Asistente Administrativo

Caritas Suiza (CACH) es una organización sin ánimo de lucro fundada en 1901, y es miembro de la red Caritas Internationalis. CACH está comprometida con un mundo guiado por la solidaridad, la justicia y la paz, en el que se respeta la dignidad inviolable y los derechos de todo ser humano. CACH trabaja para asegurar que cada persona no sólo tenga acceso a alimentos, agua, vivienda, salud, trabajo y educación, sino que también pueda ampliar sus capacidades y oportunidades para llevar la vida que valora. CACH brinda ayuda profesional, eficaz y eficiente a las personas necesitadas y en la pobreza, tanto en Suiza como en el extranjero, independientemente de sus creencias políticas o religiosas, género o etnia.

CACH está comprometida a mejorar los medios de vida y garantizar todos los derechos humanos de los migrantes, especialmente de los migrantes venezolanos vulnerables en Sudamérica. CACH trabaja en varios países en este tema y actualmente está desarrollando una estrategia regional a largo plazo. Su aplicación requiere fondos adicionales de donantes no tradicionales y una coordinación eficaz en la región.

Objetivo del cargo

El cargo de Asistente Administrativo tendrá la responsabilidad de apoyar con una administración eficiente, eficaz y efectiva, de acuerdo con las políticas y procedimientos internos y de los donantes, facilitando los procesos y ayudando a contribuir con los objetivos de la organización.

Este cargo reporta a la Coordinación Administrativa y Financiera

Funciones y responsabilidades

• Preparar los comprobantes de pago, órdenes de compra, recibos y registros diarios.
• Realizar seguimiento de los pagos a realizar
• Organizar el archivo físico y digital.
• Custodiar y administrar la caja menor.
• Apoyar con la organización de adquisición de bienes y servicios, incluidos los talleres y reuniones que se requieran, garantizando que el proceso establecido se cumpla, desde la cotización hasta la entrega.
• Apoyar con la elaboración de contratos bajo el apoyo y supervisión de su responsable directo.
• Actualizar el registro de activos fijos e inventarios y la adjudicación de códigos;
• Mantener reservas adecuadas de artículos de papelería, equipos de oficina, elementos de aseo y cafetería.
• Apoyar el seguimiento de mantenimiento y planeación de asistencia la oficina
• Apoyar en la preparación de convocatorias, descargar y filtrar la información y organizar en las carpetas destinadas por la organización, convocar a los seleccionados o finalistas, revisar y archivar los documentos
• Apoyar facilitando la documentación para auditorías cuando se requiera
• Revisar y archivar hojas de asistencia, solicitudes de vacaciones, solicitudes de viajes, cotización de pasajes, consecución de hoteles según sea requerido.
• Mantener actualizado el cuadro de información de contratos y vacaciones;
• Coordinar la asignación de turnos (trabajo presencial) en la oficina; y Protección y seguridad y/o comunicación y visibilidad.
• Desempeñar el rol de Punto Focal de Seguridad delegado y/o Punto Focal de Comunicación y Visibilidad delegado.
• Mantener actualizado los documentos de seguridad.
• Coordinar los turnos de la persona de servicios generales con la empresa prestadora del servicio.
• Organizar la información contable para remitir a la firma externa.
• Apoyar con la digitación de información solicitada, en el programa designado por la organización

Otro

• Otras responsabilidades asignadas en función de su cargo por el Coordinador de Finanzas y Administración ó por el Director del Programa de Respuesta a la Crisis de Venezuela de CACH.

  Requisitos generales y formación

• Formación Profesional

• Tecnólogo o estudiante de mínimo octavo semestre en carreras económicas o administrativas.

• Experiencia Profesional:

• Mínimo dos años de experiencia comprobable como asistente administrativo

• Experiencia en entidades sin ánimo de lucro (ESALES) y/o con organismos internacionales o proyectos de ayuda humanitaria (Deseable)

• Experiencia en procedimientos contables (deseable)

• Conocimientos en procesos de recursos humanos (deseable)

• Habilidades:

• Manejo de programas de Microsoft Office (Word, Excel y Power Point). Deseable Avanzado

• Excelente redacción y ortografía.

• Habilidad para la elaboración de informes y documentos técnicos.

• Visualiza prioridades y diseña estrategias de gestión aplicando recursos y herramientas que permitan fortalecer y corregir modos de trabajo.

• Responsabilidad y puntualidad en la entrega de productos y compromisos.

• Competencias:

• Capacidad de redacción y de presentación de informes, incluyendo planeación;

• Capacidad de análisis

• Pensamiento estratégico

• Comunicación asertiva

• Iniciativa

• Planificación y organización

• Toma de decisiones

• Empatía

• Compromiso social

• Liderazgo

• Trabajo en equipo

• Capacidad de aplicar los conocimientos teóricos en la práctica;

• Aptitud y actitud crítica, conciliadora, proactiva y propositiva;

• Integridad, adaptabilidad, sensibilidad y capacidad de superar los obstáculos con sentido de aprendizaje para lograr los resultados definidos;

• Capacidad para trabajar bajo presión, en equipo interdisciplinario y también de forma independiente;

• Fluidez (verbal y escrita) en español, el conocimiento práctico de inglés es una ventaja.

• Requisitos generales

• Realizar sus actividades bajo la supervisión de CACH y en coordinación con el Coordinador/a de Finanzas y Administración, teniendo en cuenta las directrices y procedimientos de CACH;

• Puntualidad en los planes y plazos estipulados por el empleador para el cumplimiento de las tareas a su cargo, así como en las condiciones y criterios para la entrega de resultados por las actividades encomendadas;

• Disponibilidad para ejecutar de manera adecuada las tareas a su cargo;

• Protección, reserva y confidencialidad efectiva de archivos, programas y demás información obtenida y producida en virtud de la ejecución de su contrato, que CACH no haya autorizado expresa y formalmente a usar en provecho personal, y/o entregar y difundir a terceros;

• Observancia estricta de los procedimientos y criterios técnicos convenidos con las fuentes de financiamiento;

• Rigurosidad en el manejo de información contable, altos niveles de concentración y enfocado en el detalle; y

• Cumplir con los procesos y procedimientos establecidos en la institución.

  Tipo y vigencia del contrato

  La duración del cargo: 6 meses – con posibilidad de prórroga.

  Contrato laboral a término fijo, incluyendo un período de prueba correspondiente a la quinta parte del término inicial de este contrato

  Valor mensual del contrato a suscribir: $ 2.800.000

  Lugar de prestación de labores: Bogotá, D.C.

  Disponibilidad para viajes 20%