Analyste en Passation des Marchés

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JOB DESCRIPTION

BACKGROUND

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et/ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et/ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes sélectionnés/ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

CONTEXTE

Le Projet de Promotion du Sel local Xwlajè dans la zone côtière au Bénin (ProSel) est le fruit de la coopération entre l’Afrique du Sud, le Brésil, l’Inde et le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD). Le ProSel a pour but de renforcer la résilience des communautés salicultrices grâce à l’accès à une énergie durable et à la participation des micros, petites et moyennes entreprises à la production et à la commercialisation de sel iodé local. L’objectif du projet est de promouvoir une production durable et inclusive de sel local grâce à la fourniture de ressources énergétiques à moindre coût, à l’optimisation du mode de production et à l’amélioration du système de commercialisation du sel, de manière à obtenir un impact positif sur les revenus, les conditions de vie et le bien-être des acteurs intervenant le long de la filière et à préserver le capital environnemental. Le ProSel est un projet du Gouvernement du Bénin, ayant pour ancrage institutionnel la Direction de la Planification, de l’Administration et des Finances (DPAF) du Ministère des Petites et Moyennes Entreprises et de Promotion de l’Emploi (MPMEPE).

Ainsi, dans le cadre de la mise en œuvre du Plan de Travail Annuel 2024 du ProSel, dont dépendent plusieurs résultats du Projet, Le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) recherche un Analyste National en Passation de Marché NPSA8 en vue de renforcer l’Unité de Gestion du Projet. L’Analyste en passation de marché sera chargé de gérer les processus d’achats, ainsi que de garantir leur conformité avec les règles et les procédures nationales de passation de marchés d’une part et les procédures du PNUD d’autres part.

CHAMP D’APPLICATION DES TRAVAUX

Sous la supervision de la Coordonnatrice Nationale du Projet, les tâches et les responsabilités du staff se résument comme suit :

Elaborer le plan de passation des marchés (plan de procurement) du Projet (plan de procurement)
Conduire tous les processus de passation des marchés selon les besoins exprimés dans le PTA/PTB et selon les procédures nationales
Conseiller et appuyer l’équipe de coordination du Projet dans les options contractuelles permettant d’acquérir les biens et services nécessaire à l’atteinte de ses résultats
Assurer les formations/renforcement de capacités des acteurs et de l’équipe de Coordination sur les procédures de passation des marchés
Appuyer la coordination dans tous les autres aspects de la mise en œuvre du projet

Elaborer le plan de passation des marchés (plan de procurement) du Projet

Assurer un arimage du plan de passation des marchés (plan de procurement ) avec le PTA/PTB du projet
Elaborer un planning pour la conduite des différents processus de passation de marchés
Veiller au respect rigoureux des délais fixés

Conduire tous les processus de passation des marchés selon les besoins exprimés dans le PTA du Projet et suivant les procédures nationales

Faire la mise à jour de l’Avis d’appel Public à Manifestations d’Intérêts
Faire la mise à jour de la base des données des prestataires du ProSel
Rédiger les TDR des différents marchés (travaux de construction d’infrastructures et d’acquisition d’équipements, diverses études prévus au PTA)
Monter les dossiers d’appel d’offres et lancer les avis à manifestation d’intérêt
Examiner substantivement les documents d’appel d’offres et veiller au respect des règles et procédures y relatives
Conduire les processus de sélection des prestataires, d’adjudication et de contractualisation

Conseiller et appuyer l’équipe de coordination du Projet dans les options contractuelles permettant d’acquérir les biens et services nécessaires à l’atteinte des résultats

Eclairer les choix contractuels
Assurer la rédaction des contrats et avenants au regard des modèles standard disponibles
Proposer les modalités pratiques de gestion efficace des contrats (dresser des rapports et inventaires comprenant leurs numéros de référence, leur objet, le montant concerné, la date d’expiration ainsi que les observations nécessaires en vue de faciliter la prise de décision de prorogation ou de clôture de ce contrat)
Proposer les voies et moyens permettant la prévention et le règlement des litiges contractuels

Assurer les formations/renforcement de capacités des acteurs et de l’équipe de Coordination sur les procédures de passation des marchés

Participer activement au réseau des connaissances de l’organisation dans le domaine de ses compétences
Être disposé à partager les bonnes pratiques au sein de l’équipe et les sucess stories en cas de sollicitation

Appuyer la coordination dans tous les autres aspects de la mise en œuvre du projet

Collaborer avec l’Unité de Gestion de Projet (UGP) et les autres acteurs de l’environnement du projet dans le cadre des missions relatif à ces prestations ou autres missions
Fournir les appuis nécessaires à l’équipe de coordination dans des aspects ne relevant pas forcément de ce cahier de charges
Reporter régulièrement à la Coordonnatrice Nationale de Projet (CNP) et au Directeur National de Projet (DNP)

ARRANGEMENT INSTITUTIONNEL

L’Analyste en Passation des Marchés, sous la supervision directe de la Coordonnatrice Nationale du Projet, devra travailler avec les différents partenaires de mise en œuvre du projet ainsi que les parties prenantes.

