Asistente Administrativo y Financiero

Details

Mission and objectives

Somos la Red mundial de las Naciones Unidas para el desarrollo y trabajamos en Colombia movilizando conocimientos, experiencias y recursos que le permitan al país avanzar hacia la construcción de paz, la reconciliación y el desarrollo humano.
El PNUD impulsa alianzas estratégicas con los actores del desarrollo para fortalecer la gobernabilidad democrática, erradicar la pobreza, proteger la biodiversidad colombiana, así como prevenir y responder oportunamente a situaciones de crisis.
El PNUD fomenta la capacidad local y regional para promover el cambio en armonía con las necesidades del país, potenciando la acción conjunta con el Sistema de las Naciones Unidas y la coordinación con la comunidad internacional.

Context

El Proyecto Noruega se enmarca en el compromiso del país con cumplir con los objetivos de la agenda 2030 y los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS) y busca contribuir al crecimiento y desarrollo sostenible en las dimensiones social, económica, ambiental e institucional. El objetivo del programa es fortalecer, en asocio con las instituciones, la sociedad civil y la cooperación internacional, la implementación de la Agenda 2030 en Colombia (especialmente el Objetivo 16 “Paz, justicia e instituciones sólidas”), avanzando hacia la construcción participativa de una sociedad pacífica, con perspectiva territorial, de sostenibilidad ambiental, de equidad de género y respeto por los derechos fundamentales
Para logarlo, el programa se estructuró sobre tres líneas estratégicas. La primera es la arquitectura para la paz y el desarrollo nacional y territorial, que busca mejorar las capacidades técnicas y de gestión de los actores vinculados a la implementación del Acuerdo de Paz. La segunda es el Diálogo Social y Participación para el logro de la Agenda 2030, que busca desarrollar y fortalecer las capacidades de múltiples actores para la resolución no violenta de conflictos sociales y ambientales, y para promover una cultura de paz.
Trabajamos con 170 países y territorios, ayudando a erradicar la pobreza, reducir las desigualdades y la exclusión, así como a desarrollar la resiliencia para que las naciones puedan progresar. Como agencia de desarrollo de la ONU, desempeñamos un papel fundamental para ayudar a los países a lograr los Objetivos de Desarrollo Sostenible.
El PNUD impulsa alianzas estratégicas con los actores del desarrollo para fortalecer la gobernabilidad democrática, erradicar la pobreza, proteger la biodiversidad colombiana, así como prevenir y responder oportunamente a situaciones de crisis. El PNUD fomenta la capacidad local y regional para promover el cambio en armonía con las necesidades del país, potenciando la acción conjunta con el Sistema de las Naciones Unidas y la coordinación con la comunidad internacional.
Breve contexto del proyecto
Esta asignación de VNU se enmarcar en el proyecto Noruega del Área de Paz, Justicia y Reconciliación que busca contribuir a la priorización del Gobierno por implementar la política pública de atención y reparación a las víctimas del conflicto armado desde acciones en los territorios más afectados y asimismo implementar estrategias que promuevan la estabilización, la participación y la presencia territorial del Estado. El proyecto busca fortalecer la capacidad de incidencia de las víctimas en favor de políticas públicas que, en articulación entre la institucionalidad local y las comunidades focalizadas desde un enfoque étnico, territorial, de género y de Derechos Humanos para la garantia y el ejercicio de sus derechos a la verdad, justicia, reparación y no repetición.

Task description

Gestionar las actividades administrativas y financieras del Programa en el marco de los proyectos de atención y reparación a víctimas y justicia transicional, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
• Asistir al equipo de coordinación del proyecto en materia financiera y administrativa teniendo en cuenta los procedimientos PNUD, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del proyecto a nivel nacional y en los respectivos territorios de implementación.
• Llevar registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en el proyecto y elaborar conciliaciones mensuales.
• Asegurar el cumplimiento de las normas financieras del PNUD mediante la elaboración de informes contables y/o financieros, previo al visto bueno del/la Jefe de Proyecto.
• Preparar la documentación financiera pertinente para las auditorías y para todas las reuniones internas y externas.
• Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados para la oficina.
• Apoyar al proyecto en la elaboración de los Planes Operativos Anuales – POA ́s, revisiones presupuestales y planes de adquisiciones.
• Apoyar a la coordinación del proyecto en la preparación de las revisiones de presupuesto, en coordinación con el oficial de programas del Área del proyecto y las que sean requeridas por el donante.
• Preparar los informes administrativos y financieros del Proyecto, elevando las alertas necesarias relacionadas con vigencia de acuerdos, disponibilidad de recursos, saldos por ejecutar, depósitos pendientes de donantes, reservas de GMS, entre otros, requeridos por la coordinación del proyecto que orienten la toma de decisiones en la gestión programática y financiera. Así como elaborar los informes financieros solicitados por socios del gobierno, donantes, agencias y socios implementadores.
• Asegurar que los informes contables y financieros y demás documentación presentados por las contrapartes del gobierno, ejecutores o partes responsables, cumplen con las normas administrativas y financieras del PNUD y del donante.
• Gestionar y mantener la información administrativa y financiera al día con sus correspondientes archivos y soportes
• Realizar el seguimiento de la ejecución presupuestal del proyecto
• Apoyar la actualización de las herramientas definidas para realizar seguimiento y monitoreo financiero del proyecto, los impactos de la operación y apoyar la preparación de los informes que se requieran presentar al donante.
• Llevar a cabo el proceso de Adquisiciones de los bienes y servicios a ser requeridos de acuerdo con las reglas y procedimientos del PNUD.
• Tramitar, liquidar viáticos y hacer seguimiento al reembolso de gastos de participantes nacionales e internacionales de acuerdo con las reglas y procedimientos del PNUD.
• Dar seguimiento puntual a los contratos de proveedores y prestadores de servicios, incluido el pago puntual y envío de facturas/informes.
• Gestionar en el PNUD los pagos a contratados, Subvenciones de Bajo Valor y proveedores, según compromisos contractuales, sobre la base de la certificación del cumplimiento de las obligaciones.
• Asistir al equipo de coordinación del proyecto en el desarrollo de las actividades administrativas teniendo en cuenta los procedimientos PNUD, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del proyecto a nivel nacional y en los respectivos territorios de implementación.
• Gestionar los viajes del equipo, eventos y reuniones, elaboración de documentos y presentaciones, según sea requerido.
• Apoyar a la coordinación en la realización de trámites internos, eventos, reuniones, viajes, reportes, gestión de autorizaciones, según sea requerido.
• Elaborar los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras y adquisiciones que se requiera por el proyecto de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.
• Apoyar la realización de eventos logísticos, compras menores y otros procesos operativos.
• Mantener al día y en orden el archivo físico y digital de los proyectos de la cartera
• Mantener actualizado el inventario de muebles, equipos y dotación en del proyecto en la oficina central y general tanto de la oficina nacional, como en las sedes territoriales.
• Hacer seguimiento administrativo al personal contratado en el marco del proyecto, siguiendo las directrices de talentos humanos.
• Realizar la función de Leave Monitor, para así realizar seguimiento de asistencia de equipo, llevando control de vacaciones, incapacidades, etc, mensualmente.
• Gestionar la solicitud de cotizaciones, arreglos y seguimiento a la facturación.
• Gestionar las firmas de la coordinación para los trámites administrativos que se requieran de manera oportuna.
• Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos del PNUD en la implementación de las subvenciones de bajo valor y acuerdos de parte responsables suscritos.
• Realizar el correcto cargue y seguimiento de las adquisiciones en el módulo de centro de servicios de la intranet y el sistema Quantum
• Las demás funciones requeridas para la adecuada implementación de los objetivos y resultados del proyecto y la gestión operativa, dando cumplimiento a las normas del SNU.
Resultados esperados:
•Gestiona las actividades administrativas y financieras con éxito.
• Es un apoyo para el equipo, el área y los proyectos de la cartera de reparaciones colectivas.
• Gestiona las actividades administrativas y financieras oportunamente para el buen desarrollo de los proyectos.
• Apoya al equipo en las tareas operativas de los proyectos que se gestionan en el área.
• La perspectiva de edad, género y diversidad se aplica de forma sistemática integrada y documentada en todas las actividades a lo largo de la asignación.
• Un balance final sobre los logros alcanzado a través del voluntariado para el desarrollo durante la asignación, como la presentación de informes sobre el número de voluntarios movilizados, las actividades en las que han participado y las capacidades desarrolladas.
Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a integrarse al mandato del programa VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas:
• Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado);
• Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión;
• Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades;
•Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU;
•Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU;
•Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales relevantes cuando sea técnicamente posible.