Domaine de compétence / objectif du poste
- Le/la spécialiste finance et administration est responsable, de manière autonome, de toutes les questions relatives au fonctionnement interne du Bureau Suisse en République centrafricaine. Ceci comporte la gestion administrative et financière du bureau et de la résidence, la logistique et les approvisionnements, les ressources humaines. Il / elle est responsable pour la bonne gestion administrative et financière des projets qui sont mis en œuvre par le Bureau, selon les instructions du DFAE et en étroite collaboration avec la Centrale. Ensemble avec le / la chef.fe de bureau et/ou l’assistante exécutive, il / elle collabore à la définition et à la gestion opérationnelle des programmes qui sont mis en œuvre par le Bureau.
- Il / elle soutient le / la chef.fe du Bureau et/ou l’assistante exécutive dans le dialogue sur les questions de la coopération internationale avec les autorités, et contribue à la réflexion et à la coordination de l’aide avec les partenaires gouvernementaux internationaux, les organisations bilatérales et multilatérales, ainsi qu’avec les ONG présentes sur le terrain.
- Il / elle est attaché au soutien du chef de Bureau pour des tâches complémentaires (points 3), et en l’absence du chef de Bureau, il / elle assure la suppléance pleine et entière.
Gestion et administration du bureau
L’administratrice / l’administrateur est responsable pour la bonne gestion humaine, administrative, financière et logistique du Bureau selon les instructions du DFAE et en étroite collaboration avec la Centrale. Il / elle s’engage à surveiller le fonctionnement du bureau suisse dans ses aspects techniques, administratifs et logistiques, notamment à assurer la gestion financière rigoureuse des opérations du bureau, en se conformant aux politiques financières et aux procédures administratives internes.
- Suivi et administration des frais de fonctionnement du bureau Suisse (suivi des comptes bancaires et du Cash-Book, préparation des documents de support pour la comptabilisation dans le système financier Vision+) en étroite collaboration avec les services concernés à Berne ; gestion du budget du bureau, y compris la préparation et la soumission des rapports financiers périodiques. Etablissement et surveillance du système administratif du bureau (comptabilité, contrats, mise en place du système de classement, approvisionnement, administration du personnel), et des systèmes informatiques et de communication (avec H-Log).
- Superviser les procédures d’achat et de passation des marchés, tout en garantissant une utilisation optimale des ressources. Gestion et achat de mobilier, matériel de bureau, consommables de toute nature. Demande et étude des devis des travaux, coordination et contrôle des travaux avec les prestataires de service; gérer et maintenir en excellent état de fonctionnement le site, sous tous les aspects (infrastructures, fonctionnement, approvisionnement, sécurité), y compris les relations avec le propriétaire, l’agent de location, et tous les services partenaires (étatiques et privés).
- Gestion RH des collaborateurs locaux, appuyer le recrutement (identification, gestion contractuelle et financière) ; planification des absences, horaire; garantir le plein respect des procédures financières légales (impôts, assurance, etc…).
- Contribuer à la planification financière et budgétaire pour les programmes et projets. Fournir une assistance dans la préparation et la révision des propositions de financement (proposition de crédit). Participer à l’évaluation de l’efficacité des projets et des programmes, en contribuant à l’analyse des données financières et à la préparation des rapports d’évaluation.
- Focal point ICS pour le bureau de Bangui, en collaboration étroite avec le / la Chef.fe du bureau, élaboration du rapport annuel ICS à l’attention du siège.
Programmes et projets
L’administratrice / l’administrateur est responsable de la gestion administrative, comptable et financière des projets et des programmes engagés par le Bureau :
- Assurer de façon générale l’appui – conseil selon les étapes PCM (identification, planification/préparation; saisie des données des projets dans SAP; mise en œuvre et monitoring ; évaluation et clôture)
- Assurer les contrôles financiers des PRODOCS, propositions de crédit et accords de projet conformément aux instructions fédérales, aux procédures de la DDC, lois et règlements
- Assurer la préparation de la documentation et contrôle des contrats selon les directives de la DDC et le suivi administratif, financier et comptable
- Assurer le suivi et l’analyse des engagements contractuels (budgets, planification des liquidités et paiements, décomptes finaux)
- Assurer en collaboration avec le/la Chef.fe de Bureau, l’évaluation des risques du partenaire (Partner Risk Assement) au démarrage et/ou lors de mise en œuvre des programmes
- Appuyer et conseiller les partenaires dans la mise en place et le suivi de leur organisation comptable, participer au renforcement de leurs capacités en gestion administrative et financière (système contrôle interne).
