme och god samarbetsförmåga är särskilt höga.

FBA strävar efter en personalsammansättning som speglar samhällets mångfald. Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper som, tillsammans med tidigare erfarenheter, ska kunna vidimeras vid referenstagning.

Vi erbjuder ett meningsfullt arbete där du kan känna delaktighet och ansvar. På FBA är du som medarbetare vår viktigaste tillgång. Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på FBA och vilka karriärmöjligheter du har hos oss.

Du kommer att anställas som tjänsteperson i rollen som avdelningsadministratör. Tjänsten är en tillsvidaretjänst med start så snart som möjligt enligt överenskommelse. Vi tillämpar 6 månaders provanställning. Placeringsort är Stockholm. I arbetet ingår vissa resor både inrikes och utrikes. Registerkontroll kan komma att genomföras på slutkandidat enligt bestämmelser i säkerhetsskyddslagen.

Ansök senast 22 februari.

Vi undanber oss erbjudanden om annonserings – och rekryteringshjälp.

Rollens innehåll:
Lisa Ljungström, biträdande avdelningschef multilaterala partnerskap, +46 70-202 58 54
Maria Oredsson, biträdande avdelningschef bilaterala och regionala partnerskap, +46 72-237 48 43
Emma Skeppström, biträdande avdelningschef konfliktförebyggande och fredsbyggande. +46 72-539 38 61

Allmänna och praktiska frågor: Sandra Bäcklund, HR verksamhetspartner +46 70-180 69 38
Facklig representant SACO: Vilhelm Fritzon +46 70-106 32 91
Facklig representant ST: Helene Leander +46 70-183 52 12

Om oss

Folke Bernadotteakademin (FBA) är myndigheten för fred, säkerhet och utveckling.

FBA arbetar med internationella fredsinsatser och utvecklingssamarbete. Myndigheten bedriver utbildning, forskning och metodutveckling för att stödja freds- och statsbyggande i konflikt- och postkonfliktländer. Vi bidrar även med civil personal och expertis till freds- och valobservationsinsatser som leds av EU, FN och OSSE. Myndigheten har fått sitt namn efter Folke Bernadotte, FN:s första medlare.