Background
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
Descripción Oficina/Unidad/Proyecto
El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) apoya el fortalecimiento de las capacidades nacionales y subnacionales de Bolivia y promueve el alcance de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), los derechos humanos y la igualdad de género, a través de asistencia técnica a fin de alcanzar un desarrollo humano sostenible a través del cierre de brechas para que nadie se quede atrás. El PNUD forja alianzas con todos los niveles de la sociedad para ayudar a construir naciones que puedan resistir a la crisis; promueve y sostiene un tipo de crecimiento que mejora la calidad de vida de todos y todas. Presentes sobre el terreno en unos 170 países y territorios, ofrece una perspectiva global y un conocimiento local al servicio de las personas y las naciones.
El PNUD fue designado como receptor principal de los Fondos de los Programas de Tuberculosis, Malaria y VIH, los cuales son administradores a través de la Unidad Ejecutora de Proyectos – Fondo Mundial.
A través de la Unidad de Proyectos, el PNUD busca promover el cumplimiento de los proyectos anteriormente mencionados y establecer como base sobre la cual se construya las estrategias de lucha contra la pobreza, la reducción de la vulnerabilidad de la población y el desarrollo de las actividades centrales de la economía nacional boliviana.
El PNUD es Receptor Principal de estos recursos desde 2006, donde en los inicios ha sido electo por el Mecanismo de Coordinación País y el Fondo Mundial como Transitorio para las enfermedades de Malaria, Tuberculosis y VIH/SIDA. A partir de la gestión 2007 luego de haber estabilizado las tres subvenciones, el Fondo Mundial decide transferir la responsabilidad de recipiente principal de VIH a la fundación HIVOS/IBIS.
La última propuesta de país enviada por el MCP Bolivia, fusiona dos componentes en uno TB y VIH, es así que luego de un proceso de selección, se designa al PNUD Bolivia como receptor principal de esta propuesta para el periodo 2023-2025.
Alcance del Trabajo
- Garantizar una gestión y supervisión efectiva y precisa de los recursos financieros, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
- Realizar el análisis financiero y la supervisión de todos los recursos administrados por el Programa con financiamiento proveniente del Fondo Mundial y otras fuentes. Brindar asesoramiento de gestión financiera de alta calidad al del Coordinador Área Temática de Salud y Desarrollo y otros miembros del personal de la UGP y la Oficina de País.
- Participar en la planificación adecuada y seguimiento del gasto de los recursos financieros de conformidad con las normas y reglamentos, políticas y procedimientos del PNUD y las normas de gestión financiera del Fondo Mundial u otros financiadores de la unidad.
- Participar en la planificación y seguimiento del inventario y activos en conformidad con las normas y reglamentos, políticas y procedimientos del PNUD y las normas de gestión financiera del Fondo Mundial u otros financiadores de la unidad.
- Mantener controles sólidos de gestión financiera interna sobre todos los procesos financieros.
- Garantizar un proceso de flujo financiero eficiente para el Programa.
- Establecer un sistema de presentación de informes para los requisitos internos, del Fondo Mundial y otros financiadores de la unidad
- Garantizar flujos de información efectivos entre los actores financieros y no financieros (Mecanismo de Coordinación de País (MCP), el ALF y el/los Sub-receptor/es) para vincular efectivamente los resultados programáticos con los gastos, según lo exige el Fondo Mundial u otros financiadores
- Facilitar auditorías por parte de la Oficina de Auditoría e Investigaciones y auditorías de los SR de acuerdo con los acuerdos corporativos con las reglas, regulaciones, políticas y procedimientos del Fondo Mundial y el PNUD y garantizar la implementación oportuna de las recomendaciones y hallazgos de las auditorías en lo que se refieren a la gestión financiera, de activos y de los SR.
- Monitorear el desempeño financiero de los sistemas de gestión de suministros/adquisiciones.
- Preparar estimaciones de costos y proyecciones financieras para diferentes actividades de acuerdo con las necesidades de la gestión del programa.
- Desarrollar, monitorear e informar a la gerencia indicadores clave de desempeño financiero.