L’Administratrice / l’administrateur participe à la planification / gestion stratégique / opérationnelle des programmes/projets :
- Collaboration avec le/la Chef.fe de Bureau et/ou l’assistante exécutive dans la planification, la gestion, le suivi et l’évaluation des partenariats et des portfolios suisses en RCA, y inclus l’identification et l’élaboration de nouveaux partenariats et projets, la soumission à la Centrale pour approbation, la vérification de la qualité et l’élaboration des partner risk assessments.
- Partage des expériences, encouragement des échanges, mise en avant des processus d’apprentissage auprès des organisations partenaires ainsi que la promotion de l’apprentissage institutionnel.
- Rédaction périodique de rapports sur l’avancement et les résultats des programmes et des projets sous sa responsabilité; prise de position sur les rapports rédigés par les partenaires sur place (rapports annuels).
Elle/il participe à l’organisation et à la conduite des domaines suivants:
- Suivi des experts du Corps suisse d’Aide humanitaire (CSA) mis à disposition des agences onusiennes (secondement).
- Planification et utilisation efficace des ressources financières dans le cadre des engagements et du budget approuvé par la centrale.
Contributions et Soutiens
L’administratrice / l’administrateur soutient le chef de Bureau :
- Dans la réalisation d’analyses contextuelles sur les aspects pertinents des besoins humanitaires et de développement des pays, ainsi que les programmes d’autres donateurs, organisations multilatérales et autres, lorsqu’ils sont pertinents pour la coopération suisse.
- Dans la coordination de l’aide entre les bailleurs, en représentant la Suisse au sein d’organismes spécialisés du secteur humanitaire et de la coopération internationale;
- Dans le renforcement de la cohérence entre les acteurs humanitaires, de développement et de la promotion de la paix dans les thématiques prioritaires de l’aide humanitaire;
- Dans le dialogue avec les partenaires multilatéraux intervenant dans le domaine humanitaire, notamment pour identifier et exploiter les synergies entre leurs activités et les projets bilatéraux.
- Dans l’élaboration de l’orientation stratégique de coopération en collaboration avec la centrale et le cas échéant, avec les autres offices fédéraux impliqués.
- Dans la préparation des contenus pour les pages Intranet et Internet de la DDC (en Suisse et sur place);
Gestion des crises
En coordination avec le / la chef.fe de Bureau et le Regional Security Advisor, contribue à l’analyse de la situation en termes de sécurité, à l’évaluation des risques et leurs répercussions éventuelles sur l’assistance suisse; ensemble ils développent des directives de sécurité pour les voyages de service en RCA. Il / elle contribue à l’information sur la situation dans le pays et la région d’affectation; et soutien, le cas échéant, les équipes d’intervention d’urgence et la chaîne de sauvetage suisse. Il / elle informe sans délai le service de piquet de la centrale de l’Aide humanitaire en cas d’évènement particulier.
Autres tâches
A la demande du chef de Bureau, il / elle exercera également d’autres tâches.
Profil recherché
- Diplôme universitaire ou formation équivalente (master), de préférence en finance, administration des affaires, ou dans un domaine connexe.
- Au moins cinq années d’expérience pratique dans le domaine de la coopération internationale et/ou de l’aide humanitaire, dans des pays en développement et/ou fragiles;
- Connaissances et expérience dans l’utilisation des instruments opérationnels de la DDC, en particulier PCM, gestion financière, administrative, et logistique ; gestion des budgets ;
- Capacité démontrée à travailler efficacement au sein d’une équipe multidisciplinaire, dans des environnements complexes et dynamiques.
- Flair politique et diplomatique dans les relations avec différentes parties au conflit et groupes d’intérêt, expérience dans la collaboration avec des organisations multilatérales, de la société civile et des autorités.
- Maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit.
Attention : seules les candidatures de personnes de nationalité Suisse ou Lichtenstein, ou au bénéfice d’un permis C en Suisse, seront considérées.
- Lieu de mission: Bangui, République centrafricaine.
- Nature et durée du contrat : contrat de type CSA (durée déterminée), pour 12 mois, dès juin-juillet-août 2024 (tbd).
- Classe de salaire : à déterminer
- Délai de candidature : 30.04.24
En cas d’intérêt, veuillez envoyer votre candidature munie des documents usuels par Email à :
Isabelle Mellana (isabelle.mellana@eda.admin.ch)
058 462 35 29
Publié le : 03.04.24/MZI