Asistente (a) de operaciones

3. Relaciones de trabajo

A nivel interno, el/la titular estará en contacto con el personal y los responsables concernidos de las oficinas exteriores, de los lugares donde se realizan proyectos y de la sede para proporcionar apoyo en los ámbitos operacional y administrativo y compartir información sobre los procesos y procedimientos especializados para la prestación de servicios. El/la titular del puesto mantendrá contactos con diversas unidades orgánicas para iniciar solicitudes de acciones administrativas, obtener las correspondientes autorizaciones, procesar esas acciones administrativas y darles seguimiento. 

A nivel externo, el/la titular estará en contacto principalmente con sus homólogos en organismos de las Naciones Unidas, otras organizaciones internacionales, embajadas, misiones permanentes y autoridades competentes, a fin de solicitar o proporcionar la información necesaria para ultimar las cuestiones pendientes. El/la titular del puesto también mantendrá contactos con los proveedores de servicios para el seguimiento de las cuestiones pendientes.

1. Marco orgánico

El puesto está adscrito a la Oficina Regional de la OIT para Europa y Asia Central (OR-Europa y Asia Central). La Oficina Regional, que está radicada en la sede de la OIT en Ginebra, tiene la responsabilidad general en lo que respecta a la presencia y las actividades de la OIT en la región. La Oficina Regional dirige la labor de definir las prioridades y las actividades de los programas, fiscalizar la aplicación general de estos últimos, además de prestar apoyo a su estructura exterior y de asegurar la coordinación con ella.
 

2. Objetivo principal

Como miembro del equipo, el/la titular del puesto proporcionará diversos servicios de apoyo en los ámbitos operacional y administrativo de manera eficiente, eficaz y orientada al cliente. Estos servicios están relacionados con la prestación de apoyo administrativo y de oficina, así como de apoyo en materia de recursos humanos, finanzas, viajes y logística, y precisan de la utilización del sistema de planificación de los recursos institucionales. El/la titular del puesto trabajará de forma plenamente operacional, lo que requiere la correcta aplicación de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices establecidos a fin de recomendar el modo de proceder más adecuado en las áreas asignadas.

El/la titular del puesto trabajará bajo la supervisión de la Administradora (EUROPA). Esta supervisión se centrará en la ejecución puntual de los procesos y en la calidad de los resultados. El/la titular trabajará con un relativo nivel de autonomía. El trabajo se examinará para comprobar que la normativa vigente se aplica correctamente.

4. Funciones y responsabilidades fundamentales

En función de las necesidades y prioridades de la Oficina a la que el puesto está adscrito, el/la titular prestará servicios en el marco de las siguientes tareas: 
  
1.    Proporcionar una serie de servicios de apoyo en los ámbitos administrativo y/u operacional. Contribuir al funcionamiento fluido y eficiente de la unidad de trabajo evaluando las necesidades, organizando y ejecutando las tareas que se le asignen en función de estas necesidades y proponiendo mejoras en los procesos de trabajo. 
2.    Preparar, redactar y ultimar la correspondencia general y administrativa y efectuar un control de calidad de los documentos salientes, comprobando la exactitud de la información que contienen, la gramática, el estilo y su conformidad con la normativa aplicable. Hacer traducciones informales.
3.    Llevar el plan de viajes oficiales de la unidad de trabajo. Ocuparse de los trámites de viaje y alojamiento, coordinar los requisitos en materia de visados y seguridad y procesar las transacciones administrativas. 
4.    Iniciar y procesar acciones administrativas relacionadas con los recursos humanos y las finanzas y darles seguimiento, comprobando que la información se ajusta a la normativa aplicable. Introducir datos completos en el sistema de planificación de los recursos institucionales. Desempeñar otras funciones de apoyo en materia de recursos humanos y finanzas cuando corresponda. Hacer las gestiones necesarias para la llegada y/o partida de personal, incluidos viajes, autorizaciones de seguridad, visados, transporte de efectos personales y otras prestaciones y derechos, y ocuparse del seguimiento de dichos trámites con las autoridades correspondientes cuando proceda.
5.    Realizar las operaciones necesarias para que pueda procederse a autorizar gastos y efectuar desembolsos. Preparar aportaciones, generar informes y extraer y compilar datos para sustentar la utilización óptima del presupuesto y la preparación de la documentación relacionada con el programa y presupuesto y el plan de trabajo.
6.    Coordinar y proporcionar una serie de servicios de apoyo administrativo y financiero para reuniones, talleres y otros eventos. Asegurar la preparación, traducción, publicación y divulgación puntuales de los documentos, presentaciones, archivos de información y materiales conexos. Redactar actas y hacer un seguimiento de la aplicación de las decisiones adoptadas.
7.    Asegurar el mantenimiento, la accesibilidad y la eficiencia de los sistemas de archivo de la unidad de trabajo. Actualizar los sitios web y las bases de datos. Recopilar, consolidar y presentar información/datos sobre temas específicos.  
8.    Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices administrativos y compartir la información con el personal, aportando aclaraciones adicionales, siempre que se requiera. Proporcionar orientaciones a los miembros del personal con menos experiencia, según lo requieran las normas y procedimientos de trabajo aplicables.
9.    Desempeñar y/o coordinar otras tareas administrativas generales, como las relacionadas con los registros de asistencia y de licencias, los espacios de oficina, el registro, el inventario y las adquisiciones.
10.    Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.

5. Requisitos mínimos

Educación

Estudios secundarios completos. 

Idiomas

Excelente dominio del inglés. Conocimiento práctico de un segundo idioma de trabajo de la Organización (español o francés).

Experiencia

Un mínimo de cinco años de experiencia laboral en tareas de administración general y apoyo de oficina. Experiencia de trabajo con un sistema de planificación de recursos institucionales. 

Competencias

Conocimientos y competencias (técnicas y personales)
Conocimiento general de las áreas de apoyo de oficina y operacional.
Conciencia de la naturaleza de los programas y actividades de la OIT.
Buen conocimiento de programas informáticos (en particular, de procesamiento de textos, hojas de cálculo y creación de presentaciones), por ejemplo, los de Microsoft Office.

Además de las competencias fundamentales requeridas por la OIT [integridad y transparencia, sensibilidad a la diversidad, orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, orientación al cliente, comunicación, orientación al cambio, asumir la responsabilidad respecto del desempeño, orientación a la calidad, colaboración], para este puesto se exigen las competencias siguientes:
Eficiencia en la prestación de apoyo administrativo para la organización de reuniones y otros eventos.
Capacidad para buscar, obtener y compilar información de fuentes múltiples. 
Capacidad para adaptarse con rapidez a los nuevos programas y sistemas informáticos. 
Aptitudes de redacción.
Aptitudes analíticas y capacidad para prestar atención a los detalles. 
Alto grado de discreción y sentido de la responsabilidad para tratar asuntos confidenciales.
Aptitudes interpersonales, tacto y diplomacia en el trato con otras personas.
Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.