Background

Descripción de la oficina/unidad/proyecto

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.

En este contexto, y buscando dar continuidad a los esfuerzos realizados durante la última década en alianza con instituciones locales y nacionales, y organizaciones de la sociedad civil para avanzar hacia el goce de una paz sostenible y duradera, el PNUD, a través del Área de Paz, Justicia y Reconciliación, busca apoyar al país y contribuir al fin del conflicto apoyando iniciativas territoriales para transformar las causas estructurales que generan múltiples conflictividades y violencia. De igual manera, busca promover las condiciones de seguridad, acceso a la justicia ordinaria y transicional, y garantía de derechos para permitir que las personas efectivamente cuenten con protección para el ejercicio de sus oportunidades y desarrollo de sus capacidades. El área también se encarga de coordinar la respuesta a las diferentes crisis -humanitarias, por pandemias, por flujo de migrantes y refugiados, y por desastres, en trabajo armonizado con otras áreas del PNUD.

Las iniciativas, proyectos y acciones del Área, en alianza con las agencias de cooperación internacional, del Sistema de Naciones Unidas, y de la Misión de Verificación ONU en Colombia, buscan las capacidades individuales, colectivas e institucionales para alcanzar la paz sostenible y duradera en Colombia en el ámbito nacional, regional y local a través del impulso a iniciativas de desarrollo territorial sostenible, fortalecimiento del Estado social de derecho, la promoción de una cultura de paz, el reconocimiento de los derechos de las víctimas, la promoción de un enfoque de género en la construcción de paz y el respaldo a procesos de diálogos para la paz.

Adicionalmente, la implementación de los diferentes proyectos que componen la cartera del área estará acompañada de los enfoques transversales, diferenciados y un equipo interdisciplinar e integral desde lo administrativo y financiero que permitirá garantizar la consolidación de los procesos.

Duties and Responsibilities

Alcance del trabajo

De conformidad con las normas y procedimientos, el/Asistente Administrativo desempeña las siguientes funciones:

Apoyar el seguimiento a la ejecución del presupuesto del proyecto mediante:

Generar insumos para la planeación, preparación, revisión y ejecución de las actividades de los componentes del proyecto

• Conocer a profundidad la normativa del PNUD y coordinar la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos, etc.).
• Garantizar el control de calidad de los procesos y procedimientos administrativos, adquisiciones, licitaciones, consultorías y contratos de servicios, entre otros
• Verificar desde el punto de vista técnico y administrativo los documentos de soporte para la aprobación y el desembolso de pagos los componentes del convenio
• Realizar ajuste al presupuesto con referencia a estado de cajas y COAs para los contratos, seguimiento a presupuestos, ingreso de recursos; seguimiento a apropiaciones presupuestales, estados de caja, seguimiento a calendarios de pagos. Elaborar revisiones presupuestales cuando sea requerido.
• Realizar seguimiento operativo al proyecto y los contratos derivados del mismo (incluyendo seguimiento a productos y tiempos de entrega establecidos en las contrataciones del proyecto).
• Realizar seguimiento a las PO generadas por el proyecto, tramitando el cierre oportuno.
• Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados del proyecto.
• Apoyar al equipo del proyecto para que la documentación técnica y financiera de los convenios con organizaciones socias/contrapartes y donantes se encuentre completa y en el archivo general.

Gestionar las actividades financieras del componente de Formación para el trabajo del proyecto, centrándose en el logro de los siguientes resultados:

• Llevar registro y control contable y financiero de cada una de las actividades del proyecto
• Preparar la documentación financiera relacionada del proyecto, que sea pertinente para las auditorías.
• Brindar acompañamiento y seguimiento a las Auditorías realizadas al Proyecto.
• Apoyar al equipo para garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados a los componentes del proyecto.
• Elaborar los planes de adquisiciones y desarrollar procesos de compras de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
• Garantizar el control de calidad de los procesos y procedimientos administrativos, adquisiciones, licitaciones, consultorías y contratos de servicios, entre otros.
• Realizar los procesos de contratación de personal de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
• Mantener al día y en orden el archivo del proyecto conforme a las normas y procedimientos del PNUD.

