Descripción de las tareas

1. 1. Buscar y seleccionar información y archivos requeridos por el/a Coordinador/a del proyecto para la preparación de resúmenes, informes, correspondencia, términos de referencia, planes de proyectos y documentos en general.
   2. Redactar correspondencia, escribir y dar formato una serie de documentos relacionados con actividades del proyecto en conformidad con los requisitos de la OIT y usando el software apropiado.
   3. Otorgar apoyo secretarial y administrativo en las reuniones, seminarios y/o talleres organizados por el proyecto a nivel nacional y/o regional. Esto puede incluir coordinaciones logísticas, preparación de cartas de invitación, y redacción, recopilación y distribución de los documentos de trabajo y otros materiales.
   4. Apoyar las funciones de gestión de conocimiento del proyecto, dentro y fuera de la organización para garantizar una comunicación efectiva por correo electrónico y en la página web con la Sede y las Oficinas Regionales y de país.5. Mantener los archivos y registros oficiales relacionados con las actividades del proyecto, ordenados y actualizados. Buscar y seleccionar información y registros relevantes para los funcionarios cuando lo soliciten.
   6. Servir de enlace/Solicitar servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas.
   7. Procesar y realizar oportunamente los preparativos de viaje, incluyendo autorización de viaje, reservas de hotel, visas, etc.
   8. Recopilar, calcular y preparar estimados de costo y preparar documentos y materiales para misiones de los colegas, los especialistas y participantes en reuniones, seminarios y actividades relacionadas con el proyecto.

   9. Preparar datos y reportes financieros de rutina para las actividades relacionadas con el proyecto. Ingresar datos a la computadora clasificando y codificando las transacciones.
   10. Preparar y procesar transacciones en IRIS incluyendo Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra y Autorizaciones de Pago Externo.
   11. Mantener y actualizar las bases de datos del programa y del proyecto y los sistemas de archivo del proyecto. Mantener los sistemas de seguimiento, monitoreo y/o de presentación de informes con respecto a las asignaciones y los gastos.

   12. Brindar apoyo al/a Coordinador/a del Proyecto en el seguimiento de todos los contratos y acuerdos relacionados con las acciones realizadas en el marco del proyecto, a fin de garantizar la vigencia de los mismos, y solicitar las renovaciones que sean necesarias a tiempo.
   13. Asistir en la difusión de las actividades y resultados del proyecto entre los actores relevantes, incluyendo entre los mandantes de OIT, instituciones públicas, universidades y think tanks.
   14. Realizar cualquier otra tarea requerida por su supervisor/a o por el director de la Oficina de País de la OIT para la Argentina.

Calificaciones requeridas

Educación

Educación secundaria completa.

Conocimiento práctico de paquetes de software normal de oficina y correo electrónico requeridos por la unidad de trabajo (ej. WORD, EXCEL, PowerPoint).

Ventaja;

Conocimiento de las prácticas y procedimientos para la preparación de documentos administrativos y el mantenimiento del sistema de archivo.

Experiencia

Cuatro años de experiencia en funciones administrativas generales.

Experiencia práctica en paquetes de software normal de oficina y correo electrónico requeridos por la unidad de trabajo (ej. WORD, EXCEL, PowerPoint).

Idiomas

Excelente conocimiento del idioma español y buen nivel de inglés (intermedio).