Archiviste-documentaliste associé

Contexte & Mission

Médecins Sans Frontières est une organisation médicale et humanitaire internationale indépendante qui fournit des soins aux personnes dans le besoin, aux personnes touchées par des catastrophes naturelles ou causées par l’homme et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans tenir compte de la race, de la religion, des croyances ou de l’appartenance politique (Charte de MSF).

L’archiviste-documentaliste associé participe aux activités courantes de la gestion des archives papier et électroniques en support au sein de l’ADOC. Outre les activités courantes, l’archiviste associé participera à la rédaction du guide des procédures archives du siège et la construction et l’implémentation du projet de gestion des archives électroniques.

Principales responsabilités

Activités courantes

• Suivi des versements d’archives par le siège et les terrains (planning, bordereau de versement, manutention)
• Gestion de la circulation des cartons d’archives avec le tiers-archiveur
• Gestion des destructions des archives confidentielles avec le prestateur externe
• Inventaires des archives légales, préparation à l’externalisation.
• Inventaires des archives opérationnelles des missions, tri et conditionnement pour la conservation perenne.
• Recherche d’archives sur demande des collaborateurs (siège et terrain) pour des audits, des contentieux, des études de contextes…
• Organisation et maintenance de la salle d’archives

Projets spécifiques

• Rédaction et adaptation des procédures de gestion des archives pour le siège (procédures destinées aux archivistes et aux utilisateurs du Siège)
• Participation à l’étude du projet d’archivage des documents électroniques

Profil recherché

Education

• Bachelor en Information documentaire ou titre équivalent

Expérience

• Un an d’expérience professionnelle acquise dans le domaine des archives papier et électroniques

Compétences Techniques

• Analyser la valeur des documents d’archives (légale, historique)
• Trier et organiser les versements d’archives
• Rédiger les instruments de recherches
• Gérer les bases de données et outils informatiques spécialisés dans la documentation et les archives électroniques
• Bonnes connaissances de l’environnement Microsoft 365

Langues

• L’anglais et le français sont les langues de travail du siège de MSF Suisse. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’anglais ou du français, et un niveau de base ou la volonté d’apprendre l’autre est requis.
• La connaissance d’une autre langue (arabe, portugais, russe, espagnol) est considérée comme un avantage.

Qualités personnelles

• Très grande rigueur dans l’exécution des tâches et la rédaction des outils
• Sens de l’organisation matérielle et intellectuelle
• Excellente capacité à travailler avec succès dans un environnement multiculturel et à démontrer son engagement et son soutien en faveur de la diversité, des comportements et des attitudes inclusifs et non discriminatoires.

Conditions de travail

• Poste à temps partiel 50% (20h/semaine)
• Contrat à durée déterminée de 12 mois
• Lieu de travail : Genève, Suisse
• Date de début : Dès que possible
• Salaire annuel brut (à 50%) : de CHF 40’026.- à 48’132.- (salaire en fonction de l’expérience équivalente et de la grille salariale interne).
• Vacances payées : 25 jours par an, pro rata temporis, plus les jours fériés suisses tombant pendant la durée du contrat.
• Caisse de pension : contribution à la caisse de pension (2e pilier-LPP) couverte à raison de 3/4 par MSF et 1/4 par l’employé.
• Aide à la relocalisation en cas de déménagement d’un autre pays vers la Suisse.

Comment postuler

Les candidats soumettent leur candidature en respectant les conditions requises :  CV 2 p. max. – lettre de motivation 1p. max. – en Français ou anglais.

La date limite pour postuler est le 23 juin 2024.

Nous nous réservons le droit de clôturer le poste de manière anticipée si nous estimons que la quantité et la qualité des candidatures reçues sont suffisantes.

POSTULEZ ICI

Les candidatures seront traitées de manière confidentielle.

Seules les personnes présélectionnées seront contactées.

Seules les candidatures soumises sur nos plateformes de recrutement seront prises en considération.

Veuillez noter que nous ne souhaitons pas utiliser les services d’agences de recrutement ou de placement.

Chez MSF, nous nous engageons à avoir une culture inclusive qui encourage et soutient les diverses voix de nos membres du personnel. Nous nous efforçons de créer des lieux de travail où des équipes de personnes d’origines diverses, avec des caractéristiques, des perspectives, des idées, des expériences différentes travaillent ensemble pour la mission sociale de MSF ; leur but étant de d’obtenir de meilleurs résultats pour nos patients et les communautés avec lesquelles nous travaillons.

Nous accueillons les candidatures de personnes de tout sexe, tout âge, toute orientation sexuelle, origine ethnique, religion, croyance, capacité et toute autre caractéristique de diversité.

 MSF ne tolère ni l’exploitation et les abus sexuels, ni aucune autre forme de discrimination ou de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à une vérification de leurs références.