Asistente Administrativo/Transporte

Background

Contexto Organizacional:
La Misión de Verificación de las Naciones Unidas en Colombia es una Misión Política Especial establecida en el año 2016 por el Consejo de Seguridad de la ONU, para verificar la implementación del Acuerdo Final de Paz, y para ayudar a Colombia en su compromiso con la terminación del conflicto y la construcción de la paz. Verifica la implementación de cinco puntos del Acuerdo Final de Paz de 2016, entre el Gobierno de Colombia y las Farc – EP; y apoya los esfuerzos de los colombianos por resolver conflictos a través del diálogo, en ese marco, verifica la implementación del cese al fuego entre el Gobierno y el Ejército de Liberación Nacional-ELN, también por mandato del Consejo de Seguridad. En virtud de las actividades de supervisión y verificación a nivel regional y local, la Unidad de Transporte debe contar con la disponibilidad de personal administrativo para apoyar y gestionar las funciones operativas de transporte de manera que se facilite la implementación efectiva del mandato en el sentido de garantizar la participación de los miembros de los equipos en las diferentes reuniones y eventos con actores claves y contrapartes.

Duties and Responsibilities

Funciones / Resultados Esperados:

Bajo la dirección y supervisión del Jefe de la Unidad de Transporte y/o su delegado, el personal administrativo de transporte será responsable de realizar actividades especializadas que permitan las operaciones eficientes de la flota de transporte/vehículos de acuerdo con las normas y reglamentos de la ONU, garantizando que todas las políticas de UNVMC se apliquen y se sigan rigurosamente en todos los procesos, incluida la adherencia al código y ética de la ONU.

• Gestiona las funciones administrativas cotidianas de la Unidad de Transporte.
• Mantiene registros y documentos completos de todas las operaciones y entradas relacionadas.
• Realizar seguimiento al cumplimiento de la realización de los cursos mandatorios de los miembros de la unidad.
• Solicitar y coordinar con la unidad de suministros el material de oficina y papelería para la unidad de transporte.
• Recoge datos, analiza y consolida su presentación para los informes de rendimiento de la organización.
• Recopila y revisa las solicitudes de fondos de caja menor del equipo de transporte, la región de Bogotá y Seguridad, y coordina con Finanzas el apoyo relacionado con el lavado de autos, peajes y estacionamientos, entre otros.
• Gestiona los procesos de adquisiciones de bajo monto, incluyendo la obtención de cotizaciones y la elaboración de cuadros comparativos para su aprobación.
• Revisa y procesa todas las facturas relacionadas con el transporte, asegurando el cumplimiento de los contratos y los documentos de respaldo proporcionados por los miembros del equipo.
• Apoya todos los procesos relacionados con los Contratos de Servicios del PNUD
• Brinda apoyo al Asistente de Mantenimiento en la gestión de inventarios y procesos de almacén.
• Consolida, revisa y presenta los informes mensuales a la Unidad de Gestión de Desempeño.
• Registra y gestiona las actas de reuniones según se requiera.
• Gestiona y hace seguimiento solicitudes de mantenimiento de los vehículos de la Misión.
• Configura y mantiene actualizada la plataforma electrónica de gestión de vehículos y conductores de la UNVMC.
• Proporciona insumos para informes estadísticos sobre la utilización y composición de la flota de transporte.
• Monitorea la flota de la UNVMC para asegurar que los vehículos se utilicen de manera eficiente y cumplan con las políticas y normativas establecidas.
• Participar en proyectos innovadores que mejoren el control de calidad del sistema de seguimiento por GPS y las operaciones de transporte.
• Genera correspondencia e informes técnicos pertinentes según sea necesario.
• Realiza otras tareas según se le asigne.

Impacto de Resultados:
Los principales resultados impactan en la implementación de la Misión de Verificación de las Naciones Unidas y en cumplimiento de los estándares de seguridad de Naciones Unidas y sus integrantes en misiones terrestres. 

Competencies

Competencias:

PROFESIONALISMO:

Conocimiento del trabajo de las Naciones Unidas, y las funciones, prioridades y políticas de las operaciones y actividades de paz tanto en la sede como en el campo, integridad y confiabilidad en el desempeño; Demuestra competencia profesional y dominio de los temas relacionados con su área de desempeño. Muestra orgullo en el trabajo y en los logros; Es consciente y eficiente del cumplimiento de los compromisos con observancia de los plazos y logro de resultados; Evidencia motivación e interés profesional en lugar de personal; Muestra persistencia cuando se enfrentan con problemas o desafíos difíciles; Se mantiene tranquilo en situaciones de estrés.

TRABAJO EN EQUIPO:

Trabaja en colaboración con sus colegas para alcanzar los objetivos de la organización. Solicita aportes valorando sinceramente las ideas y la experiencia de los demás; está dispuesto a aprender de los demás. Antepone la agenda del equipo a la personal. Llega a un consenso con los miembros del equipo sobre el objetivo y la dirección de las tareas. Apoya y actúa de acuerdo con las decisiones finales del grupo, incluso cuando dichas decisiones puedan no reflejar totalmente su propia posición. Comparte el mérito de los logros del equipo y acepta la responsabilidad conjunta de sus deficiencias.

PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN:

Desarrolla objetivos claros que son consistentes con las estrategias acordadas; identifica actividades y asignaciones prioritarias; ajusta las prioridades según sea necesario; asigna de forma apropiada el tiempo y los recursos para completar su trabajo satisfactoriamente; prevé riesgos y establece un plan de contingencia en dicho caso; supervisa y ajusta planes de acción que puedan ser necesarios; emplea el tiempo de manera eficiente. 

Required Skills and Experience

Educación:

Requerido:

• Título de Bachillerato.
• Capacitación técnica en Administración, Logística, Transporte, ingeniería mecánica/software o área relacionada.

Experiencia:

Requerido:

• Cinco (5) años de experiencia de responsabilidad progresiva en administración, logística o transporte.

Deseable:

• Experiencia en operaciones de transporte de vehículos motorizados.
• Experiencia en configuración y manejo de software de manejo de flotas.
• Experiencia con Naciones Unidas o con organizaciones internacionales.

Conocimiento:

Requerido:

• Licencia de conducir vigente (Mínimo B1).
• Conocimientos solidos informáticos, incluido el manejo de procesadores de texto y hojas de cálculo.

Deseable:

• Conocimiento de Microsoft Power BI es deseable.
• Conocimiento en software para gestión de flotas es deseable.

Otros Requisitos:

Requerido:

• Discreción y conocimiento cabal del concepto de confidencialidad.

Deseable:

• Habilidad de organización, planificación y capacidad para trabajar de forma autónoma y en equipo.

Idiomas:

Requerido:

• Fluidez en idioma español (Oral y escrito).

Deseable:

• Fluidez en idioma inglés (Oral y escrito).

Las Naciones Unidas están adoptando medidas para mejorar la paridad de género en todos los niveles. Estamos comprometidos con una cultura inclusiva y oportunidades que generen equidad. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente la participación de aplicantes femeninas

Información importante para los solicitantes

Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado, el cual podrá encontrar en el siguiente link:  (copiar y pegar el link en el navegador). El formato debe ser subido en el espacio denominado “Attach CV” que aparecerá en la segunda página del formulario de aplicación.

Postulantes del sexo femenino son altamente alentadas a aplicar. MISION está tomando medidas para mejorar la paridad de género en todos los niveles. Estamos comprometidos con una cultura inclusiva y de oportunidades emocionantes para las mujeres en el campo de la seguridad.

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar.