Asistente/a Administrativo/a // Administrative Assistant

Antecedentes:
La Iniciativa Estado de Derecho de la American Bar Association (ABA ROLI) se creó en 1990 como un proyecto de servicio público de la ABA para promover el Estado de Derecho en todo el mundo y ha puesto en marcha programas de reforma jurídica en más de 100 países. Junto con socios locales de los sectores público y privado, así como con organizaciones de la sociedad civil, ABA ROLI diseña programas que responden a las necesidades locales y que dan prioridad a soluciones sostenibles para los acuciantes retos del Estado de Derecho.

El Proyecto Derechos Humanos para Todos (HRA), trabajando en estrecha alianza con organizaciones de la sociedad civil, entidades gubernamentales y otras partes interesadas, tiene como objetivo fortalecer el sistema guatemalteco de derechos humanos para que todos los ciudadanos sean respetados y protegidos. A través de la defensa, la educación, la sensibilización y el desarrollo de capacidades, el proyecto promoverá una cultura de respeto de los derechos humanos para fomentar el desarrollo de Guatemala. El objetivo del proyecto HRA es fortalecer el sistema de derechos humanos de Guatemala.

Tareas y responsabilidades específicas:
El/la Asistente/a Administrativo/a empleado/a deberá brindar apoyo logístico y administrativo al proyecto Derechos Humanos para Todas las Personas (el “Proyecto”) de conformidad con el contrato de la American Bar Association – Rule of Law Initiative (ABA-ROLI) con USAID en Guatemala. Bajo la supervisión de la Gerente de Administración y Finanzas sobre el Terreno (Field Financial Manager, FFM), el/la Asistente/a Administrativo/a será responsable de apoyar las necesidades logísticas y administrativas del Proyecto.

Responsabilidades:
Realiza tareas logísticas y administrativas para apoyar la implementación del Proyecto en Guatemala por parte de ABA-ROLI, que incluyen:

• Recibir y responder llamadas telefónicas.
• Recibir visitas en la oficina y llevar el registro de visitas.
• Redacción y envío de cartas, correos electrónicos y otras comunicaciones.
• Coordinar y asistir a las reuniones del Proyecto.
• Redacción y asistencia con presentaciones de PowerPoint.
• Mantener y actualizar el calendario de la oficina para eventos, reuniones, solicitudes de permisos y días festivos.
• Seguir los procedimientos de acuerdo con el Manual de Políticas de la Oficina Local.
• Apoyar la logística de viajes y los arreglos de alojamiento para el personal del Proyecto, los participantes y los consultores a corto plazo.
• Mantenimiento de papelería y otros suministros de oficina.
• Organizar conferencias telefónicas, entrevistas y reuniones a petición de la FFM, el Director del Proyecto (Chief of Party, COP) y otro personal delegado del Proyecto.
• Asistir a la FFAM y al COP en la preparación de gráficos, informes y datos.
• Realización de proyectos especiales según lo solicitado.

Cualificaciones básicas:

• Licenciatura o título técnico con tres años de experiencia laboral en tareas logísticas y administrativas.
• Capacidad demostrada para emprender tareas administrativas y logísticas, seguir procedimientos, y adherirse a los requisitos reglamentarios.
• Dominio de Microsoft Office.
• Nivel medio de inglés.

Cualificaciones preferidas:

• Experiencia trabajando con organizaciones internacionales.

Ubicación:
Este puesto tendrá su base en Ciudad de Guatemala, Guatemala.

Se pide enviar las aplicaciones a través del portal de solicitudes antes del 6 de diciembre de 2024.

Background:
The American Bar Association Rule of Law Initiative (ABA ROLI) was established in 1990 as a public service project of the ABA to promote the rule of law around the world and has implemented legal reform programs in more than 100 countries. Together with local partners in the public and private sectors, as well as civil society organizations, ABA ROLI designs programs that are responsive to local needs and that prioritize sustainable solutions to pressing rule of law challenges.
The Human Rights for All (HRA) Project, working in close alliance with civil society organizations, government entities, and other stakeholders, aims to strengthen the Guatemalan human rights system so that all citizens are respected and protected. Through advocacy, education, awareness-raising, and capacity building, the project will promote a culture of respect for human rights to foster the further development of Guatemala. The goal of the HRA project is to strengthen Guatemala’s human rights system.

Specific Tasks and Responsibilities:
The Administrative Assistant shall provide logistical and administrative support to the Human Rights for All project (the “Project”) pursuant to American Bar Association – Rule of Law Initiative (ABA-ROLI)’s contract with USAID in Guatemala. Under the supervision of the Field Financial Manager (FFM), the Administrative Assistant will be primarily responsible for supporting the logistical and administrative needs of the Project.

Responsibilities:
Performs logistical and administrative duties to support ABA-ROLI’s implementation of the Project in Guatemala, including:

• Receiving and responding to telephone calls.
• Receiving visitors at the office and keeping the visitors´ log.
• Drafting and sending letters, emails, and other communications.
• Coordinating and assisting with project meetings.
• Drafting and assisting with PowerPoint presentations.
• Maintaining and updating the office calendar for events, meetings, leave requests and holidays.
• Following procedures in accordance with the Local Office Policy Manual.
• Supporting travel logistics and accommodation arrangements for project staff, participants and short-term consultants.
• Maintaining stationery and other office supplies.
• Arranging conference calls, interviews, and meetings at the request of the FFAM, Chief of Party (COP) and other delegated project staff.
• Assisting the FFM and COP in the preparation of charts, reports, and data.
• Performing special projects as requested.

Basic Qualifications:

• Bachelor’s degree or technical degree with three years of work experience in logistical and administrative duties.
• Demonstrated ability to undertake administrative and logistical tasks, follow procedures, and adhere to regulatory requirements.
• Proficiency of Microsoft Office suite.
• Mid-level proficiency in English.

Preferred Qualifications:

• Experience working with international organizations.

Location:
This position will be based in Guatemala City, Guatemala.

Please submit applications to through the application portal by December 6, 2024.