- Proporcionar información financiera al especialista en M&E relacionada con el desempeño financiero trimestral.
- Desarrollar y mantener un sistema de gestión documental (físico y electrónico) para registros de PR y SR que responda a la normativa del PNUD.
2. Asegurar la implementación de estrategias y procedimientos operativos, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
- Establecer y/o garantizar procedimientos financieros sólidos, incluidos recibos, pagos, desembolsos y contabilidad, procedimientos de presentación para los proyectos del FM de los SR.
- Garantizar que los procedimientos financieros establecidos cumplan con los requisitos financieros/contables y de adquisiciones del Fondo Mundial y el PNUD.
- Análisis y seguimiento continuo de la situación financiera, presentación de previsiones para el Programa.
- Análisis y seguimiento continuo de los activos de los proyectos de la unidad en el marco de las normativas del PNUD y de los financiadores.
- Supervisión de la transparencia de los procesos financieros, el uso de fondos y el cumplimiento de las directrices financieras del Fondo Mundial y el PNUD.
- Asegurar la preparación del Informe Trimestral, el Flujo de Caja mensual y los Pronósticos de Flujo de Caja anual, la declaración de fuentes y usos de fondos de conformidad con los requisitos del Fondo Mundial.
- Garantizar la preparación de informes financieros oportunos y de calidad, incluida la Actualización de Progreso y la Solicitud de Desembolso (PUDR), que se presentarán al ALF/FM y actuar como punto focal para la información financiera para el ALF/FM, el Mecanismo de Coordinación de País (MCP).
- Elaboración e implementación de estrategias de ahorro y optimización de costos.
- Monitorear rutinariamente los informes de excepciones financieras para actividades y transacciones inusuales, y analiza posibles anomalías o transacciones inusuales e informa al Gerente del Programa de los resultados de la investigación cuando no se obtienen respuestas satisfactorias.
- Preparación oportuna de la previsión de flujo de efectivo mensual para uso del Coordinador Nacional Área Temática de Salud & Desarrollo a en colaboración con otros socios implementadores.
- Guiar, supervisar y evaluar el trabajo de los Asociados de Administración y Asistentes Administrativos vinculados al programa.
3. Gestionar el presupuesto del Programa y garantizar un control adecuado de las cuentas del Programa, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
- Gestionar los recursos financieros mediante la planificación, orientación, seguimiento y control de los recursos financieros de conformidad con las normas y reglamentos del PNUD.
- Preparar y monitorear los presupuestos de los proyectos en Quantum y garantizar que el presupuesto esté en línea con el presupuesto detallado aprobado.
- Elaboración de mecanismos adecuados para eliminar brechas en la gestión presupuestaria.
- Garantizar que las contribuciones del Fondo Mundial se transfieran adecuadamente al PNUD de manera oportuna.
- Garantizar el cumplimiento del sistema de control de gastos internos, que garantiza que los comprobantes procesados se cotejen y completen, y que las transacciones se registren y publiquen correctamente en el sistema Quantum.
- Realizar la función para la aprobación de transacciones en Quantum.
- Garantizar acciones correctivas oportunas sobre comprobantes no publicados, incluidos los comprobantes con errores de verificación presupuestaria, excepciones de coincidencia, comprobantes no aprobados y respuesta oportuna a las solicitudes de la sede para resolver problemas de datos financieros.
4. Garantizar un seguimiento estrecho de los subreceptores (SR) y otros socios implementadores, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
- Evaluar las capacidades financieras y de gestión de activos de los SR y desarrollar un plan de acción para cerrar las brechas identificadas.
- Proporcionar orientación y desarrollo de capacidades al Ministerio de Salud y Deporte, socios y SR en cuestiones de finanzas, desde cuestiones bancarias y de contratación hasta presupuestación, contabilidad y presentación de informes.
- Garantizar que los pagos por adelantado y los pagos directos para los proveedores de SR y SSR se revisen, procesen y retiren adecuadamente, así como garantizar que la información de pago se registre adecuadamente en el sistema Quantum de manera oportuna.
