La UICN, Unión Internacional para la Conservación de la Naturaleza y los Recursos Naturales, ayuda al mundo a encontrar soluciones pragmáticas para nuestros desafíos más urgentes en materia de ambiente y desarrollo.

La labor de la UICN se centra en la valoración y conservación de la naturaleza, asegurando una gobernanza efectiva y equitativa de su uso, y desplegando soluciones basadas en la naturaleza para los desafíos globales del clima, la alimentación y el desarrollo. La UICN apoya la investigación científica, dirige proyectos de campo alrededor del mundo, y reúne a gobiernos, ONGs, las Naciones Unidas y empresas, para desarrollar políticas, leyes y mejores prácticas.

La UICN (Unión Internacional para la Conservación de la Naturaleza) es una Unión de membresía compuesta tanto por organizaciones gubernamentales como por organizaciones de la sociedad civil. La misión de la UICN es influir, alentar y ayudar a las sociedades de todo el mundo a conservar la integridad y diversidad de la naturaleza, y garantizar que cualquier uso de los recursos naturales sea equitativo y ecológicamente sostenible. Con más de 75 años de experiencia, aprovecha la experiencia, los recursos y el alcance de sus más de 1,400 organizaciones miembros y la contribución de más de 15,000 expertos. La UICN es la autoridad mundial en el estado del mundo natural y las medidas necesarias para protegerlo. La Secretaría de la UICN tiene oficinas ubicadas en todo el mundo y su sede central está ubicada en Gland, Suiza.

En el marco de la Cooperación Financiera Alemana con el Sistema de la Integración Centroamericana (SICA), UICN está a cargo de ejecutar un portafolio de 4 proyectos de alcance nacional y regional, entre los cuales se encuentran dos que fueron aprobados por el Ministerio Federal de Cooperación Económica y Desarrollo de Alemania (BMZ, por sus siglas en alemán) a través del Banco Alemán de Desarrollo (KfW, por sus siglas en alemán) en 2023. Ambos proyectos, descritos en adelante, se operacionalizarán a partir de 2024. El/la Asistente Administrativo/a realizará el proceso administrativo y de procurement para la buena la ejecución del proyecto.

RESUMEN DEL PROYECTO GENERA+:

La región Centroamérica enfrenta con una situación de emergencia de inseguridad alimentaria en el contexto de una triple crisis: económica, medioambiental y climática. En los tres países más afectados – El Salvador, Guatemala y Honduras – 5.8 millones de personas se encuentran actualmente en crisis o emergencia de inseguridad alimentaria. La situación ha sido exacerbada por los efectos económicos de la pandemia COVID-19 y por las repercusiones de la guerra rusa contra la Ucrania.

Esta situación, combinada con el crecimiento poblacional y los efectos del cambio climático en la región, han provocado la degradación de los ecosistemas y la pérdida de importantes servicios ecosistémicos (pérdida de biodiversidad, degradación de los suelo y escases de recursos hídricos). El consecuente escaso acceso al agua, el bajo rendimiento agrícola, la pérdida de cosechas, la poca de disponibilidad de alimentos silvestres y el inadecuado manejo de alimentos resultan en:

• Poco acceso a alimentos para las poblaciones locales (en cantidad y calidad)
• Una importante pérdida de ingresos y reducción de fuentes de empleos
• Una deficiente nutrición y deterioro de la salud humana

En conjunto, estos efectos conllevan a una disminución severa de la resiliencia de las poblaciones locales, dando como resultado los altos niveles de inseguridad alimentaria. La zona más afectada de este ciclo de pobreza es el Corredor Seco Centroamericano, un área que recorre la costa del Pacífico y que se extiende hasta los países de El Salvador, Guatemala y Honduras

El Proyecto busca contribuir a la seguridad alimentaria y nutricional, a su vez fortaleciendo la resiliencia de poblaciones rurales vulnerables en Centroamérica, a través de la gestión sostenible de paisajes productivos biodiversos como Soluciones basadas en la Naturaleza. El grupo meta del Proyecto son los grupos de poblaciones vulnerables en el Corredor Seco Centroamericano, afectados por la inseguridad alimentaria y nutricional, la crisis medioambiental y climática y los efectos de la pandemia. En particular se trata de (a) unidades de agricultura familiar, con especial atención a aquellas lideradas por mujeres y (b) de comunidades indígenas. Las mujeres desempeñan un papel especialmente importante para la seguridad alimentaria, en la agricultura familiar y en el manejo y la conservación de los recursos naturales y la salud de la familia.

Los resultados esperados son:

R1: Medidas de gestión sostenible y restauración de paisajes productivos biodiversos, implementadas con la participación de la población local;
R2: Cooperación fortalecida entre actores claves con una perspectiva más integral y sistémica de la Seguridad Alimentaria y Nutricional (SAN) en Centroamérica.

La ejecución del Proyecto será responsabilidad de UICN, quien asume la coordinación general, la administración, así como la supervisión técnica y financiera del Proyecto. UICN también asume el monitoreo y apoyo técnico a los Sub-Beneficiarios, facilitando el aprendizaje entre los actores.

Bajo la dirección de la Coordinación Regional de Servicios Corporativos y la Coordinación de Proyecto, el/la Asistente Administrativo/a proporcionará servicios administrativos, logísticos y de soporte de adquisiciones a la unidad operativa en concordancia con las políticas y procedimientos de la UICN en el marco del convenio de cooperación del Proyecto Genera+; Asimismo, garantizará el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos de la UICN-ORMACC en todas las actividades y procesos del proyecto.

1. Cumplir con todos los requerimientos y políticas del donante- KfW- y de la UICN, para la adquisición de bienes y servicios y gestionarlos a través de los sistemas autorizados como NAV, Smartsheet, entre otros.

2. Gestión de cotizaciones, elaboración de cuadros comparativos, análisis de compras, elaborar y gestionar firmas en sign off, contratos, órdenes de compra y asegurar la recepción a satisfacción de los bienes y/o servicios.

3. Gestionar la organización de viajes de staff técnico, reuniones y talleres locales, nacionales y regionales, incluida la gestión del apoyo logístico general (es decir, reservas de hotel, arreglos de lugar y restauración, compra de boletos de avión, redacción y preparación de invitaciones, etc.).

4. Realizar tareas de recepción, atender necesidades de los participantes en talleres y/o capacitaciones cuando sea requerido.

5. Preparar documentos tales como contratos y órdenes de compra para consultores o proveedores; acompañar los procesos internos para aprobación de estos.

6. Elaborar Acuerdos de Implementación o Grants para los Sub-beneficiarios, relacionados a las Subvenciones planificadas en el proyecto y dar acompañamiento al trámite hasta su aprobación y firmas.

7. Preparar solicitudes de pago generales para proveedores de servicios, consultorías y acuerdos de implementación/grants y trasladarlo a Finanzas para el pago respectivo.
8. Ingresar todas las gestiones administrativas en los controles internos en Smartsheet, siguiendo las guías y protocolos de uso.

9. Llevar estricto control de los contratos y Acuerdos de Implementación/Grants de los Sub-beneficiarios del proyecto en la herramienta Smartsheet.

10. Controlar y dar seguimiento a los procesos de desembolso de contratos y acuerdos mediante el seguimiento de los plazos de los productos.

11. Preparar la correspondencia para su distribución por correo electrónico o correo ordinario.

12. Brindar asesoría y capacitación sobre los procesos de adquisiciones y procedimientos administrativos del donante y de la UICN al personal técnico y socios si fuera necesario.

13. Atender y brindar orientación administrativa efectiva al personal técnico del proyecto y entidades ejecutoras.

14. Asegurar el cumplimiento de los aspectos administrativos requeridos tanto a nivel institucional, como a nivel del donante.

15. Velar por óptimas condiciones y administración de oficina.

16. Llevar control de las bitácoras de los vehículos asignados.

17. Responsable de la administración y control del fondo de caja chica.

18. Administrar y controlar el mobiliario, equipo, vehículos y otros suministros de oficina

19. Elaborar actas de donación de bienes o equipos para sub-beneficiarios, contrapartes u otros cooperantes cuando se requiera.

20. Cualquier otra labor que solicite su superior inmediato relacionado a las funciones del cargo.

Tenga en cuenta: Los presentes Términos de Referencia contienen las principales responsabilidades y deberes de este puesto. Sin embargo, en una organización en constante evolución como la UICN, se espera que del personal muestren flexibilidad en su enfoque de trabajo y estén dispuestos a realizar otras tareas que se les asignen razonablemente pero que no formen parte de sus términos de referencia habituales. Cuando alguna tarea se convierta en una parte regular de las responsabilidades del miembro del personal, los TdR deben cambiarse en consulta entre el gerente, el miembro del personal y la Unidad de Recursos Humanos. Cualquiera de los tres puede iniciar la consulta.