Apoya el desarrollo de acciones del proyecto centrándose en:

• Apoyar a la coordinación del proyecto con la recepción y organización de la información.
• Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos y financieros de los proyectos asignados.
• Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos y financieros bajo las normatividades y políticas del PNUD.

?Acuerdo institucional:

El/la Asistente Administrativo/a y Financiero/a reporta a reporta al jefe de proyectos área de Paz, Justicia y Reconciliación.

Competencies

Competencias Core:
Logro de Resultados: NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles y entrega un trabajo de calidad en el plazo previsto.
Pensamiento Innovador: NIVEL 1: Está abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático en la resolución de problemas, realiza mejoras

Aprendizaje Continuo: NIVEL 1: Mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación

Adaptarse con agilidad: NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja de forma constructiva la ambigüedad/incertidumbre, es flexible

Actuar con determinación: NIVEL 1: Muestra empuje y motivación, es capaz de actuar con calma ante la adversidad, tiene confianza en sí mismo

Compromiso y asociación: NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas

Favorece la diversidad y la inclusión: NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación

Competencias multifuncionales y técnicas:

Gestión basada en los resultados:

• Capacidad para gestionar programas y proyectos centrados en la mejora del rendimiento y resultados demostrables

??Comunicación:

• Capacidad para comunicar de forma clara, concisa y sin ambigüedades tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia
• Capacidad para gestionar las comunicaciones interna y externamente, a través de medios, redes sociales y otros canales apropiados.

?Gestión de eventos:

• Capacidad para gestionar eventos, incluida la identificación del lugar, el alojamiento, la logística, el catering, el transporte y los desembolsos de efectivo, etc.

Monitoreo:

• Capacidad para proporcionar a los gerentes y a las principales partes interesadas información periódica sobre la coherencia o discrepancia entre las actividades planificadas y las reales y el rendimiento y los resultados del programa

Gobernancia:

• Inclusión y Participación

Contabilidad:

• ?Conocimiento de conceptos, principios, marcos, normas, regulaciones, políticas y tendencias contables, y capacidad para aplicar esto a situaciones estratégicas y / o prácticas

Comunicación:

• Capacidad para comunicarse de manera clara, concisa e inequívoca tanto a través de la comunicación escrita como verbal; para adaptar los mensajes y elegir métodos de comunicación en función de la audiencia

Required Skills and Experience

Requisitos mínimos de educación:

• ?Título de Bachiller
• Título universitario en: contabilidad pública, administración de empresas, economía, marketing, comercio internacional y/o campos relacionados se tendrá debidamente en cuenta, pero no es un requisito.
• Las personas con un título profesional en administración de empresas, ingeniería industrial, administración pública, economía, marketing o comercio internacional tendrán una clara ventaja.

Min. años de experiencia laboral relevante:

Para bachilleres 5 años de experiencia en:

• El desarrollo de las actividades administrativas de proyectos con organizaciones públicas o privadas; en temas relacionados con administración y finanzas, manejo de presupuestos y flujos de caja.

Las personas con titulación universitaria podrán ser consideradas con 2 años de experiencia en:

• El desarrollo de las actividades administrativas de proyectos con organizaciones públicas o privadas; en temas relacionados con administración y finanzas, manejo de presupuestos y flujos de caja.

Habilidades requeridas:

• Experiencia en el uso de ordenadores, paquetes de software ofimático (MS Word, Excel, etc.) y sistemas de gestión basados en la web, y conocimientos avanzados de hojas de cálculo y paquetes de bases de datos.

Habilidades deseadas:

• Conocimiento del SNU en Colombia es una ventaja
• Experiencia en programas o proyectos desarrollados por agencias de cooperación internacional
• Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y el enfoque de derechos

Idioma(s) requerido(s):

• Fluidez en español hablado y escrito.