- Armonizar las prácticas de presentación de informes y contabilidad de RS, incluida la presupuestación y los indicadores clave de desempeño financiero.
- Planificar y garantizar que el equipo financiero realice verificaciones de los gastos de SR.
- Asegura la coordinación con los auditores de SR para finalizar los informes de auditoría para garantizar que los informes finales de auditoría cumplan con los Términos de Referencia de Auditoría de SR aprobados, y realiza un seguimiento oportuno para garantizar que las recomendaciones de auditoría relacionadas con las finanzas se aborden adecuadamente.
- Asegurar el cumplimiento y apoyo continuo a los puntos focales de las organizaciones de SR.
5. Garantizar la facilitación del desarrollo de capacidades y el desarrollo e intercambio de conocimientos, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
- Desarrollar un plan/currículo de capacitación para el personal financiero contable y administrativo de los SR y llevar a cabo capacitaciones sobre el financiamiento basado en el desempeño del Fondo Mundial, la gestión de activos y el sistema de gestión de requisitos de informes financieros.
- Apoya en el proceso de evaluación de capacidades y el desarrollo de planes de transición y creación de capacidades en el área de gestión financiera y gestión de activos y en la implementación y seguimiento del plan.
- Desarrollar herramientas, procedimientos operativos estándar y materiales de orientación para uso de la UGP y los SR.
- Síntesis de lecciones aprendidas y mejores prácticas en gestión financiera.
- Participa activamente en el PNUD y otras redes externas relevantes para promover el Programa y representar al PNUD en reuniones técnicas relevantes, grupos de trabajo a nivel nacional, regional y global y recopila lecciones aprendidas para aplicarlas al Programa.
- Identifica y apoya el desarrollo de comunicaciones (impresas, videos) que destacan los logros clave de la gestión financiera, las mejores prácticas y las lecciones aprendidas y contribuye al intercambio de información con el Ministerio de Salud y Deporte, los subreceptores, las entidades de las Naciones Unidas, los socios financieros y técnicos, el Fondo Mundial y el Mecanismo de Coordinación de País (MCP).
- Capacidad para representar al PNUD y al proyecto cuando sea necesario, y para actuar como funcionario a cargo del Programa, si es necesario.
6. El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.
Acuerdo Institucional/Dependencias
El/la Analista de Administración y Finanzas dependerá y trabajará bajo la supervisión directa del/a Coordinador Área Temática de Salud y Desarrollo y coordinará el trabajo con el equipo técnico y administrativo del proyecto y con la contraparte nacional del proyecto.
Competencias
Lograr Resultados: Nivel 2: Escala soluciones y simplifica procesos, alcanza un balance entre rapidez y precisión al hacer el trabajo.
Pensar Innovadoramente: Nivel 2: Ofrece nuevas ideas/tiene apertura a nuevas aproximaciones, demuestra pensamiento sistémico/integrado.
Aprender Continuamente: Nivel 2: Sale de la zona de confort, aprende de los demás y apoya su aprendizaje.
Adaptarse con Agilidad: Nivel 2: Adapta procesos/aproximaciones a nuevas situaciones, involucra otros en el proceso de cambio.
Actuar con Determinación: Nivel 2: Capaz de perseverar y lidiar simultáneamente con múltiples fuentes de presión.
Participar y Asociarse: Nivel 2: Es un facilitador/integrador, une a las personas, construye/mantiene coaliciones/alianzas.
Facilitar la Diversidad y la Inclusión: Nivel 2: Facilita conversaciones para concertar diferencias, considera opiniones en el proceso de toma de decisiones.
Competencias Transversales y Técnicas
| Área temática | Nombre | Definición |
| Direcciónde Negocios y Estrategia | Pensamiento sistémico | Habilidad para utilizar el análisis y el juicio de problemas objetivos para comprender cómo coexisten los elementos interrelacionados dentro de un proceso o sistema general, y para considerar cómo la alteración de un elemento puede impactar en otras partesdel sistema. |
| Gestión Empresarial | Gestión de operaciones | - Capacidad para planificar, organizar y supervisar eficazmente los procesos de negocio de la organización para convertir sus activos en los mejores resultados de la manera más eficiente.