COMPÉTENCES PRINCIPALES

Compétences
Obtenir des résultats :	Niveau 1 : Planifie et contrôle son propre travail, fait attention aux détails, fournit un travail de qualité dans les délais.
Penser de manière innovante :	Niveau 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout les problèmes de manière pragmatique, apporte des améliorations
Apprendre en permanence :	Niveau 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande un retour d’information
S’adapter avec agilité :	Niveau 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté/l’incertitude, est flexible
Agir avec détermination :	Niveau 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, est capable d’agir calmement face à l’adversité, est confiant
S’engager et s’associer :	Niveau 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives
Favoriser la diversité et l’inclusion :	Niveau 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

Gestion du Personnel

Les compétences du PNUD en matière de gestion du personnel peuvent être consultées sur le site dédié.

Compétences transversales et techniques

Domaine thématique	Nom	Définition
Business development	Facilitation des connaissances.	Capacité d’animer des individus et des communautés de contributeurs à participer et à partager, en particulier à l’extérieur
Gender Corporate Reporting	Gestion de projet	Capacité de planifier, d’organiser, de prioriser et de contrôler les ressources, les procédures et les protocoles pour atteindre des objectifs spécifiques
Gender & Institutional development	Gestion des partenariats	Aptitude à établir et à maintenir des partenariats avec de vastes réseaux de parties prenantes, de gouvernements, de partenaires de la société civile et du secteur privé, d’experts et d’autres, conformément à la stratégie et aux politiques du PNUD
Business development	Communication	Capacité de communiquer d’une manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par la communication écrite et verbale; adapter les messages et choisir des méthodes de communication en fonction de l’auditoire. Habilité à gérer les communications à l’interne et à l’externe, par le biais des médias, des médias sociaux et d’autres canaux appropriés
Business Management	Gestion des risques	Capacité d’identifier et d’organiser les actions autour de l’atténuation et de la gestion proactive des risques
Gender Corporate Reporting	Évaluation	Capacité de porter un jugement indépendant en fonction de critères et de points de repère établis – Capacité d’anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.
Digital & Innovation	Analyse des données	Capacité d’extraire, d’analyser et de visualiser des données (y compris des données en temps réel) pour former des informations significatives et faciliter la prise de décision efficace

QUALIFICATIONS MINIMALES DU NPSA RETENU

Formation académique minimale	Diplôme Universitaire Avance (Master ou équivalent) en Droit public, Ingénierie, Finances publiques, Gestion des marchés publics, Gestion de projets ou équivalent, OU D’un diplôme universitaire de premier cycle (Licence) assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente sera dûment prises en considération en lieu et place du diplôme universitaire de deuxième cycle Le niveau 3 du CIPS est une exigence pour ce poste. Si la certification n’est pas disponible au moment du recrutement, elle doit être obtenue dans un délai d’un an.
Nombre minimum d’années d’expérience professionnelle pertinente	Jusqu’à 2 ans (avec le Master) ou minimum 2 ans (avec la Licence) d’expérience pertinente au niveau national ou international en matière de passation de marchés est requise
Compétences requises	Avoir une solide connaissance des logiciels courants (Word, Excel Power Point, STEP, SIGMAP et autres outils de communication) Avoir une excellente capacité rédactionnelle en français, ainsi qu’une bonne aptitude pour la communication et le travail en équipe ;
Aptitudes et compétences supplémentaires souhaitées	Bonne expérience/capacités de réseautage et développement de partenariats Avoir une expérience pertinente de gestion des contrats de réalisation d’infrastructures structurantes, des contrats d’acquisition d’équipements et de d’études (prestations intellectuelles) ; Excellente connaissance des techniques de passation des marchés publics en général et des règles et procédures de passation des marchés de l’Etat Béninois ;
Langue(s) requise(s)	Une excellente maîtrise de la langue française et de la langue locale est exigée. Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé serait considérée comme un avantage.

Les documents suivants sont exigés des candidats :

P11 (CV renseigné en ligne), indiquant tous les postes occupés précédemment et leurs principales fonctions sous-jacentes, leur durée (mois/année), les qualifications, ainsi que les coordonnées (courriel et numéro de téléphone) du candidat, et au moins trois (3) références professionnelles les plus récentes de superviseurs antérieurs. Les références peuvent également être des pairs.

Les gestionnaires peuvent demander (de manière ad hoc) tout autre document permettant d’évaluer au préalable la pertinence de l’expérience du candidat, tel que des rapports, des présentations, des publications, des campagnes ou d’autres documents.

Pour les non citoyens, il est obligatoire d’y ajouter aussi la demande de toute information légale (titre de séjour et permis de travail) en lien au travail dans le pays.

DISCLAIMER

Informations importantes pour les candidats :
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Tous les postes dans les catégories NPSA sont soumis à un recrutement local.

Informations pour les candidats concernant le « Roster » du PNUD :
Note : Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats de cet avis de vacance. Nous pouvons également conserver les candidatures et prendre en considération les candidats postulant à ce poste pour d’autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau hiérarchique et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Diversité de la main-d’œuvre

Le PNUD s’engage à assurer la diversité au sein de son personnel et encourage tous les candidats qualifiés, indépendamment de leur sexe, de leur nationalité, de leur handicap, de leur orientation sexuelle, de leur culture, de leur religion et de leur origine ethnique, à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Nous encourageons vivement les candidatures féminines.

Scam warning

Les Nations Unies ne facturent aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre dans le cadre du processus de candidature ou de recrutement. Si vous recevez une sollicitation pour le paiement d’un droit, veuillez ne pas en tenir compte. En outre, veuillez noter que les emblèmes, logos, noms et adresses sont facilement copiés et reproduits. Il vous est donc conseillé d’être particulièrement prudent lorsque vous soumettez des informations personnelles sur le web.

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