- Conocimiento de conceptos y mecanismos relevantes.
|
| Auditoría e Investigación | Conceptos clave de contabilidad financiera, de gestión y finanzas | Conceptos y principios clave de la contabilidad financiera, interpretación del análisis financiero, contabilidad de gestión, etc. |
| Auditoría e Investigación | Conceptos, procesos y gestión de adquisiciones | Conocimiento de procesos y gestión de compras. |
| Administración y Operaciones | Gestión de activos | Conocimiento de políticas y procedimientos sobre PP&E; capacidad para preparar estados financieros sobre PP&E; mantener el Módulo de Gestión de Activos en Quantum, Panel de Activos; desarrollar herramientas de apoyo para la certificación de activos y mejoras adicionales para el módulo AM; diseñar y ejecutar programas de formación, etc. sobre gestión de activos y registro de activos; ejecute la interfaz AP AM; realizar conciliación AP-AM-GL; realizar una revisión analítica de los informes AM y la información de activos para garantizar la integridad y precisión de la información de activos. |
| Finanzas | Informes y análisis financieros | Comprende los cambios en los marcos y estándares regulatorios, legales y éticos para la información financiera en el sector público. Capacidad para extraer, evaluar datos financieros, derivar hallazgos relevantes y presentarlos de manera significativa y coherente para facilitar la toma de decisiones y el seguimiento del desempeño efectivos. Comprender los beneficios de los informes integrados, incluidos los recursos no financieros, como el capital humano, social e intelectual, y el desempeño ambiental y de gobierno. |
| Finanzas | Planificación financiera y presupuesto | Capacidad para crear y gestionar procesos para lograr los objetivos financieros a corto y largo plazo del PNUD, incluso a través de la planificación, la presupuestación, la previsión, el análisis y la presentación de informes. |
Calificaciones Mínimas de un NPSA
Requisitos académicos mínimos
- Estudios universitarios a nivel avanzado (Maestría o equivalente) en áreas financieras y/o administrativas es requisito o
- Título universitario de primer nivel (licenciatura) en Administración de Empresas, Economía, Ingeniería financiera/comercial o Auditoria y/o áreas relacionadas a la posición, en combinación con dos años adicionales de experiencia relevante podrá ser considerado favorablemente en lugar de la maestría.
Años mínimos de experiencia relevante
- Los candidatos con un título de maestría (o equivalente) en un campo de estudio relevante no necesitan tener experiencia laboral profesional. Los candidatos con un título de licenciatura (o equivalente) deben tener un mínimo de dos (2) años de experiencia profesional relevanteen la gerencia del area administrativa/financiera, implementación de programas/proyectos de la cooperación internacional (es requisito).
Habilidades requeridas
- Conocimiento en sistemas ERP (planificación de recursos empresariales por sus siglas en inglés) a nivel usuario.
- Conocimiento de software financiero y de gestión.
- Conocimiento de normas, regulaciones financieras y contables nacionales
- Conocimiento de Microsoft Office y Windows.
Habilidades y competencias deseables
- Experiencia mínima de 2 años en la gerencia de procesos de planificación fiduciaria de programas de cooperación internacional es deseable.
- Experiencia mínima de 2 años en el gerenciamiento de procedimientos de adquisiciones de bienes y servicios para proyectos preferentemente en organismos de Cooperación Internacional es deseable.
- Experiencia mínima de 2 años en el gerenciamiento del diseño, elaboración, monitoreo y evaluación de proyectos en la gestión pública nacional es deseable.
- Excelentes habilidades de comunicación y presentación.
- Capacidad para trabajar de manera independiente y en equipo.
- Orientación a resultados.
Idioma (s) requeridos a nivel laboral
- Fluidez en español es requisito.
- Conocimiento del idioma inglés nivel intermedio (deseable)
Disclaimer
Important applicant information
All posts in the NPSA categories are subject to local recruitment.
Applicant information about UNDP rosters
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Non-discrimination
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.
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The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
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